第二節、采購實施的程序案例

1、采購控制程序示例

1目的

使采購過程處于受控狀態，確保所采購的產品適時、適質、適量、適價地滿足公司及客戶規定的要求。

2適用范圍

適用于公司所采購的各類產品和公司內使用的辦公設備及用品。

3職責

3、１各部門業務人員;負責采購計劃的編制和具體實施采購工作.

3、2業務部門負責人：

②  負責審核本部門的采購計劃，篩選和初步確定符合本部門要求的供應商。

③  負責本部門對供應商的審核、評估工作。

3、3財務部：負責成本、利潤的核算和監控工作。

3、4總經理/副總經理：批準最終合作的供應商和各部門的采購計劃。

4、說明（略）

5程序要求

5、1采購產品的分類：

5、1、1辦公設備及用品

5、1、2其他用品

5、2辦公設備及用品采購程序

5、2、1各部門負責人根據本部門辦公用品的實際需要，于每月28日前填制下月的《購物申請表》給行政部。

5．2．2 政部匯總各部門的購物申請，經行政部主任審核后，報總經理/副總經理審批。

5．2．3 政部按總經理/副總經理已批準的購物申請到合格供應商處統一采購。供應商的評估按〈供應商評估程序〉執行。

5．2．4 部門按〈購物申請表〉并根據實際需要到行政部領用，領用時填寫〈辦公用品領用登記表〉。

5．3 其它產品采購程序：

5．3．1 業務人員按客戶要求，尋找相關供應商，并與供應高聯系確認所需產品要求后，填制《購銷合同》、《采購訂單》給部門負責人審核。

5．3．2 部門負責人對相關供應商、《購銷合同》、《采購訂單》進行審核，具體按照《供應商評估程序》和《合同評估程序》有關規定執行。審核通過后報請總經理/副總經理批準。

5．3．3 《購銷合同》、《采購訂單》經批準后，由業務部門負責實施采購計劃。

5．3．4 如客戶要求提供樣品時，業務人員在采購前必須要求供應商先提供樣品并轉交給客戶確認，需要現金購買的樣品，業務人員必須上報部門負責人審核，總經理/副總經理批準后方可執行。

5．3．5部門負責人把《購銷合同》、《采購訂單》交專管人員登記，錄入《合同記錄表》。

5．4 對采購產品的驗收管理按《驗收、搬運、防護及交會控制程序》執行。

5．5 采購記錄的管理

5．5．1 《購銷合同》、《采購訂單》原件由各部門指定專人保存，業務人員如因工作需要可留存合同復印件。

6支持性文件

6．1 《驗收、搬運、防護及交付控制程序》

6．2 《供應商評估程序》

6．3 《合同評審程序》

7 記錄/表格

7．1 《購物申請表》

7．2 《購銷合同》

7．3 《采購訂單》

7．4 《合同記錄單》

2．合同供應商評定程序示例

1 目的

對供應商進行評定考核，以確保供應商能長期穩定提供質量上乘、價格合理的原輔材料及服務。

2適用范圍

本程序用于對公司提供原輔材料、服務的供應商的評定與選定。

3職責

3、1研發部進行原輔材料采購質量標準的制訂。品管部負責對供應商提供的產品進行全面測試。并且出具檢測報告。

3、2物控部建立供應商檔案，收集、整理供應商資料，對承包方進行評定。

3、3廠長對供應商產品質量、供貨能力、服務水平等因素進行評定。

4工作程序/方法

4、1制造商類供應商的評定

4、1、1供應商初選

4、1、1、1物控部根據本公司所用原輔材料情況結合市場供方信息，初步選擇幾家信譽好的生產廠家作候選供應商；

4、1、1、2物控部向候選取供應商發出《供應商調查表》，并請供應商提供樣品及價目表；

4、1、1、3品管部根據原輔材料采購質量標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告》

4、1、2供應商的調查

物控部對候選供應商進行實地調查、聽取介紹，了解供應商的經營理念、質量管理、技術水平、供貨能力等情況，根據調查結果填寫《供應商調查表》

4、1、3試用跟蹤檢測

4、1、3、1物控部聯系供應商，提供少量樣品作檢測與生產試用，并在樣品包裝上做好“試用”標識；

4、1、3、2品管部對“試用“樣品進行現場跟蹤測試，測試結果填入《進料檢驗報告》，具體操作參照《進貨檢驗和試驗控制程序》、《過程檢驗和試驗控制程序》、《質量記錄控制程序》。

4、1、3、3品管部根據原輔材料采購質量禁標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告》。

4、1、4供應商的選定

4、1、4、1廠長組織物控部依據《供應商調查表》、《進料檢驗報告》填寫《合格供應商評定表》，確定合格供應商，并將其納入《合格供應商名單》。

4、2對供銷方/市場經銷商類供應商的評定。

4、2、1通過實地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權證明文件。

4、2、2填寫《供應商調查表》

4、2、3在購買地點進行時貨檢驗。必要時經過試用與檢驗由品管部填寫《進料檢驗報告》并注明“樣品試用”。

4、2、4經過兩次試用沒有質量問題時根據〈供應商調查表〉、〈進料檢驗報告〉填寫〈供應商評定表〉，與上述材料一并交廠長審批，合格后納入〈合格供應商名單〉。

4、2、5由物控部進行質量跟蹤，出現質量問題時，以書面方式進行反饋并聯絡退換，對經過三次反饋仍沒有改進的供應商，取消其合格供應商資格。

4、3服務供應商評定

4、3、1服務類供應商包括校準、運輸、外部文件更新及檢驗和試驗供應商。

4、3、2對于服務類供應商首先應調查下述內容，并將調查結果填寫供應商調查評定表；

A、服務范圍，資格及其資質證明文件；

B、服務價格；

C、準時提供服務的能力；

D、服務設施

E、對待客戶的態度等；

4、3、3對于服務類供應商的服務，經過一次試用后，由采購部門填寫〈供應商調查/評定表〉經廠長審批后，確定為合格供應商，并納入〈合格供應商名單〉。

4、4合格供應商檔案的建立

物控部保留供應商歷次供貨/提供服務的驗證記錄，并填入〈歷次供應質量記錄表〉中。對每一選定的分承包檔案資料按照〈質量記錄〉進行管理。

4、5合格供應商的復評

4、5、1每年對供應商歷次供貨情況進行評定，評定內容包括質量適應性（材料質量狀況）、適價（價格合理性）、適量（交貨數量的準確性）、適時（交貨的及時性）的評定考核。

4、5、2調閱〈供應商檔案〉，統計供應商在考核期內總交貨金額、質量優劣、退貨金額、交貨比率、發生延誤時間的比率、發生數量差錯的比率進行評定考核，其評定準則為〈合格供應商評價標準〉。

4、5、3評定后填寫〈供應商復評表〉報廠長審批。

4、5、4不符合標準的列為觀察供應商，限期改進以觀后效或取消其供應商資格。

4、5、5根據復評結果修訂〈合格供應商名單〉。

4、6對體系運行前已穩定供貨達一年以上的供應商的評審。

4、6、首先根據述方法分類調查，并填寫〈一年以上供應商資格確認表〉由物控部主管復核，廠長審批以確認其資格。

5相關/支持性文件

5、1〈采購控制程序〉

5、2〈進貨檢驗和試驗控制程序〉

5、3〈過程檢驗和試驗控制程序〉

5、4〈原輔材料采購質量標準〉

5、5〈合格供應商名單〉

5、6〈質量記錄控制程序〉

5、7〈供應商檔案〉

5、8〈合格供應商評價標準〉

6質量記錄

6、1〈進料檢驗報告〉

6、2〈供應商調查表〉

6、3〈供應商評定表〉

6、4服務類供應商調查/評定表〉

6、5〈一年以上供應商資格確認表〉

6、6〈歷次供應質量記錄表〉

6、7〈供應商復評表〉

3、供應商調查表

（續表）

制表：                                                               日期：

生產日期：

4、供應商評價調查報告

批準：                    審核：                         承辦：

5、供應商每月評價記錄

6、質量保證協議范例

甲方：某電器有限公司

乙方：

   乙方為甲方提供SW產品用的

雙方本：互惠互利、共同發展“的原則，為確保產品質量的穩定和提高，特簽訂本協議。

1、 乙方為甲方提供的

質量應滿足以下部分或全部要求：

（1）      雙方簽訂

（2）      甲方提供的技術標準

（3）      甲方提供的圖紙

（4）      其他補充要求

2、 乙方對出廠的產品應對以下項目

進行全程把關，每批產品并向甲方提供：（用打√的方法選取）

（  ）檢驗合格合格證

（  ）檢測報告

（  ）有關檢驗原始記錄

（  ）型式試驗報告（每年）

3、 甲方對乙方提供的產品質量驗收，采用全數據檢驗或抽樣檢驗兩種方法。

（1）      全數檢驗，不合格率P1：

（2）      抽樣檢驗：

抽樣方案：

合格質量水平：

抽樣檢驗批不合格率P2：

4、 甲方對乙方產品不合格品的統計范圍，應為甲方進廠檢驗時發現的不合格品、生產過程中發現的不合格品和售后發現的不合格品的總和。

5、 產品進貨檢驗全數檢驗不合格率（P1）和抽樣檢驗批次不合格率（P2）的計算方法。

（1）      全數檢驗

進廠檢驗判定的不合格品數

P1=                               ×100%                        

         交驗產品總批數

（2）      抽樣檢驗

季度抽查不合格批數

P2=                             ×100%

季度抽查總批數

6、 產品進廠驗收的檢驗判定依據為：

7、 質量保證

（1）      乙方應按甲方的要求，并參照ISO9000系列標準建立并保持文件的質量體系，不斷提高質量保證能力。

（2）      甲方在需要時確認乙方提供的產品在制造過程中的質量保證體系及質量保證的實施狀況時，征得乙方同意后可進入乙方進行質保體系調查。

（3）      如果乙方將甲方所需的產品全部或部分委托給第三方制造時，甲方有權提出進入第三方調查其質量保證能力，乙方應予積極協助。

8、 為促進乙方的產品質量穩定和提高，甲方根據雙方確認屬乙方質量責任的不合格品時，采取以下經濟措施：

（1）被判為整批不合格的產品應及時通知乙方，經甲方作出可否回用的判定。被判為可回用的產品需辦理回用手續并按降級處理，甲方將扣除該批產品總價值

       %。被判為不可回用的不合格品甲方有權作整批退貨，并收取乙方該批產品價值

                       %的檢驗費和誤工費。

（2）合格批中的不合格品甲方除退貨外，還收取乙方退貨價的             %作檢驗費與誤工費。

（3）如因整批不合格退回，乙方不能及時再次提供合格品，甲方因此停產造成的一切損失，乙方必須負全部責任。

（4）乙方為甲方提供的產品、原材料、零配件的制造工藝發生改變時，必須事先通知甲方，征得甲方同意，否則由此造成的一切損失由乙方承擔。

（5）如果乙方產品質量連續兩個月達不到本協議規定的質量水平，或發生重大質量問題，除執行本協議的有關條款外，甲方有權減少乙方的供貨量或終止合同，取消定點資格。

9、  因乙方提供的供品出現質量問題造成重大事故，按國家質量法處理。

10、其他補充條款

11、當甲、乙雙方認為協議條款需要變更時，由雙方協商重新簽訂協議。

12、本協議未簽事宜，由雙方共同協調解決。

13、本協議一式四份，各執二份，經雙方簽字后蓋章后生效。

7、采購申請單

年 月  日

8、請購單

9、采購單

                                                               編號：

                                                                  訂購日期：

                                                                  預定交貨日：

                                                                  交易條件：

                                                                   交貨方法：

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