第1章  采購管理

第一節  采購的基本內容及注意事項

1、  采購部門的職能有哪些？

采購部門的職能主要包括：

（1）      及時掌握所需要的采購信息，保持良好的內部溝通。

（2）      調查和掌握生產所用物料的供貨渠道，尋找物料供應來源。

（3）      建立供應商檔案，與供應商聯絡，以防止緊急狀況時找不到替代的供應商。

（4）      參考原料市場行情，要求供應商報價。

（5）      對供應商的供應價格、材料質量、交貨期等作出評估，了解公司主要物料的市場價格走勢，制作采購文件，采購所需的物料。

（6）      按照采購合同協調供應商的交貨期。

（7）      協助質量部門檢查進廠物料的數量與質量。

（8）      協助物料控制部門對呆滯料與廢料進行預防和處理。

2、  采購的質量保證協議主要有哪些作用與內容？

（1）      質量保證協議的作用：

①對供應商明確地提出質量要求，協議中規定的質量要求和檢驗、試驗與抽樣方法應得到雙方認可和充分理解。

②通過與供應商的配合來保證采購產品的質量。

（2）      質量保證協議的要求：

①  質量保證要求應得到雙方認可，防止給今后的合作留下隱患。

②  質量保證協議應當明確檢驗的方法及要求。

③  質量保證協議上提出的質量要求應考慮成本和風險等方面的內容。

（3）      質量保證協議中提出的質量保證要求可包括下列內容：

①  雙方共同認可的產品標準。

②  由供應商實施質量管理體系，由公司第三方對供應商的質量體系進行評價。

③  本公司的接收檢驗方法（包括允收水準AQL的確定）

④  供應商提交檢驗、試驗數據記錄。

⑤  由供應商進行全檢或抽樣檢驗與試驗。

⑥  檢驗或試驗依據的規程/規范。

⑦  使用的設備工具和工作條件，明確方法、設備、條件和人員技能方面的規定等。

3、  降低采購成本的途徑有哪些？

降低采購成本的途徑主要有：

（1）      尋求更合適的供應商。

（2）      尋找更可能代替的物料。

（3）      改善采購技術，比如增加采購數量。

（4）      改進原有設計。

（5）      改善儲運方法，降低庫存

（6）      實行標準化采購。

4、  采購程序包括哪些內容？

（1）      制定并實施控制采購質量的程序，以確保對供應商供應的產品的質量控制。

（2）      確保供應商準確地理解采購產品的要求。

（3）      確保向合格的供應商進行采購。應評審每一個供應商提供合格產品的能力。

（4）      應與供應商達成明確的質量保證協議，就驗證方法達成明確的協議，以確保驗證結果的統一。

（5）      應與供應商制定解決質量問題的方法。

（6）      應保存與接收的產品有關的質量記錄和對采購進行控制的有關的質量記錄，以利于及時解決和處理有關質量事宜。

5、  采購工作應如何具體實施？

采購工作由四具環節組成，而每個環節又由若干個步驟組成。

（1）      采購計劃

計劃的目的是根據客戶需求及生產能力制訂采購計劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時供應，同時降低庫存及成本，減少急單。

主要環節有：評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。

（2）      供應商評估

供應商評估的目的是滿足采購對質量、成本、供應、服務等方面的要求。

供應商評估的主要環節有：供應商評估的準備、初選供應商、試制、批量試驗、確定供應商名單。

（3）      采購訂單

發送訂單的目的是為生產部門提供合格的原材料和配件，同時對供應商群體績效表現進行評價反饋。

主要環節有：訂單準備、選擇供應商、簽訂合同、合同執行跟蹤。

（4）      采購管理

采購管理的主要目的是正確執行企業的采購原則。

主要環節有：單據審批，包括計劃、評估報告、訂單合同、付款審核與批準。

6、  如何準備采購訂單計劃？

（1）      了解市場需求

任何一家生產型企業，要想制訂較為準確的訂單計劃，首先必須熟知市場需求計劃，從市場需求的進一步分解中制訂生產需求計劃，再根據年度計劃制訂季度、月度計劃。

（2）      了解生產需求

①  為了利于理解生產物料需求，采購計劃人員須熟知生產計劃工藝常識。

②  物料需求計劃來源于：生產計劃、獨立需求的預測、物料清單文件、庫存文件。

（3）      準備訂單基本資料

    訂單基本資料包括：

①  訂單物料的供應商信息

②  對同時有多家供應商的物料來說，每個供應商分攤的下單比例，該比例由采購人員進行協調。

③  訂單周期，訂單制訂人員根據生產需求的物料項目，從信息系統中查詢了解該物料的采購基本參數。

（4）      制訂訂單計劃所需資料

訂單計劃所需要的資料的內容包括：

①  物料名稱、需求數量、到貨日期。

②  有時會附有市場需求計劃、生產計劃、訂單基本資料等。

7、 物料清單文件是如何生成的？

（1）   物料清單是制造企業的核心文件，采購部門要根據物料清單確定采購計劃，生產部門要根據物料清單安排生產，財務部門要根據物料清單計算產品成本，計劃部門要根據物料清單確定物料的需求計劃，其他銷售、存儲等部門都要用到物料清單。

（2）      物料清單包含了構成產品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求計劃提供產品組成信息。

（3）      企業物料清單應該由專職部門統一存放、維護、更新、管理，并建有物料清單數據庫，以保證物料清單的準確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率，應避免物料清單由各部門各自存放的做法，

（4）      零件清單的制定。由產品設計人員從產品設計圖紙中提取數據生成該最終組成產品的所有零部件及組件清單，形成產品的零件清單。

8、 怎樣準備采購訂單？

（1）   熟悉需求訂單操作的物料項目

訂單的種類很多，訂單人員首先應熟悉訂單計劃，花時間去了解物料項目，花時間去了解和料技術資料等：直接從國外采購可能獲得較好的質量和較低的價格，但同時增加了訂單環節的操作難度，手續復雜,交貨期長.

  (2)比較/確認價格

采購人員有權力向供應商群體中價格最適當的供應商下達訂單/合同,以維護企業的最大利益.

  (3)確認需求材料的標準及數量

9、 如何進行采購合同的跟蹤？

（1）   跟蹤工藝文件

①  對任何外協件（需要供應商加工的物料）的采購，訂單人員都應對提供給供應商的工藝文件進行跟蹤。

②  如果發現供應商沒有相關工藝文件，或者工藝文件有質量、貨期問題，應及時提醒供應商修改。

③  要求供應商及時代貨，如果不能保質、保量、準時供貨，則要按照合同條款進行賠償。

（2）   跟蹤供應商的原材料

  個別供應商接到合同后就認為“大功告成”，必要時必須提醒供應商及時準備原材料，特別是對一些信譽差/合作少的供應商更要警惕。

（3）   跟蹤加工過程

  對于一次性/大開支的項目采購、設備采購、建筑采購等，為了保證貨期、質量、采購人員需要對加工過程進行監控，甚至要參加其加工過程的監理工作。

（4）   跟蹤總裝及測試

總裝及測試是產品生產的重要環節，需要采購人員有較好的專業背景和行業工作經驗。

（5）   跟蹤包裝入庫

采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對重要物料，采購人員最好去供應商現場考察。

   對一些緊急物料，采購人員要進行全力跟蹤；對長期持續穩定供應的供應商可以考慮免去合同跟蹤環節。

10、   常用的合同條款包含什么內容？

一份正規的買賣合同主要包括以下內容：

（1）   名稱

（2）      編號

（3）      簽訂日期

（4）      簽訂地點

（5）      買賣雙方的名稱

（6）      地址

（7）      合同序言

（8）      商品名稱

（9）      質量規格

（10）  數量

（11）  包裝

（12）  單價與總價

（13）  到貨期限

（14）  到貨地點

（15）  付款

（16）  保險

（17）  商品檢驗

（18）  仲裁

（19）  不可抗力

（20）  合同的份數

（21）  使用語言及其效力

（22）  附件

（23）  合同生效日期

（24）  雙方的簽字蓋章

以下為可選擇部分

（1）   保值條款

（2）      價格調整條款

（3）      誤差范圍條款

（4）      法律適用條款