大凡做咨詢顧問的人，都有這樣的體會，即在咨詢的過程中會遇到很多的會議，并且這些會議對咨詢的達(dá)成起到很強的推動作用。可以說咨詢項目中的每一個成果無不是伴隨著大量的會議而得到的。這其中有討論會、評審會、培訓(xùn)會、總結(jié)會等等不一而足。這就對咨詢顧問的會議管理能力提出了很高的要求。

開會是一件很麻煩的事情。我個人的體會是，所謂開會，就是人們大聲的說話卻又說不出什么來，最后所有的人都不同意別人的意見。更多的朋友和客戶告訴我，開會純粹是浪費時間，沒有什么效果。

盡管開會如此麻煩，但一個事實卻是：企業(yè)中的各級經(jīng)理以及我們咨詢顧問，每周都會有大量的時間花在各種會議上，而很多事情，確實需要借助會議的形式來完成，尤其是在咨詢過程中，每一個成果，包括設(shè)計、方案、思路等等，大多數(shù)都需要通過會議和客戶討論與商議，會議對咨詢達(dá)成起到關(guān)鍵的作用。

 既然開會對咨詢工作如此重要，我們就有必要對會議進(jìn)行有效管理。

 一個咨詢顧問，需要參加很多會議，如培訓(xùn)會議、問題討論、總結(jié)、評審等。我認(rèn)為，一個成功的會議應(yīng)該在如下幾個方面取得效果：

 有效——借助會議團(tuán)隊集思廣益，解決個人無法完成或突破的問題，有效達(dá)到會議目標(biāo)；

 和諧――營造和諧的氛圍，使參會成員對團(tuán)隊有安全感、信任感、認(rèn)同感，從而可以展露個人的才能；

 參與――讓每一位成員參與會議過程，是保證會議成功的一個重要條件，要讓參與的人用心關(guān)注，才能使會議得到健全進(jìn)展；

效率——當(dāng)一個會議成功的要素具備后，能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會，這就是效率；

 學(xué)習(xí)――讓參加會議的成員，可以在過程中同時有更多的學(xué)習(xí)機會。

 咨詢過程中的會議，咨詢顧問大多數(shù)是以會議的組織者和主持者的身份出現(xiàn)的，若想在上述五個方面達(dá)成效果，可以從以下幾個方面進(jìn)行

1、會議計劃

 有效的會議需要良好的計劃，這是保證會議成功的前提。正如我們做績效管理工作，計劃做好了，整個績效管理也就成功了一半。成功的會議同樣如此，所以，在主持會議之前抽出時間進(jìn)行會議計劃是很有必要的。在會議前，你需要思考幾個問題，即會議的目的是什么、會議預(yù)期的結(jié)果是什么、是否必須通過開會才能達(dá)到上述目的和結(jié)果、參加會議的人員有哪些、會議中可能會出現(xiàn)什么樣的問題。

2、過程推動

 計劃完成后，則要思考會議過程中的推動策略。作為咨詢顧問，在主持會議之前進(jìn)行會議的規(guī)則講解將對整個會議的成功起到畫龍點睛的作用。如果會場有數(shù)字投影儀，最好能事先準(zhǔn)備一張PPT，在提前到達(dá)會議室的時候，將這張PPT打在屏幕上。可將下面的內(nèi)容當(dāng)作規(guī)則寫在PPT上：

（1）要守時，堅持到底

（2）手機處于振動狀態(tài)

（3）積極發(fā)言，但請針對主題簡短扼要

（4）對事不對人，不做人身攻擊

（5）予以真誠的肯定及贊美

（6）等別人把話說完，傾聽他人發(fā)言

（7）用積極的話代替消極的話

（8）不要開小會

你最好將以上規(guī)則在會議開始前通讀一遍，有必要的話，你需要強調(diào)。隨即可以將整個會議的計劃公布出來，這樣與會成員就能很清楚整個會議的內(nèi)容，這對主持和控制整個會議都是有效的。

開場白是會議的開始，開場白的時間要盡量短，氣氛稍微活躍就可以了。譬如，將要進(jìn)行一次職位說明書的評審會議，可以進(jìn)行這樣的開場白：目前我們已經(jīng)完成了研發(fā)系統(tǒng)的12份典型職位說明書的編寫工作，今天的會議是對這12份職位說明書進(jìn)行評審，首先請大家大致瀏覽一下所有職位說明書，我們將逐份進(jìn)行評審，并由我最終定稿。整個評審的時間預(yù)計四個小時，中途會休息兩次，希望各位積極發(fā)言提出好的建議并在過程中進(jìn)行討論。大家加油！

3、解決問題

在會議過程中肯定會出現(xiàn)各式各樣的問題，咨詢顧問作為第三方人員，需要解決這些問題。有幾個原則：堅持自己的觀點，但要隨著環(huán)境的變化靈活處理你的觀點；思維高度集中，隨時留意會議成員的一些非語言行為，并注意調(diào)整自己主持會議的語氣和行為；注意照顧不同性格特點和心里特點的成員的意見，調(diào)動他們的積極性。這一點很重要，由于咨詢顧問也不是萬能的，特別是對業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不熟悉，更需要調(diào)動與會成員的積極性，引出他們的思想，讓與會成員來幫助你完成咨詢工作中涉及到業(yè)務(wù)的問題就顯得尤為重要。

  以下是針對在會議中經(jīng)常出現(xiàn)的問題的解決方法：

（1）遲到：會議要按時開始，不要隨意更改時間。有些與會成員可能需要多次參加你主持的會議，有必要在會前就制定規(guī)則，并在會議中不時提到這個問題，在會議結(jié)束再次強調(diào)這個問題。

（2）無關(guān)閑聊：你可以根據(jù)環(huán)境的具體情況選擇是否決定停止幾分鐘會議。如果確實需要這樣做，你可以停下來，看著閑聊的人，并微笑著問他們是否可以將談話的內(nèi)容與大家分享。如果他們的閑聊確實影響了你的會議，你可以稍微嚴(yán)肅的說明希望所有與會成員都能對會議進(jìn)程負(fù)責(zé)任。

（3）支配欲強的人：對于這類人員，一方面可以給其機會發(fā)表意見，并給予鼓勵，另一方面可以即刻將話題轉(zhuǎn)移到另一位成員。比如，王經(jīng)理在會上總是不斷地發(fā)言，他并沒有意識到自己的發(fā)言阻斷了他人發(fā)言的機會，這種時候，你可以將他的發(fā)言進(jìn)行轉(zhuǎn)移：張經(jīng)理，剛剛王經(jīng)理提到績效管理過程中考核是最為重要的環(huán)節(jié)，你對這個問題是如何看待的。這樣就很自然地將發(fā)言的對象進(jìn)行轉(zhuǎn)移。

（4）沉默的參會者：會議中的大多數(shù)人是不愿意發(fā)言的，如果有可能他們寧愿選擇聽和保持沉默，但往往他們的意見對我們的結(jié)果有著很大的幫助。對這類成員，要時不時就將他們拉進(jìn)討論中，但注意一定不要讓他們難堪。譬如上面提到的辦法，當(dāng)話題轉(zhuǎn)移到沉默的張經(jīng)理身上時，也許由于性格的原因或者他本身還沒有想好如何回答問題，最多停留幾秒鐘的時間，你可以即刻解答問題，或者將話題再次轉(zhuǎn)移，以避免張經(jīng)理的難堪和會議的冷場。

（5）散漫：會議散漫一方面和與會成員的素質(zhì)有關(guān)系，另一方面和會議主持人的控制能力有關(guān)。咨詢顧問面對這種情形，要么請會議中的最高決策人進(jìn)行干涉，要么停止會議。如果沒有最高決策人進(jìn)行干預(yù)從而使會議正常繼續(xù)的進(jìn)行，那么整個會議將不會有任何效果。

（6）刁難：會議中的這種情形盡管很少遇到，但偶爾也會有。記得在浙江某公司做項目時，在一次進(jìn)行績效管理制度的評審會議中，反對變革的某些職位比較高的人進(jìn)行抵觸，且表現(xiàn)出故意的成分。當(dāng)時我思考了對策后，采取了措施，態(tài)度嚴(yán)肅的指出了他們的行為，并表示如果有不同的想法可以進(jìn)行討論；同時強調(diào)我是受總經(jīng)理委托來主持這次評審會。最后評審會順利完成。另外，在遇到這類情形時，要特別注意不要陷入到爭論中，要始終圍繞主題進(jìn)行。

4、達(dá)成共識

共識是對經(jīng)小組同意做出的決策或采取的行動表示支持的一種心里狀態(tài)。對主持會議的咨詢顧問來說，需要利用時機進(jìn)行共識的達(dá)成。過程中，需要思考，此次會議是否需要達(dá)成共識，能否達(dá)成共識。以下幾點認(rèn)識對我們主持會議達(dá)成共識有幫助：

（1）并不是每一次會議都需要達(dá)成共識

（2）共識不是一次一致的投票

（3）共識不是每個人都得到了想要的決定

（4）共識也不是一種妥協(xié)

（5）共識不會讓每個人對結(jié)果都滿意

5、結(jié)束會議

當(dāng)以上工作都完成的時候，可以進(jìn)行會議的收尾工作。首先鼓勵每一位與會成員進(jìn)行總結(jié)性的發(fā)言，最后主持人進(jìn)行綜合性的總結(jié)，并將此次會議形成的結(jié)論在白板中寫出來，以便能讓所有成員知道結(jié)果。

主持一個成功的會議決不是一件容易的事，咨詢顧問作為會議的主持者，對其自身的素質(zhì)和能力提出了很高的要求。會議的主持者首先需要具備優(yōu)秀的專業(yè)能力，管理的實踐能力，其次需要有主動性、合作性、開放性、善于傾聽、幽默感、協(xié)調(diào)能力、決斷能力、敏感性的素質(zhì)，還要內(nèi)心真誠、自信、充滿熱情等。所以，這就要求我們需要不斷的學(xué)習(xí)和實踐。