第5章   人事/行政管理

本章重點介紹了工廠人事管理的日常工作內(nèi)容，例如人員招聘、工作禮儀、辭工制度等，還講解了工廠行政管理的日常工作內(nèi)容，包括宿舍管理、保安訓(xùn)練、車輛安排、防火規(guī)定等，給出了實用范例子供使用參考。

第一節(jié)  工廠人事管理

1．工作職能主要有；

（1）   員工考勤、考核、晉升、工資及獎金的分發(fā)等工作。

（2）   人事規(guī)章制度的規(guī)則、制定、檢討與修訂，使員工有章可循。

（3）   依公司人力需求，開發(fā)短、是長期人力資源，招聘各類管理、技術(shù)人員和一般員工，在各地人才市場（包括網(wǎng)上）收集人才信息。

（4）   各類人事表單及流程制定、修訂及審核。

（5）   培訓(xùn)計劃的編排與實施，新進(jìn)員工及在職人員培訓(xùn)及督導(dǎo)執(zhí)行。

（6）   員工各類保險、調(diào)動、出國手續(xù)的辦理及人員離職解聘的處理。

2．怎樣做工作分析？

（1）   公司確立組織體制及人事措施實行前，必須將各項工作職責(zé)的任務(wù)以及工作人員的條件等予以分析確定，做成“職務(wù)說明書”作為人事行政和依據(jù)。

（2）   為明確劃分各層人員的人事權(quán)責(zé)，擬定“人事權(quán)限劃分表”，各層人員均應(yīng)確實負(fù)責(zé)表中所列的權(quán)責(zé)辦理，實施時如遇困難或特別事情發(fā)生，應(yīng)向上一級人員請示后再行處理。

（3）   為推行人事預(yù)算控制，對各部門可設(shè)職稱及可用員額予以規(guī)定，訂立各單位“員額編制表”，并視情況每年定期檢查修訂。

（4）   根據(jù)編制，定期召開人力資源檢查會，就現(xiàn)有人員稱職與否、流動率、缺勤情況及應(yīng)儲備人力及需求人力做正確、客觀的檢查建議，作為制定人力計劃的參考依據(jù)。

3．招聘人員的一般流程怎樣？

人事部門收集各部門遞交的人員申請單，制定招聘計劃，內(nèi)容及步驟如下：

（1）   招聘職位名稱及名額；

（2）   資格條件限制；

（3）   職位預(yù)算工資；

（4）   預(yù)定上班日期；

（5）   制定招聘材料；

（6）   資料發(fā)布方式及辦理日期，準(zhǔn)備通知單、海報、公司宣傳資料等；

（7）   面試方式及時間安排；

（8）   場地安排。

4．面試時應(yīng)注意哪些事宜？

一般由用人部門主管、人事主管、相關(guān)主管分別或共同面試，應(yīng)注意以下幾點：

（1）   要尊重對方的人格，盡量使應(yīng)征人員感到自然、輕松；

（2）   要清楚自己所要獲知的問題點及答案；

（3）   將面試結(jié)果隨時記錄下來；

（4）   如初次面談有夠周詳，無法做有效參考，可再發(fā)出“復(fù)試通知單”，再次安排約見；

（5）   避免詢問太過于涉及個人隱私的話題；

（6）   面試過程要體現(xiàn)出公司的風(fēng)格。

5．面試主要評價應(yīng)試者的哪些素質(zhì)？

（1）   相關(guān)的專業(yè)知識；

（2）   求職動機(jī)；

（3）   工作經(jīng)驗；

（4）   人格成熟程度（情緒穩(wěn)定性、心理健康等）；

（5）   個人修養(yǎng)；

（6）   語言表達(dá)能力/應(yīng)變能力/自我認(rèn)識能力；

（7）   責(zé)任心、時間觀念與紀(jì)律觀念；

（8）   思維邏輯性/分析判斷能力等。

6．一般情況下針對什么情況辭退員工？

（1）   違紀(jì)次數(shù)超過公司規(guī)定者；

（2）   工作疏忽，或竊取、泄露公司之資源致使公司蒙受損失者；

（3）   營私舞弊、挪用公款、收受賄賂、傭金者；

（4）   品行不端、行為不檢點、屢教不改者；

（5）   辦事不力、玩忽職守、違抗命令，情節(jié)嚴(yán)重者；

（6）   聚眾罷工或怠工，破壞正常的工作秩序者；

（7）   年度考核不達(dá)標(biāo)，經(jīng)考察試用仍不合格者；

（8）   員工在試用期內(nèi)經(jīng)發(fā)現(xiàn)不符合錄用條件者；

（9）   對所承受工作雖無過失，但不能勝任者；

（10）  泄露公司商業(yè)機(jī)密，擅自為其他公司工作者；

（11）  任何違反國家法令者；

7、公司/工廠內(nèi)的職員一般應(yīng)具備有哪些禮儀？

（1）   儀表端莊、整潔。例如：

①  頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男必職員頭發(fā)不宜過長。

②  指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪，女性職員涂指甲油要盡量用淡色。

③  男性職員的胡子不能太長，應(yīng)經(jīng)常修剪。

④  上班前不能喝酒或吃有異味的食品。

⑤  女性職員化妝不能濃妝，不宜用香味濃烈的香水。

（2）   工作服裝應(yīng)清潔、方便，例如：

①  襯衫的領(lǐng)子與袖口不得有污穢。

②  外出或要在眾人面前出現(xiàn)時，應(yīng)配戴領(lǐng)帶，領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松弛。

③  鞋子就保持清潔，不得穿帶釘子的鞋。

④  女性職員要保持服裝淡雅得體。

⑤  職員工作時不宜穿大衣或過分臃腫的服裝。

（3）   在公司內(nèi)員員應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢和動作。例如：

①  站姿自然，腰背挺直，不聳肩，身體重心在兩腳中間。

②  坐姿：坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。

③  公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭行禮表示敬意。

④  握手時用普通站姿，并目視對方眼睛，要大方熱情，不卑不亢。

⑤  進(jìn)入辦公房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進(jìn)。進(jìn)入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話；如有急事要打斷說話，要說“對不起，打斷您的談話。”

⑥  遞交物件時要把正面、文字對著對方的方向遞上去；如是鋼筆、刀子或剪刀等利口器，要把鋒尖指向自己，使對方容易接著。

⑦  路過通道、走廊時要放輕腳步，遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行，不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。

8、日常業(yè)務(wù)應(yīng)該注意哪些禮儀？

（1）正確使用公司的物品和設(shè)備。提高工作效率。

①  公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司、同事，客戶間以先生、小姐等相稱。

②  未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

③  公司的物品不能挪為私用，借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處，工作臺上不能擺放與工作無關(guān)的物品。

④  及時清理、整理文件，對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關(guān)閉。

（2）正確迅速地打/接電話

①  工作時間內(nèi)一般不打私人電話。

②  電話來時，聽到鈴響迅速取下話筒，先問候?qū)Ψ胶茫⒆詧蠊尽⒉块T；對方講述時要留心聽，并記下要點，未聽清時，及時告訴對方，講完時禮貌道別，等對方切斷電話后自己再放話筒。

③  通話簡明扼要，不得在電話中聊天。

④  對不清楚的電話，自己判斷不能處理時可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人；在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

9、某公司的電話管理規(guī)定

（1）   本公司的電話，主要是開展業(yè)務(wù)之用，不提倡在公司內(nèi)打私人電話。

（2）   員工打電話，有語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間。

（3）   總機(jī)接外線電話至分機(jī)進(jìn)，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線。

（4）   總臺文員接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)有語為“您好，  公司”當(dāng)聽到對方告聽分機(jī)電話時，說“請稍等”！如分機(jī)占線，說“電話占線，請稍后再打！”其他內(nèi)容視情況回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。

（5）   公司不允許員工在公司掛私人電話。

①  有外線電話的部門不得到總臺掛長途電話，

②  業(yè)務(wù)、行政及其他管理部門因工作需要掛長途電話的，需填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方予掛撥；負(fù)責(zé)人不在的，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意；部門負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在時，又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的，通過總臺同意可先行掛撥，但事后一定要在三日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，逾期不補(bǔ)辦者視為掛私人電話，電話費(fèi)由本人雙倍負(fù)責(zé)。

10、接待客戶時應(yīng)注意哪些業(yè)務(wù)禮儀？

（1）   接待客戶時應(yīng)主動、熱情、大方、微笑服務(wù)。

（2）   有客戶來訪馬上起來接待，讓座及送水。

（3）   對事前預(yù)約的客戶，要表示歡迎。

（4）   在規(guī)定的接待時間內(nèi)不缺席，應(yīng)記住常來的客戶。

（5）   來客多時以順序接待，不能先接待熟悉客戶而冷落了新客戶。