第5章   人事/行政管理

本章重點介紹了工廠人事管理的日常工作內容，例如人員招聘、工作禮儀、辭工制度等，還講解了工廠行政管理的日常工作內容，包括宿舍管理、保安訓練、車輛安排、防火規定等，給出了實用范例子供使用參考。

第一節  工廠人事管理

1．工作職能主要有；

（1）   員工考勤、考核、晉升、工資及獎金的分發等工作。

（2）   人事規章制度的規則、制定、檢討與修訂，使員工有章可循。

（3）   依公司人力需求，開發短、是長期人力資源，招聘各類管理、技術人員和一般員工，在各地人才市場（包括網上）收集人才信息。

（4）   各類人事表單及流程制定、修訂及審核。

（5）   培訓計劃的編排與實施，新進員工及在職人員培訓及督導執行。

（6）   員工各類保險、調動、出國手續的辦理及人員離職解聘的處理。

2．怎樣做工作分析？

（1）   公司確立組織體制及人事措施實行前，必須將各項工作職責的任務以及工作人員的條件等予以分析確定，做成“職務說明書”作為人事行政和依據。

（2）   為明確劃分各層人員的人事權責，擬定“人事權限劃分表”，各層人員均應確實負責表中所列的權責辦理，實施時如遇困難或特別事情發生，應向上一級人員請示后再行處理。

（3）   為推行人事預算控制，對各部門可設職稱及可用員額予以規定，訂立各單位“員額編制表”，并視情況每年定期檢查修訂。

（4）   根據編制，定期召開人力資源檢查會，就現有人員稱職與否、流動率、缺勤情況及應儲備人力及需求人力做正確、客觀的檢查建議，作為制定人力計劃的參考依據。

3．招聘人員的一般流程怎樣？

人事部門收集各部門遞交的人員申請單，制定招聘計劃，內容及步驟如下：

（1）   招聘職位名稱及名額；

（2）   資格條件限制；

（3）   職位預算工資；

（4）   預定上班日期；

（5）   制定招聘材料；

（6）   資料發布方式及辦理日期，準備通知單、海報、公司宣傳資料等；

（7）   面試方式及時間安排；

（8）   場地安排。

4．面試時應注意哪些事宜？

一般由用人部門主管、人事主管、相關主管分別或共同面試，應注意以下幾點：

（1）   要尊重對方的人格，盡量使應征人員感到自然、輕松；

（2）   要清楚自己所要獲知的問題點及答案；

（3）   將面試結果隨時記錄下來；

（4）   如初次面談有夠周詳，無法做有效參考，可再發出“復試通知單”，再次安排約見；

（5）   避免詢問太過于涉及個人隱私的話題；

（6）   面試過程要體現出公司的風格。

5．面試主要評價應試者的哪些素質？

（1）   相關的專業知識；

（2）   求職動機；

（3）   工作經驗；

（4）   人格成熟程度（情緒穩定性、心理健康等）；

（5）   個人修養；

（6）   語言表達能力/應變能力/自我認識能力；

（7）   責任心、時間觀念與紀律觀念；

（8）   思維邏輯性/分析判斷能力等。

6．一般情況下針對什么情況辭退員工？

（1）   違紀次數超過公司規定者；

（2）   工作疏忽，或竊取、泄露公司之資源致使公司蒙受損失者；

（3）   營私舞弊、挪用公款、收受賄賂、傭金者；

（4）   品行不端、行為不檢點、屢教不改者；

（5）   辦事不力、玩忽職守、違抗命令，情節嚴重者；

（6）   聚眾罷工或怠工，破壞正常的工作秩序者；

（7）   年度考核不達標，經考察試用仍不合格者；

（8）   員工在試用期內經發現不符合錄用條件者；

（9）   對所承受工作雖無過失，但不能勝任者；

（10）  泄露公司商業機密，擅自為其他公司工作者；

（11）  任何違反國家法令者；

7、公司/工廠內的職員一般應具備有哪些禮儀？

（1）   儀表端莊、整潔。例如：

①  頭發要經常清洗，保持清潔，男必職員頭發不宜過長。

②  指甲不能太長，應經常注意修剪，女性職員涂指甲油要盡量用淡色。

③  男性職員的胡子不能太長，應經常修剪。

④  上班前不能喝酒或吃有異味的食品。

⑤  女性職員化妝不能濃妝，不宜用香味濃烈的香水。

（2）   工作服裝應清潔、方便，例如：

①  襯衫的領子與袖口不得有污穢。

②  外出或要在眾人面前出現時，應配戴領帶，領帶不得骯臟、破損或歪斜松弛。

③  鞋子就保持清潔，不得穿帶釘子的鞋。

④  女性職員要保持服裝淡雅得體。

⑤  職員工作時不宜穿大衣或過分臃腫的服裝。

（3）   在公司內員員應保持優雅的姿勢和動作。例如：

①  站姿自然，腰背挺直，不聳肩，身體重心在兩腳中間。

②  坐姿：坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。

③  公司內與同事相遇應點頭行禮表示敬意。

④  握手時用普通站姿，并目視對方眼睛，要大方熱情，不卑不亢。

⑤  進入辦公房間，要先輕輕敲門，聽到應答再進。進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話；如有急事要打斷說話，要說“對不起，打斷您的談話。”

⑥  遞交物件時要把正面、文字對著對方的方向遞上去；如是鋼筆、刀子或剪刀等利口器，要把鋒尖指向自己，使對方容易接著。

⑦  路過通道、走廊時要放輕腳步，遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行，不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。

8、日常業務應該注意哪些禮儀？

（1）正確使用公司的物品和設備。提高工作效率。

①  公司內以職務稱呼上司、同事，客戶間以先生、小姐等相稱。

②  未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

③  公司的物品不能挪為私用，借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處，工作臺上不能擺放與工作無關的物品。

④  及時清理、整理文件，對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關閉。

（2）正確迅速地打/接電話

①  工作時間內一般不打私人電話。

②  電話來時，聽到鈴響迅速取下話筒，先問候對方好，并自報公司、部門；對方講述時要留心聽，并記下要點，未聽清時，及時告訴對方，講完時禮貌道別，等對方切斷電話后自己再放話筒。

③  通話簡明扼要，不得在電話中聊天。

④  對不清楚的電話，自己判斷不能處理時可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人；在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人。

9、某公司的電話管理規定

（1）   本公司的電話，主要是開展業務之用，不提倡在公司內打私人電話。

（2）   員工打電話，有語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。

（3）   總機接外線電話至分機進，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線。

（4）   總臺文員接聽外線電話的標準有語為“您好，  公司”當聽到對方告聽分機電話時，說“請稍等”！如分機占線，說“電話占線，請稍后再打！”其他內容視情況回答，總的要求是規范、簡潔、禮貌。

（5）   公司不允許員工在公司掛私人電話。

①  有外線電話的部門不得到總臺掛長途電話，

②  業務、行政及其他管理部門因工作需要掛長途電話的，需填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區及單位、因何業務通話等，并經該部門負責人簽字同意后方予掛撥；負責人不在的，應由主管領導簽字同意；部門負責人及主管領導均不在時，又確因業務需要掛長途電話的，通過總臺同意可先行掛撥，但事后一定要在三日內補辦審批手續，逾期不補辦者視為掛私人電話，電話費由本人雙倍負責。

10、接待客戶時應注意哪些業務禮儀？

（1）   接待客戶時應主動、熱情、大方、微笑服務。

（2）   有客戶來訪馬上起來接待，讓座及送水。

（3）   對事前預約的客戶，要表示歡迎。

（4）   在規定的接待時間內不缺席，應記住常來的客戶。

（5）   來客多時以順序接待，不能先接待熟悉客戶而冷落了新客戶。