第1章  總則

第1條  目的

為規(guī)范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產需要，特制定本制度。

第2條  責任部門

商品的驗收工作由質檢部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到商品的數(shù)量和質量進行檢驗。

第2章  驗收前的準備工作

第3條  收貨準備

1．驗收人員在收到采購部門轉來已核準的“采購訂單”時，按供應商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。

2．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。

第4條  待驗商品處理

已經(jīng)到貨等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應與已驗收的分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”，以示區(qū)分。

第3章  實施驗收

第5條  商品到貨后，驗收人員應會同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”，同時驗收人員填寫《驗收報告》并在上面簽字。

第6條  質檢部門應當使用按順序編號的《驗收報告》，對于那些沒有對應采購申請的商品，一律不得簽收。

第7條  質檢部門驗收完畢后，對驗收合格的商品應當編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收證明，內容包括供應商名稱、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務部門。

第8條  驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內容不符，應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。

第9條  驗收過程中發(fā)現(xiàn)商品有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯(lián)絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于公證作業(yè)。

第10條  公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務部門及采購部門督促辦理。

第11條  超交處理

交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在備欄內注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后進行收貨，并通知采購人員。

第12條  短交處理

1．交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，以補足為原則，但經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后，可免予補交。

2．短交如需補足時，倉儲部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。

第13條  急用品處理

供應商交貨時，若倉儲部尚未收到“請購單”時，驗收人員應先詢問采購部，確認無誤后，開始按照驗收程序辦理。

第14條  商品驗收規(guī)范

為利于商品檢驗收貨的業(yè)務，質檢部門就商品重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的商品質量制定《商品驗收規(guī)范》，呈總經(jīng)理核準后公布實施，以此作為采購及驗收的依據(jù)。

第15條  商品檢驗結果處理

根據(jù)不同檢驗結果可做以下兩個方面處理。

1．檢驗合格的商品，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。

2．驗收不合標準的商品，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于《驗收報告》上注明不良原因，經(jīng)負責人核實后通知采購部處理。

第16條  退換貨作業(yè)

1．對于檢驗不合格的商品退貨時，采購員應開立“商品交運單”并附有關《驗收報告》，呈采購部經(jīng)理簽字確認后辦理退貨。

2．如為需要更換的商品，采購人員需要與供應商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內通知財務部門。

3．對于已付款但在保修期或保質期出現(xiàn)質量問題的商品，采購人員需要負責聯(lián)系供應商進行維修或賠償，索賠收入全部上繳財務部，注明賠償商品及賠償原因。

第4章  附則

第17條  本制度由采購部會同公司其他有關部門解釋。

第18條  本制度自     年     月     日起開始實施。

第19條  相關文件表單

1．“采購訂單”、“裝箱單”、“請購單”。

2．《驗收報告》、“索賠處理單”、“商品交運單”、《商品驗收規(guī)范》。

（摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓課堂經(jīng)典案例）