第1章  總則

第1條  目的

為規范本公司采購管理工作，明確采購方式、采購數量、采購訂單、供應商選擇等各項規定，確保采購過程透明化以及所購商品數量和質量符合公司要求，特制定本制度。

第2條  要求

1﹒采購對象要求

采購前須對供應商的商品質量、性能、報價、交貨期限、售后服務等做出評價，以供選擇時參考。

2．價格質量要求

以合理價格購取較高質量的商品。

3．采購期限要求

按照使用部門的需要日期及需要數量，聯絡供應商即時供應。

第2章  采購方式的選擇

第3條  采購部應根據商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業務。

第4條  采購方式的類型

1．合同訂購方式

（1）采購部與供應商通過談判就采購商品的質量、數量、價格水平、運輸條件、結算方式等項內容達成一致，并且以采購合同的形式確定下來。供應商按采購合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗收商品并支付款項。

（2）合同訂購方式適用于經常使用且生產過程中不可或缺的或經常使用且市場價格穩定的商品。

2．訂單采購方式

（1）采購部根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數量、交貨時間等，送交供應商并表明購買意愿；訂單在提交給供應商之前還應由財務部檢查訂單的合理性。

（2）訂單采購方式適用于一般商品或勞務。

3．特約廠商采購

對于用量、費用不太高的單項商品，可簡化采購作業，由采購部選定特約廠商，介紹使用部門直接向該廠洽購。但在付款前應送采購部審核，不高于市價時予以付款。

4．直接采購方式

（1）不適用前述采購方式的采購者可按此方式采購。

（2）采購部按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并在了解交易條件后訂購。

5．緊急采購

指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發性需要時方可采用。

第3章  采購期限的控制

第5條  采購部應按照請購部門提出的“需要日期”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當的采購時機，采購部應召集相關部門按商品特性、采購地區及市場供需狀況等擬訂各項商品采購業務處理期限，呈總經理核準后公布實施。

第6條  采購期限包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。

第7條  原訂采購業務處理期限變更時，采購部應專函報告具體原因，呈總經理核準后，通知各有關部門，以利于存量管制及適時提出請購。

第4章  供應商的選擇

第8條  各項商品的供應商至少應有三家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應記載于“供應商信息表”存檔備用。對于未達本公司標準的商品，采購部應開發新供應商，或報送主管部門擬訂開發計劃。

第9條  新供應商的開發，由生產管理部門會同采購人員實地考察生產設備、工藝流程、生產能力、產品質量等以后，填制供應廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發，則由采購人員填制），呈總經理核準后，列為備選廠商。

第10條  對于交貨質量不良、無法按期交貨或停止營業的供應商應予撤銷設定。屆時由采購部以簽呈方式說明原因，送生產管理部門復查，并呈總經理核準后，通知對方。

第5章  詢價議價規定

第11條  采購部收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉采購經辦人員辦理詢價業務。

第12條  采購經辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢價、報價資料時，應結合會簽結果和各廠商報價，查閱以前訂購記錄及供應商信息表、市場行情，經過成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關主管），以供議價時用。

第6章  采購實施

第13條  采購經辦人員在“請購單”上填寫訂購日及約定日，再填制采購聯絡函，寄送給供應商。采購經辦人員應將“請購單”第二聯送倉庫以備收貨時用。

第14條  預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經辦人員應先與供應商簽訂《采購合同》。合同書正本兩份，一份存采購部，一份存供應商處；副本若干，分存請購部門、收料部門、財務部門及供應商。

第15條  特殊情況的處理

1．請購項目的撤銷

各采購經辦人員收到原請購部門送來的撤銷請購單后按以下方式辦理。

（1）若原請購項目尚未辦理，由采購經辦人員在原請購單據上加蓋“撤銷”章，并將原“請購單”與“撤銷請購單”第二聯退回原請購部門，第一聯自存，按一般請購單據存檔方式處理。

（2）若原請購項目已向供應商訂購，由采購經辦人員與供應商接洽撤銷訂購，經供應商同意撤銷后，向供應商取回采購聯絡函，依方式（1）辦理。若供應廠商堅持不能撤銷，采購經辦人員應在“撤銷請購單”上注明原因，呈總經理核簽后，將“撤銷請購單”退回原請購部門。

2．緊急請購

采購經辦人員接到緊急請購通知后，應即查明請購商品名稱、規格、數量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢價和議價，待收到正式“請購單”后，補入詢價和議價結果，按急件方式處理。

3．交貨質量異常

各采購經辦人員收到質檢部門驗收不合格的《驗收報告》時，應盡速與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結果記錄于《驗收報告》的“采購處理結果”欄內，并呈總經理核簽后送回倉庫。

（1）對于需退料、換料或補交的，采購經辦人員應于《驗收報告》的“采購處理結果”欄內注明廠商電話及預定的處理日期。

（2）因質量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數應從采購經辦人員通知供應商換貨之次日起計算。

（3）采購經辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與供應商交涉結果記入“采購處理結果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。

（4）交期延誤罰扣處理。采購經辦人員收到交貨延誤（本地供應商延交5日、外埠廠商延交10日以內可不按延誤論）或統一發票逾期未送財務部時，應按下列方式處理。

①予計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5‰計扣，訂有買賣合同者按合約所訂比例計扣，其余按每天3‰計扣），并通知供應商罰扣原因與金額。

②在供應商同意扣款或補足發票時，由采購經辦人員在收貨單及發票上填寫實付金額或發票號碼，呈總經理核簽后，連同原“請購單”第二聯、“收貨單”、《驗收報告》等資料送財務部整理付款。

③如廠方不同意按第①項方式扣款，采購經辦人員應繼續與供應商交涉并呈董事會核準后按第②項方式處理。

第7章  采購業務進度控制

第16條  采購經辦人員對于每一個采購項目均應根據需要確定作業進度管制點，預定采購業務進度。

第17條  預定采購業務進度應能配合請購項目的緩急，且各業務進度須在預定日期前完成。

第18條  對于未能在預定日期前完成的采購項目，采購經辦人員應會同請購部門研究處理對策。

第8章  附則

第19條  本制度由采購部會同公司其他有關部門解釋。

第20條  本制度自     年     月     日起開始實施。

第21條  相關文件表單

1．“供應商信息表”。

2．“請購單”、“外購單”。

3．《驗收報告》、“收貨單”。

（摘自實戰紅色管理創始人孫軍正老師培訓課堂經典案例）