哈佛經理信息

                                     處理能力

                       一、信息收集

    □  信息收集的基本原則

    信息或資料這兩個詞因應用領域不同，而有不同的定義。綜合一般說法和英文解釋，信息應包含下列內容：

    (1)事實、真實(FACT)：指還未經“加工”的事件所擁有的原始面貌。

    (2)消息、通知(INFORMATION)：指由傳達而來，已經過某種程度整理的事實。

    (3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由經驗或理性推理而創造的事實或思考方法。

    (4)知識(KNOWLEDGE)：指由發現及思考而產生的系統化概念。

    (5)報告(REPORT)：指經過事實調查后，所做出的記錄結果和結論。

    (6)資料、記錄(DATA)：指匯集事實后記錄下來的所有文字。

    (7)報道、傳聞(NEWS)：指最新、有新聞價值的事實，和對這事實的傳達。

    □  收集動機

    在管理者開始收集資料前，要先回答以下幾個問題：

    (1)你想得到哪些具體資料?

    (2)哪種資料一定要有?

    (3)哪些意想不到的地方可能藏有目標資料?

    不分主次、漫無目的永遠是收集資料的人最易犯的毛病。就象你曾經不知道需要哪些信息，卻連續收集一個月結果仍似懂非懂一樣，總以為只要堅持收集，就能分清目標；事實上這種好運氣出現的機會微乎其微。最后的結果是，你面對一堆“都有用”的資料，卻不知該用什么。

    □  系統整理

    收集動機中的例子可能并不適用于每位管理者，不過如果仔細推敲進行的步驟，其實可以歸納出五個原則：          

    (1)發現不尋常的事物。不用心觀察、見怪不怪是許多人喪失機會的原因。以日本人來說，在八十年代前期，常有許多情侶在傳統咖啡店里相對而坐，他們既不交談，更不“眉目傳情”，根本就是漠然冷對。為什么濃情蜜意的人進了咖啡店就變樣了?如果有人能進一步了解，極可能發現另一個消費市場。

    (2)親身體驗。1988年，日本推出高級國產車SIMA，每部賣價高達500萬日元，卻離奇地暢銷，成為當年最熱門車種。許多人都在思索其中的原因，而各媒體的從業人員卻拚命地繞著車子的名字、配件、性能打轉，起碼有一半的記者連車子是什么樣子都不知道，就編出了各式各樣的理由來說服讀者。其實這部車最大的優點是它有略似女性身體輪廓的“性感曲線”，吻合強調Body Concious的時代潮流，證明“女性化”的機械產品有市場。自詡“秀才不出門，能知天下事”的你，有時也該活動筋骨出門看看，免得被二手資料所蒙蔽。

    (3)追溯既往。任何事物都有它的時間流程，就象每個小孩都有父母、祖父母、曾祖父母一樣，沒有人會……憑空冒出來的，管理者要追究他的生活背景、親人，才能了解兒童的行為模式。其它事理亦然。

    (4)擴大空間。在狹窄的環境里，許多思考被擠壓的結果，造成其本質逐漸泯滅，思考的敏捷性蕩然消失。與其在自己的部門里苦思，倒不如看看別的部門的流程?與其困在本行業，倒不如看看其它行業?看看其它的國家?閉門造車是會永遠失敗的。

(5)用圖解方式聯想。當管理者感覺思維混亂時，最好拿出紙筆來，寫下關鍵字或畫些圖形，借有形的圖文思考，用自己的想法來啟發自己。其實從現在個人電腦的普及來看，很可能將個人的原始想法輸入電腦，等累積一定程度時，再利用電腦的移動功能審視、分類這些構想。用電腦整理構想時，不妨在每一行的起頭訂一個代號，英文字母、注音符號都可以，以方便檢索和歸類。

當然，如果覺得使用電腦不方便，用卡片處理也是一種方法，只是每一張卡片只能寫一件事情，才不會混淆。

    □  收集計劃

    任何一種工作都有開頭和結尾，尤其在專題式收集資料的情況下，更要有“截稿”的意識，

才能有效率地趕上工作進度。一般地，收集資料時應制定合理的計劃，不管是專題式資料或長期的收集，都要有階段性的處理，大概分三個步驟：

    1. 設定“產品”類型

    如果是長期的資料收集工作，管理者要確定未來資料建檔的內容和形式；如果是專題式的資料收集，更要考慮將來要使用這些資料的方法，即要先決定最終“產品”的面貌：

    (1)是以口頭說明還是書面報告報出結果?

    (2)報告書用手寫就可以；

    (3)報告書必須打字處理嗎?

    (4)是否要將報告書交付印刷廠印成冊子?

    (5)有無附加照片、幻燈片、錄像帶等影像資料的必要?

    2. 合理調配時間、人才和經費

    最簡單的資料收集方法，就是打電話向有關人士請教，而到圖書館帶資料、到書店買書則是可以立刻行動的方式。也有人投入大筆財力和人力，在海內外各地大量地收集信息。要采用什么方式，單憑個人或團體的需要和財力而定，沒有任何硬性的規定。

    3. 進行“工作過程管理”

    一個單位如何制定合適的時間表來進行進度管理是讓管理者頭痛的難題。根據工作經驗，設定期限是進度管理的首要之務。

    (1)要判斷準備收集的資料是否充足；

    (2)要專人負責，明確分工；

    (3)要清楚顯示每個人的工作進度，并考核其是否已經完成。把這張表輸入電腦，然后打印出來，利用各種符號注明不同的工作進度，有變化時，再用電腦修正進度情況。有了這張一覽表，每個人的工作量就一目了然，可做為核算工資的參考。