上面講到決策力時，提到做決策的人要考慮到兩個重要的變數：一個是重要和緊急的問題；另一個是效果和效率的問題。有一個名詞叫注意力管理。根據調查，世界上現在的網頁已經兩億多個了，平均每一個經理跟主管一天大概都要花兩個小時去處理他的電子郵件。如果今天大家都在這個網絡信息里面，天天不斷地耗費時間，很難知道這里面有多少信息是非常重要的，在這里抓到了多少有意義的信息，它給你的決策和思考提供了什么樣的幫助。這種觀念叫注意力管理。作為一名主管，應該把你的腦筋和眼睛擺在最重要的事情上，不是每天處理了多少信息，應該說每天處理了多少重要的信息；不是每天看了多少網頁，應該說每天看了多少有意義的網頁。自從發明了計算機、手機這些東西以后，看起來好像增加了很多效率，其實很多東西是沒有效果的，而且做的事情是既不緊急也不重要的。 1．明確什么是重要與緊急 來看看下面表6－1這張表格，它是下級填給上級看的，看你在做什么。這個表格有兩個軸，一個軸寫的是緊急。什么叫緊急，需要立刻處理的才叫緊急。另外一個寫的是影響深遠，什么叫影響深遠，那就是重要。所以緊急是需要立刻處理，重要是影響深遠，兩個合起來就構成了以下4個部分：第一部分是很重要和很緊急的事情；第二部分是很重要不緊急的事情；第三部分是不重要但是很緊急的事情；第四部分是既不重要也不緊急的事情。這個表是下屬填給上級看的，所以下屬是填寫人，上級就是它的審閱人，而且這個表因為沒有寫多少字，不準藏在抽屜里。一個表格一旦藏在抽屜里就沒有什么意義了，規定掛在墻上，就是給主管看你每天做一些什么重要和緊急的事情。在這里給第四部分打一個叉，就是不寫也沒關系。 表6－1 重要與緊急關系表 緊急性＝需要立刻處理 重要性＝影響深遠 1 很重要 很緊急 3 不重要 很緊急 2 很重要 不緊急 4 不重要 不緊急 如果一個總經理發現一個經理每天都做那些不重要也不緊急的事情，就會對他有兩種看法：第一種看法是這種人不重要，每天都在做不重要的事情；第二種看法則是這種人逃避，每天都做那個不緊急的事情。一個人如果每天都在做重要和緊急的事情，一般認為他已努力地盡了他的職責。做這張表是提醒每一個人，每天按照什么順序做：第一個順序叫應該先把最重要和最緊急的事情做完，接下來做2號，很重要但是不緊急，接下來做3號，不重要但是很緊急，4號自然是做不做都無所謂了。在國內，從政府領導到地方主管，到所有的國企或民企的主管，哪一個敢說回家的時候自己的辦公桌上已是一片空白，事情全部做完了？但下班前是不是已把那件重要和緊急的事情先做了，如果確實很好地做完了，那么你就可以問心無愧地下班了。 2．加班是否等于重要緊急 有時有一種錯誤的想法，就是下班時比賽看誰最后走，好像很努力地在那里工作，其實這樣做不見得完全正確。這是因為：第一，公司給你一天8小時，如果你不能準時下班，而且上班時很努力的工作，那么公司對不起你，應該給你加班費；如果公司給你一天8小時，然而你上班時喝茶、聊天、看報，結果快要下班時，兩個眼睛瞪的像荔枝和桂圓一樣開始加班，這樣子是你對不起公司，不但加班費不付，水電都要付費，因為浪費了公司的資源。 一位美國某公司副總，有個秘書專門負責替他打文件。那個秘書很專心地打字，可是聽到下班鐘聲時，她做了一個很嚇人的動作，把兩只手馬上抬起來，就回家了。原來以為她是表演給別人看的，后來發現她經常如此。這位副總就受不了了，怎么這么沒有向心力。有一天故意到她附近時，猜她大概又要表演了，果然不錯，快下班了，那個打字秘書，聽到下班鐘聲一響，就抬起手來，正要走的時候被副總把她擋住了。她看看這位副總，這位副總就問：“這么急呀？”，“是很急”，“這么想回家呀”，“是很想回家”。副總把手拿開，她走了幾步回頭對副總說，“我對不起你嗎？”“沒有”，“下班前有重要緊急的事情沒有做嗎？”“沒有”，“公司發加班費嗎？”“沒有”，“那不回家干嗎？回家回家”，她就走了。她走了以后副總想了一下，她的話很有道理，第一，她沒有對不起我，第二，我從來沒有發現過她重要緊急的事情不做就下班的，重要的文件、緊急文件她都打了；第三，我們公司除非我自己親自批準不會發加班費，那她不回家干嗎？大家都在那里比賽誰最后走，都沒有想想看誰先把重要和緊急的事情做完，這個才是最重要的。 【自檢】 最近青島啤酒碰到兩個很強的對手：一個是燕京啤酒，在北方以數量取勝；第二個是華潤集團，自己不做啤酒，通過買別人的啤酒廠，用并購的方法把別人吃下來，以財務操作取勝。如果你是青島啤酒的老總，你會把什么東西當做是最重要與最緊急的事情？聽說青島啤酒以前到中央去要過錢，中央撥了款，給他們在全國大江南北買了好幾個啤酒廠。而現在青島啤酒正打進臺灣市場。你覺得哪個舉措更符合重要與緊急的原則呢？