上一篇文章講解了如何將隱性知識顯性化。根據企業戰略，梳理出需要管理的知識目錄，然后開始收集這些知識。如果是重要的隱性知識，需要將知識顯性化。知識顯化后，就成為顯性知識。

本篇文章中，我們將討論如何將顯性知識“結構化”。

顯然，我們收集和顯化知識是為了以后“利用”，那就要考慮如何能“方便”的利用。要將知識管理到：需要時能“及時找到”，最好是“推送”給需要這些知識的人，做到“拿來就用”。

要想“及時找到”或者“拿來就用”，需要將知識“結構化”。

所謂“結構化”就是這類知識受到某個管理制度的約束，當有新知識產生時，能及時進入知識庫。知識在進入知識庫時，會被設置“標簽”或“元數據”，可實現分類管理。“標簽”或“元數據”是反映文件屬性的“關鍵詞”。

知識庫提供多種“檢索策略”。在需要時，能通過“檢索”及時找到。甚至能將知識推送給需要這些知識的人，比如：通過標簽或元數據訂閱某類文件。也可將知識與業務流程連接，或者做成“知識地圖”。這樣可以在需要這些知識時，能夠立刻獲取。

企業里的顯性知識只有做到“結構化”，才算被企業真正管理起來了。否則，知識分散在員工個人電腦里；或者FTJ雖然存在于企業的知識庫里，但與外界沒有聯系，成為“知識孤島”，這樣的知識顯然已經顯化，但需要用時找不到，不能被有效共享和利用。這樣的顯性知識不能發揮作用和價值。

為了做好知識的“結構化”，這里給大家介紹兩個工具：企業內容管理和知識地圖。

一、企業內容管理

知識顯化后，離開人腦，需要一個新的載體，就成為文檔。文檔是 “企業內容”的一部分，所以，對顯性知識的管理可以借助企業內容管理（Enterprise Content Management，ECM）的工具和方法。

現在的ECM系統集成了WEB內容管理（WCM）、文檔管理（DM）、數字資產管理（DAM）、影像管理（IM）、記錄管理（RM）、協作管理（CM）、知識管理（KM）、門戶管理（PM）于一體?？蓪崿F對企業內容的全過程管理，包括獲取、存貯、管理、保護、呈現等過程，并且可以與業務流程結合。

ECM不但可以對結構化的數據和文檔進行管理，還可以將員工的郵件、掃描件、復印件、傳真件等非結構性的文件管理起來，實現知識的“結構化”。

所以，當我們將隱性知識顯性化后，后面就可以借助ECM工具來做知識管理了。順便說一句，我們只是利用ECM工具來做知識管理，顯然ECM不等于知識管理。ECM只能管理顯性知識,無法管理隱性知識；ECM除了管理顯性知識外，還可以管理數據和信息。

1、ECM與云計算系統

ECM與云計算系統結合，理論上，可以管理企業全部的顯性知識。使用今天的IT技術，可以實現將全部的文檔存放到計算機里。如果再使用云計算系統，員工沒有本地硬盤。這樣一來，員工生成的全部文檔都在公司的云服務器里，被公司全部管理起來。

舉個例子：要對一個研發項目的知識進行管理，在以前，只能管理《項目立項報告》、《實驗記錄》、《項目結題報告》這樣的結構性文件。通過ECM和云系統，項目進行過程中涉及的郵件、傳真、甚至聊天記錄這樣的非結構性文件，也可以管理起來了。

2、知識的多維分類

借助于ECM工具，知識庫里的文件可實現多維分類，滿足不同人的分類需求。比如技術研發項目的文件，項目管理人員希望將這些文件按項目分類，而人事部門希望按項目組和項目經理分類，技術企劃人員和新入職的研發人員則希望按技術種類進行分類。

知識庫里的文件只有一套，但系統可根據文件的“元數據”，根據不同人的分類需求，將文件以不同的分類形式呈現給不同的人。

知識的使用者還可以根據自己的需求，訂閱需要的文件。只要設定自己的“檢索策略”，也就是一套元數據的組合檢索方案，比如：2010年至2014年3D技術的發展趨勢調研報告。當有滿足條件的文件進入知識庫時，立刻會被推送給需求者。

借助企業內容管理的強大工具，可以實現對顯性知識的結構化管理。

二、知識地圖

將企業里的知識結構化，最好的工具是知識地圖。知識地圖不但可以向讀者展示知識體系整體結構，引導讀者快速找到知識，還提供知識之間的關聯關系。

知識地圖概念最初提出時，目的在于展示知識之間的關聯關系，就是展示思維過程中知識關聯的結點。因為人的思維及知識創新過程就是一個“知識關聯”的過程。比如，魯班發明“鋸”的過程：手被草葉劃傷，觀察發現草葉邊緣有鋸齒狀結構，進而聯想到如果用鐵片做出鋸齒的形狀就可以鋸木頭，于是鋸就被發明出來了。在這個過程中，草葉邊緣的“鋸齒狀結構”與“鐵片”關聯在一起，知識關聯的結點就是“用鐵做鋸齒狀結構”，涉及的知識有兩個，一是齒狀結構，另一個是金屬鐵。這就是“鋸”的知識地圖。

知識地圖在企業里實際應用過程中，更多的作用是展示知識體系的結構和知識導航。簡單的說就是方便讀者快速搞清楚做一件需要哪些知識，然后引導讀者快速找到這些知識。

展示知識關聯關系的作用不是太大。企業在實際操作時，也不是先畫出地圖，再收集知識。一般是將收集到的知識分類、分層級，然后根據分的結果做出地圖。

把企業里所有的知識都做成知識地圖當然是一件很理想的事情，企業全部的知識結構一目了然。但這樣做成本太高，沒有哪個企業愿意這么做。我在前幾期文章里講過，知識管理要挑重點，優先管理重要的知識。就是把那些重要的、迫切需要管理的知識，集中組織相關人員做成知識地圖。不重要的、不著急管理的知識，可利用第二代知識管理的工具和方法，通過被動式知識挖掘，慢慢形成知識地圖。

知識地圖按類型可分為四類：概念型知識地圖、流程型知識地圖、能力型知識地圖、專家型知識地圖。知識地圖常用的呈現形式有：文本目錄式、關系圖式、網頁式三種。

下面為大家逐一介紹。

1、概念型知識地圖

企業里各種業務都有相關的背景知識。這類知識一般是敘述性的知識，講“是什么（Know what）”。比如，汽車制造企業的員工當然要掌握汽車方面的知識。這類知識的“地圖”很簡單，使用文本文件就可以，將記載這類知識的文件的目錄整理好就可以了。先分成幾大類，再將每大類按層級分成若干小類，然后對應相關的文件名稱，做成目錄。

如果有條件，可在企業的ECM系統里做成網頁式的知識地圖。在一個網頁頁面上，展示一類知識的分類名稱（可同時展示幾級分類名稱），點擊名稱可進入詞條，閱讀相關知識內容。詞條里面的一些重要詞匯有下劃線，表明這個詞有“鏈接”，點擊后可以進入這個詞的詞條，看關于這個詞的解釋，這就是網頁式的知識地圖。

2、流程型知識地圖

流程知識呈現的是做一件具體事情有哪些步驟，以及每個步驟怎么做，是“Know how”的知識。流程型知識地圖當然要能展現流程步驟。一般的ECM系統里都會有“流程管理”功能，可以編輯流程結點，將做一件事的全部過程步驟都呈現出來。點擊每個步驟結點，會出現新的頁面，在這個頁面里呈現這一步驟需要做哪些具體的事情，以及怎么做。如果這一步驟需要產生文件交付物，以前的文件的鏈接會呈現在這里，使用者供參考。功能強大的系統，在這里還會提供以前做過這一事情的人的聯系方式，方便找前人咨詢相關內容。

這就是“關系圖式”的知識地圖。

這種流程型的知識地圖，實際上實現了“流程的知識化”，不但能讓人知道做事情的步驟，還能知道“怎么做”。讓做事情變得更容易。

3、能力型知識地圖

我在前幾期文章中提過，能力來自知識結構。無論是班組長、車間主任，還是研發總監，甚至總經理，都需要有相應的知識結構，才能具備足夠的能力，勝任這個崗位的工作。

能力型的知識地圖重點呈現勝任這個崗位需要哪些知識。顯然工程師和高級工程師需要掌握的知識是不一樣的。工程師變成高級工程師是需要時間的。

能力型知識地圖不但展示達到某些能力需要的知識，還設置了時間結點，就是到什么時間，需要掌握哪些知識。比如技術人員，第一年需要掌握哪些知識，第二年需要掌握哪些知識，等等。

能力知識分成：原理性知識（Know why）、技能性知識(know how)、事實性知識(know what)。能力型知識地圖相對要復雜一些，需要有專門的人來設計。

比如，工藝工程師，需要學習生產線上設備、工藝、使用原材料、常見的質量問題等知識。幾年后，工程師成為項目經理時，要學習如何帶領一個團隊完成一個設備改造項目，包括項目管理、預算管理、人員管理等知識。

不同崗位對應不同的能力，對應不同的知識。這類知識地圖重要的是“全面、完整”。通過“地圖”可以立刻知道他需要學習的全部業務知識有哪些。

用關系圖式知識地圖，像制做思維導圖一樣，將一個崗位需要的知識名稱都列出來。名稱有鏈接，點擊后進入新頁面，呈現下一級內容。最終關聯到文本文件或者流程圖。總之，要將一個崗位需要的知識全面呈現出來。

4、專家型知識地圖

企業里的知識不可能全部顯化，也沒必要全部顯化。顯化的知識也未必能適合全部的使用情況。很多時候，需要找到知識的宿主，也就是知識專家來獲取知識。

專家知識地圖是非常重要的知識地圖。我國臺灣知識管理界將“知識庫、知識社區、專家黃頁”稱為知識管理三寶。知識庫用來存放和管理顯性知識，知識社區用于隱性知識交流，而專家黃頁則是專家知識地圖。

專家知識地圖一般做成網頁式的，點擊一個專業領域的名稱，比如：互聯網技術，出來一個頁面，上面顯示這個領域的專家頭像和姓名，點擊專家姓名，出來專家的聯系方式，可以線下交流，也可以在線交流。

制做專家地圖關鍵是怎樣設定誰是專家?？梢杂?a style="color: black;" target="_blank">人力資源部門人工設置。目前最先進的理念是：現代社會，人人都是專家。如果認為自己是專家，可以給自己貼上專家的標簽。其他人也可以給自己認為水平很高的人貼專家的標簽。但專家是要解決問題的，每在網絡社區里解決一個問題，提問人會給專家做一個評價，獲得一定的積分。積分達到一定程度，就成為專家。

    將顯性知識制做成知識地圖，也就實現了顯性知識的結構化。顯性知識不但被管理起來，還方便利用。

通過“隱性知識顯性化”和“顯性知識結構化”，完成了知識管理重要的第二步：知識獲取。至此，知識管理工作最困難的兩個步驟就完成了。

后面還有顯性知識管理、隱性知識管理、知識的共享與利用、知識的創新等內容。但由于需要管理的知識已經完成“獲取”，后面的工作相對就比較簡單了，由于篇幅所限，后面的內容就不做介紹了，相信讀者朋友們自己就可以做好后面的工作。