出差費用管理制度周科榮老師

一、目的

適應公司業務快速發展，規范差旅費管理，節約差旅成本，規范員工出差審批、費用標準等事宜，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于因公出差的所有員工（領導班子成員出差費用按其他相關規定執行）。

三、相關定義

出差是指得到批準在本市以外，并且時間在12小時以上的因公外出。

四、員工及主管經理的責任

1.員工應承擔以下責任

1）出差前填寫出差申請并提交直接主管經理批準。

2）對發生的差旅費用進行合理的成本控制。

3）對各項差旅費用，在發生之前已經充分理解本制度對此的規定。

4）任何與本制度不符、或超出本制度所規定標準的費用，須事先經總經辦批準，并將總經辦的批示附在費用報銷單后，沒有批示將按正常標準或范圍報銷，超過標準或范圍的部分由個人承擔。

5）出差返回后，及時填寫正確的費用報銷單據并附上相應原始票據，報銷費用。

6）保證費用發生的真實性，如實申報本人所發生的出差費用及相關補助，嚴禁私費公報。

7）對于財務的詢問及問題反饋，及時予以回答和處理。

2.主管經理應承擔以下責任

1）對部門的出差需求進行合理有效的成本控制。

2）員工出差前，由直接主管經理審批員工的出差申請，避免不必要的出差，以控制成本。

3）對員工所報銷費用的必要性、真實性、合理性進行全面審核，確保所發生各項費用符合本制度。

4）對財務反饋的員工報銷問題予以關注。

3.公司所有員工均應熟悉本制度，采取適當的措施確保遵循本制度。

五、出差費用報銷管理機構及其職責

（一）公司總經辦

公司總經辦作為公司出差費用報銷管理的決策機構，主要職責包括：

1）審議決定公司出差費用報銷政策與制度；

2）審議決定公司出差費用報銷調整方案；

3）審議決定公司各部門的出差費用報銷標準、出差計劃、執行審批。

（二）財務部

財務資金部負責出差費用報銷管理日常工作，主要職責包括：

1）審核各員工遞交的出差費用的報銷單據；

2）查驗遞交票據的真實性，查驗費用是否符合當月預算；

3）遞交報銷單據給總經辦；

4）發放報銷金額；

5）根據費用報銷單編制會計分錄并裝訂相關憑證。

（三）各部門

各部門負責協助、配合財務資金部出差費用報銷的工作，主要職責包括：

1）合理預算出差費用；

2）根據公司出差費用標準進行差旅支出；

3）保存完整的票據及發票；

4）在規定的時間填寫費用報銷單及借款報銷明細表；

5）按照標準粘貼相關費用票據。

六、出差管理

(一）出差的申請

所有出差都須提前三日征得主管經理的批準，特殊情況除外。差旅行程的更改或延長都必須事先征得主管經理的同意。出差申請批準程序如下：

1.填寫“出差經費預算申請表”（應完整、詳細填寫，包括出差目的、啟程時間、預計外出公干時間、主要費用支出預算），交由所屬主管經理簽字。

2.若需要借支差旅費備用金者，還應填寫“借款審批單”，先由所屬主管經理審核簽字--再交由總經辦審批簽字--將原件交由財務人員確認后領取備用金。

3.原則上，公司不開放除差旅費外的各種借款，前款未清者不予辦理新的借支。借款標準為借款金額以能夠滿足業務周轉需要的最低限額。

(二）差旅費

差旅費是指員工外出公干期間為完成預定任務所發生的的必要、合理的費用，具體包括：交通費、餐飲費、餐費補助、住宿費、其他公務雜費。

1.交通費

1）交通費主要包括含往返票、火車票、輪船票、汽車巴士票、公共交通、出租車票等。

2）交通費標準范圍：機票經濟艙，平均每張不超過1000元（含稅）;高鐵、火車票、輪船票、出租票，二等座/經濟位/普通快車，實報實銷；汽車巴士票、公共交通實報實銷；異地出租票，單程不超過起步價3倍，實報實銷。

3）員工應從成本意識出發，合理預算出差時間，至少提前三日購買優惠交通票。但對具有限制性條款的優惠交通票可根據出差任務和時間要求合理選擇。

4）出差時，因根據出差地的遠近及業務的緊急程度選擇安全、省時、經濟的交通工具。兩、三名員工同行時可選擇乘坐同一輛出租達到目的地，但對于目的地不一致可擇優選擇出行方式。

5）員工乘坐早晚火車航班，早上8點前出發班次，晚上10點后到達班次，合規合理，可據實報銷交通費。

2.餐飲費

1）餐飲費主要是指因公出差發生的相關餐飲費用。

2）一般客戶方會免費提供餐飲服務，無此報銷項目；若特殊情況不包括，則憑票據實報實銷，每人每天不超過50元。

3）天數計算方式為：出差當天發車時間為11:00前算一天、20:00前算半天；達到公司駐地時間11:00后算半天、17:00后算一天。

4.住宿費

1）員工出差期間，應優先入住公司駐點住所、客戶安排的住所或公司簽約酒店，如遇無法安排等特殊情況方可入住其他酒店。

2）住宿費在公司費用標準內據實報銷，若入住的酒店標準超過公司住宿標準，事前須經總經辦報備。

3）員工出差提倡同性合住，若出差事由不同需要分攤費用的，在報銷住宿費時須注明分攤情況。

4）住宿發票上應注明住宿的起止時間、住宿單價、費用項目等信息，報銷時原則上提供詳細費用清單。

5）住宿費標準：一線城市，實報實銷，每人每天每間不超過300元；區縣城市，實報實銷，每人每天每間不超過200元。

5.其他公務雜費

1）員工因公出差發生的其他公務雜費。包括行李費、購票手續費、文件復印打印費等。

2）員工因乘坐廉價航空公司航班無免費的行李托運而產生的行李托運費或因帶有公司資料超免費托運而產生的托運費，經直接主管經理審批后方可報銷。

3）員工因公發生的機票、火車票等的退票手續費須注明退票原因，經直接主管經理審批后方可報銷。

七、出差費用報銷

（一）費用的歸屬

出差費用遵循誰受益誰承擔的原則。各部門應嚴格執行出差事前審批制度，確定出差費用的受益部門。若出差受益部門與員工所在部門不一致，出差申請經受益部門權簽人審批同意的，費用歸屬受益部門。

（二）票據要求

所有住宿、交通或其他任何費用報銷時須提供真是業務的合法、合規的原始票據。

（三）費用報銷的期限

1）所有費用須及時報銷。差旅結束后一周內需要提交費用報銷單、借款報銷明細表及相關原始票據憑證。最晚不得超過差旅結束后半個月，否則可能會遇到財務無法處理票據不予報銷的情況。

2）每周五為固定報銷日，如有特殊情況順延次周五。

八、獎懲規定

經核查事實違反本制度相關規定的，根據不同情況采取不同形式處罰；書面警告、部門出差費用比例下調、部門人員連帶責任積分扣減。

九、附則

本制度解釋權歸財務部所有。