前幾篇的顧問手記中已經就崗位設計的方法與注意點、崗位職責與崗位分析之間的關系、崗位職責如何梳理等內容進行了詳盡的描寫。本篇文章重點介紹崗位職責描述的過程出現的問題以及解決的方法。在前幾篇文章中都特別提到，崗位分析輸出的最后結果是崗位說明書，而目前我所進行的崗位分析，一般不再進行崗位說明書的編制工作，只是就崗位分析中的崗位職責描述進行重點的分析與討論

前段時間在幫助客戶完成組織結構落地后，進行了崗位職責描述的工作。盡管先期已對相關人員做了培訓，但提交的職責描述初稿中，還存在很多的問題，且很多都是一些基礎性的原則性的問題。出現這些問題的原因是多方面的，一是企業本身對職位和職責不重視，二是職責描述是一項技術性很強的工作，這項工作既需要對工作流程很熟悉、還需要豐富的實踐經驗，因而缺乏相應的方法解決這些問題。以下是我在多年的管理實踐中，在幫助客戶進行職責描述的過程中所發現的問題，并經過思考和積累，所形成的解決方法

1.        輸入過程和輸出的問題：要么輸入過于宏大，輸出卻是一個很微小的結果；要么輸入不能導出應有的輸出；要么就是有輸入沒有輸出，或者沒有輸入而只有過程和輸出；要么就是輸入不夠準確，隨意冠上一個輸入，不能形成一個統一的標準模式。例如，一個市場部的培訓主管崗位的其中一條職責描述是：“依據公司戰略規劃的要求，深入理解政策，掌握業務流程，第一時間提出疑問并解決疑問，以確保公司培訓的要求”。一個部門內部的培訓主管的崗位，事實上還沒法上升到公司戰略的高度去開展培訓工作的，因而這個輸入就顯得很大。再例如一個倉儲部的庫存主管崗位其中的一條職責是“每月庫存數目真實明確”，只有輸出，而沒有輸入和過程

關于輸入和輸出的問題，在前些年我們也強調這個，但在多年的實踐中逐漸發現，很多的輸入不一定能導致一個輸出，很多工作結果也不是只有一個輸入能獲得的。尤其是采用以人員為導向的職位分析方法的時候，這些客觀的問題更是如此，因而在最近幾年的職責描述中，已經不再建議寫出輸入與輸出，而只是將過程描述清楚就行

2.        職責描述的結構：大多數的企業在進行該項工作時，是隨意的，沒有一個框架，想到那里描述到那里。而事實上，職責描述也是有一個很強的結構化的框架的。常規采用的方式是，輸入+過程+輸出，輸入采用的標準格式是“依據+輸入”，過程采用的標準格式是“動詞+賓語”，輸出采用的標準格式是“確保+結果”

由于不再采用“輸入+過程+輸出”的結構，因而就會對過程的描述要求比較高。嚴格采用動賓的結構來描述過程。例如，其中一個精益工程師崗位的職責是“應用精益理念與技能，對生產中心精益推動工作進行評價和督導”，前一句是輸入，可以去掉，中間的過程沒有按照動賓結構。則可以調整為“評價并督導生產中心的精益推動工作”。簡單而又明確

3.        工作模塊分類問題：以前的工作相對比較簡單，沒有那么細化，所以在初期進行崗位職責描述過程中，是沒有將工作進行模塊化的。隨著工作的清晰度與工作要素的增加，工作也呈現多樣化和細節化的特點，因而就有必要將相似的工作模塊化。但如何將工作模塊化，也是很多企業在進行崗位職責描述過程中遇到的一個問題。這類問題的集中點有，一是上級崗位和下級崗位之間的工作模塊沒有統一，是分裂的狀態；二是工作模塊隨意性，沒有一個系統

如何構建工作模塊，在前一篇文章《如何梳理崗位職責》中已經特別提及。模塊工作可以部門為單位，將部門的各職能作為工作模塊分解到各個崗位。另外，從流程角度來看，工作可以分為核心業務和支撐業務，因而工作模塊也可以從這兩大類流程的角度進行劃分。例如，一個研發部的職能模塊可分為以下幾個方面，核心業務流程有，信息收集、產品開發、技術開發；支撐流程有，技術管理、知識管理、對外合作、部門管理。這七個工作模塊也是部門的職能，基本可以涵蓋研發部的所有工作

4.        職責描述模糊問題：崗位職責描述中，使用的一些詞匯不容易辨別具體的職責，例如大量使用“參與”“協助”“配合”等詞匯，造成工作職責描述的模糊性。例如“參與編制品質工作流程、規章制度”，“參與供應商質量保證能力評審”等職責描述，需要思考，該崗位在進行品質工作流程和規章制度的編制中，以及供應商評審中，具體做了哪些工作，如果只是“參與”“協助”則顯得很是模糊。再如，某助理崗位的職責描述，“協助經理安排經銷商導總部的拜訪”，“協助經理制定工作計劃”。究竟協助做哪些工作，其實是模糊不夠具體的

對于多樣化的工作崗位，也不能完全要求其非常明確的進行職責描述。然而隨著工作的增加，專業化的要求也越來越高，因而明確的職責描述就變得很有必要。例如上述中的“參與編制品質工作流程、規章制度”，這里面的參與工作，究竟是什么，是提供信息、編制初稿還是通知人員討論等等，就需要明確，而不能模糊的用這類“參與”、“協助”等詞匯表述。另外，要解決這個問題，還需要從崗位設計方面著手，澄清一些不需要設置的崗位，理清一些交叉的工作，這就會大大減少這類模糊的情形

5.        職責描述的差異化問題：幾乎所有的企業都存在崗位職責交叉與重疊的問題，未能將其中的差異尋找出來，對這個問題他們還找不到一個解決的方法。例如某公司研發部的軟件工程師的工作，分為幾個層級，助理軟件工程師、軟件工程師、高級軟件工程師、主任工程師，在目標與規劃這個工作模塊中，全部都是“實現方案設計”，在信息收集與分析工作模塊中，則全部是“參與產品研發需求收集并分析”

對于一個具有一定規模的企業而言，工作不僅僅需要分類，還應適當的進行分級。將簡單、一般、重要的工作分配給不同層級的崗位。崗位職責描述中的一個重要原則就是，崗位的上下和左右之間，職責不能重疊和交叉。但如果遇到同一工作的層級化問題該如何處理這個問題，則需要通過使用詞匯來進行。例如同樣一個招聘工作，則可以通過開展、組織、審核等不同的詞匯，區別招聘專員、招聘主管、招聘經理三個都需要行使招聘工作的崗位職責

6.        職責描述籠統的問題：在第一稿中，很多進行該項工作的人員，因為不了解崗位職責描述的重要性，以及描述的方法和工具，因而輸出的描述中有一些過于籠統，不能準確表達崗位的職責。例如某公司銷售部經理助理的崗位職責描述是這樣的：業務開發：努力工作，發揮團隊作用，多做業務；部門管理：帶領大家遵守廠紀，提高功效；生產計劃下達：計劃下達明確、合理；發貨管理：按時、按單發貨，選擇合理的發貨方式。通篇描述中都不具體，不能準確有效的表達該崗位的職責

職責描述要盡可能明確，且過程描述中不需要有形容詞和量詞等，例如上述提及的“努力工作”，需要思考的是，這個崗位究竟需要做什么事情，才能定義為努力工作、多做業務。至于是否是努力的，做的工作多還是少，則是下一步的事情，即績效管理中的工作