些人聽到估算就頭疼。我曾經(jīng)聽到一些聰明且經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理斷言，要估算他們項目的工作量是“不可能的”。我認(rèn)為這些人不懂得估算。我認(rèn)為這些人可能混淆了估算（對不確定事件進(jìn)行合情合理的評估）與超感官知覺（對不確定事件進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測）。或者在某些情況下，他們可能不做估算就準(zhǔn)備預(yù)算或報價。

　　我知道準(zhǔn)確估算是有可能的。我自己就做到過（我的一個項目曾被估算需要1300工時，結(jié)果用了1302工時完成），我也教過數(shù)千人怎樣做。回想一下克拉克定律：任何太過先進(jìn)的技術(shù)都會被誤認(rèn)為魔術(shù)。準(zhǔn)確估算也是一項技能，可以在實踐中學(xué)習(xí)提高，直至外行看起來像魔術(shù)的程度。

　　說起來好像多余，進(jìn)行估算的第一件事就是知道你要估算什么。現(xiàn)在，讓我們假設(shè)有人要求你估算粉刷你的臥室需要多少工作量（占用你多少時間）。雖然這是一件很小的工作，但它仍有相當(dāng)多的不確定性：

　　·你是否需要粉刷天花板和木器還是只有墻壁？

　　·有沒有需要粉刷的窗戶？這些窗戶有窗框嗎？

　　·房間里有家具嗎？能移動嗎？如果能移動，把它移回來是否算在“粉刷房間”之內(nèi)？

　　·選擇顏色是否包括在工作之內(nèi)？還有去商店購買涂料呢？

　　·需要刷多少遍？需要做什么特殊效果（例如大理石紋）嗎？

　　·有沒有人幫你做？還是你要一個人做完？

　　如果你不知道這些問題的答案，你有多個選擇。你可以完全拒絕去做估算；你可以做一個預(yù)留大量不確定性的估算；你可以對上述問題假設(shè)一些答案并根據(jù)這些假設(shè)做估算；你還可以在做估算之前取得上述問題的答案以減少不確定性。這些方法中每一個都是可以接受的，只要相關(guān)人員知道你使用哪個方法就行！

　　大多數(shù)時間，你會將幾種方法結(jié)合使用。你會做一些合理假設(shè)（并且你一定會把你的假設(shè)記錄下來！）。你會問一些問題。然后你就運(yùn)用自己的最佳判斷。

　　你可以用區(qū)間估算改進(jìn)你的最佳判斷。區(qū)間估算是怎樣的？在它的最簡單形式中，你對于你認(rèn)為可能需要的工作量估算一個低值和一個高值。例如，在粉刷你臥室這一案例中，而且假設(shè)只粉刷墻壁，你可能估算2到3小時。

　　區(qū)間估算背后的基本概念是你不需要知道所需工作量的精確值。你需要知道的是它不會比你的進(jìn)度表多出一整天。你需要知道的是它不是一件能在幾分鐘做完小事。只要實際結(jié)果落在估算值的2到3小時左右，你的估算就相當(dāng)不錯了。

　　即使實際結(jié)果超出了這個范圍，你的估算也是很好的，因為就當(dāng)時你能掌握的情況來說這已是你能做出的最佳估算了。另外，你可以從這次偏差（實際結(jié)果超出預(yù)測范圍）學(xué)到東西并改進(jìn)你以后的估算。

　　使用區(qū)間估算大大減少了估算過程的痛苦。如果你習(xí)慣于單點估算（見下文），要在2小時和3小時之間選擇會非常困難。甚至做出一個2.5小時的估算都會困難，因為你知道實際會多于或少于那個數(shù)量。使用區(qū)間估算讓你能在不確定性之下進(jìn)行操作。

　　單點估算是魔鬼的作坊；它們就是魔鬼！在任何情況下都不要向任何人提供一個單點估算。如果你的老板堅持要單點估算，那他或她很可能是想要一個預(yù)算，而非估算。給他們一個預(yù)算也沒問題，但你真的應(yīng)當(dāng)讓他們也知道你的估算，這樣他們就能了解你對預(yù)算數(shù)字的可靠性有多大信心了。

　　你可以通過三點區(qū)間估算進(jìn)一步改進(jìn)你的判斷。在簡單區(qū)間估算的低值和高值基礎(chǔ)上，你加上一個區(qū)間內(nèi)最有可能結(jié)果的評估。

　　比方說，假設(shè)你生活在電影《土撥鼠節(jié)》描繪的世界里，這樣你就能粉刷你的房間100遍，并且記錄下每次實際用了多少工作量。我們發(fā)現(xiàn)，你耗時從未少于2小時，也從未多于5小時。我們還發(fā)現(xiàn)你的實際用時結(jié)果構(gòu)成一個三角形分布，峰值在3小時。

　　由于得到了這一實際的歷史數(shù)據(jù)，對于粉刷一間相同大小的臥室，你就能夠估算出所需的工作量如下：

　　·最可能：3小時

　　·樂觀：2小時

　　·悲觀：5小時

　　我知道有這樣精彩完美的歷史數(shù)據(jù)來支持你的估算的機(jī)會將是絕無僅有的，但區(qū)間估算的好處是你不需要完美的數(shù)據(jù)。只要三點區(qū)間估算是合理的，誤差就可能在項目進(jìn)行的過程中相互抵消了。

　　即使在這個案例中，擁有完美的數(shù)據(jù)，你仍然不能準(zhǔn)確知道粉刷下一間臥室需要多少工時。可能是2.5小時，也可能是3.75小時，這不要緊。重要的是你有合理的估算；你的估算能讓你有效地管理項目。

　　準(zhǔn)備三點區(qū)間估算

　　準(zhǔn)備三點區(qū)間估算的技巧很重要，尤其是如果你的團(tuán)隊成員過去從未使用過這一技術(shù)。

　　一對一工作。讓我們再次用一個簡單案例開始，你需要一名團(tuán)隊成員去估算要完成一項特定工作可能需要他們多少工作量。第一步是要確認(rèn)你們兩個對于“估算”和“結(jié)果”的詞義有相同的理解。盡量保持你們的語言一致，即使你覺得有點別扭。

　　比如，人們總是喜歡問“你認(rèn)為這需要多久？”之類的話。這個問題可能產(chǎn)生一個期間估算而非一個工作量估算。一定要記住這樣問：“你認(rèn)為這項工作要用你多少時間？”

　　開始討論時要先審視下需要做的工作以確定你和你的團(tuán)隊成員對于工作任務(wù)有相同的理解。如果有不明確的地方，要確定怎樣處理，是作假設(shè)，還是去找答案，或者其他做法。

　　在你們對于工作達(dá)到適當(dāng)程度的一致之后，詢問他們對最可能工作量的估算。我通常用這樣的措辭，“如果這些假設(shè)是正確的，你認(rèn)為這件工作可能占用你多少時間？”在他們回答了這個問題之后，我問，“如果一切順利，如果你在這件事上很幸運(yùn)，還使用同樣的假設(shè)，你認(rèn)為這件工作會占用你多少時間？”然后用相似的措辭去得到一個悲觀的工作量估算。

　　要知道與任何一個人開始進(jìn)行的幾次談話都不會很順利。他們會產(chǎn)生另外的問題，或者在談話的任何一點上要求你進(jìn)行另外的假設(shè)。很好，隨他們?nèi)ァ椭麄兣实菍W(xué)習(xí)曲線。我的經(jīng)驗是大多數(shù)人需要3到5個來回才能接受這一過程。在這之后他們將會主動把三點估算交給你。

要不客氣地質(zhì)疑他們的估算，但是要建設(shè)性地詢問一些澄清性質(zhì)的問題。不要貶低他們的估算。如果你們的意見有分歧，最有可能的原因是你們對工作的理解不一致。努力找出并消除這些分歧。

　　以詢問最可能結(jié)果作為開始似乎也很重要 ，然后再問樂觀的結(jié)果，以及悲觀的結(jié)果。我不知道為什么，但是這個順序似乎效果最好。

　　小組工作。你的大部分估算不會是一對一做出來的，而是由一些小組作為一個團(tuán)隊計劃過程的一部分做出來的。這一基本過程對于這些小組來說是一樣的：

　　·對要做的工作進(jìn)行討論并取得一致。

　　·記錄下各個假設(shè)。

　　·從最可能結(jié)果開始作三點區(qū)間估算。

　　即使有些小組成員對于項目工作沒有足夠的專業(yè)知識，他們的參與也有助于將隱含的假設(shè)顯露出來，以及建立整個團(tuán)隊對于工作量估算的合作和理解。

　　有些項目經(jīng)理企圖通過只要兩個數(shù)字—最可能結(jié)果和一定變動范圍（例如，“10小時，增減2”）來加快三點區(qū)間估算的進(jìn)度。即使這種表述相當(dāng)于三點區(qū)間估算的8、10、12，以我的經(jīng)驗，它缺乏我的估算過程中的豐富內(nèi)容，它似乎也沒有同樣程度的深思熟慮。

　　認(rèn)識估算工作的關(guān)鍵成果

　　當(dāng)我教人進(jìn)行估算時，我強(qiáng)調(diào)估算工作的最重要成果是一個準(zhǔn)確的項目預(yù)算—實際結(jié)果落在預(yù)算基準(zhǔn)線的可接受區(qū)間內(nèi)。可接受的預(yù)算準(zhǔn)確度因項目的不同而不同：

　　·在新產(chǎn)品開發(fā)（NPD）中，項目最終成本達(dá)到最初估算的3至4倍是可以接受的。

　　·在信息技術(shù)中，如果各項要求經(jīng)協(xié)商一致且保持不變，±10%是一個合理目標(biāo)，然而如果該項目的任務(wù)是必須完成的，那么NPD的+300%至400%也可以是完全可以接受的。

　　·對于一個固定價格的顧問合同，管理層可能不愿意接受任何的超支。

　　我主張，如果滿足兩個條件：（a）工程項目的實際結(jié)果大部分時候能落在估算區(qū)間內(nèi)，以及（b）實際結(jié)果的總和接近于區(qū)間估算的期望值總和，一項估算就是準(zhǔn)確的。簡而言之，我們關(guān)心總數(shù)。我們關(guān)心單個結(jié)果只是達(dá)到最終目的的手段而已。

　　我來做個說明。比如我們有一個項目包含100項工作。簡單起見，讓我們暫時忽略排期問題，而且讓我們進(jìn)一步假設(shè)每一項工作都有20、25、30小時工作量的三點區(qū)間估算。每一單項工作的預(yù)算將是25小時（這一點后面有論述），于是這一項目的預(yù)算將是2,500小時。

　　如果這一項目按計劃進(jìn)行，大部分的工作項，也許70%左右，其實際成本將會在預(yù)算工作量的1到2小時誤差之內(nèi)。1至2項可能耗費(fèi)多達(dá)30小時；1至2項可能只用20小時。但是項目的總體工作量可能非常接近2,500小時。從統(tǒng)計上，我們有大約95%的概率該項目的完工時間將會落在±50小時的區(qū)間內(nèi)。不錯！

　　作為對比，我們拿一個相似的包含100項工作的項目，只是每一項工作的區(qū)間估算為10、25、和40小時工作量。我們?nèi)詫檫@一項目做2500小時的預(yù)算，但實現(xiàn)±50小時之內(nèi)誤差的概率只有大約60%。如果我們想要95%的準(zhǔn)確度，需要將誤差范圍增大到±120小時。

　　三點區(qū)間估算鼓勵團(tuán)隊中每個人既要用足又不浪費(fèi)時間和工作量以正確完成其工作項，這有助于達(dá)到我們的準(zhǔn)確度目標(biāo)。我們避免了許多不當(dāng)行為，包括：

　　·團(tuán)隊成員可能會用足預(yù)算，即使他們不需要這樣。

　　·團(tuán)隊成員可能偷工減料以避免超出預(yù)算。

　　·該項目的各級經(jīng)理可能在解釋細(xì)小偏差上浪費(fèi)時間。

　　·經(jīng)理們可能會操縱報告數(shù)字以使估算看起來“更好”。

　　最后一點：在有些情況下單點估算就足夠了。例如，我們能夠安全地預(yù)測一次一小時的七人團(tuán)隊會議需要7小時的工作量。有沒有可能只有六個人參加？會不會用一個半小時？當(dāng)然有可能，但是這種誤差機(jī)會是如此之小，我們可以安全地將其忽略。

　　估算不足會讓你瘋掉。你將要無休止地解釋為何你會超預(yù)算以及延誤工期。你將要無休止地面對惱怒的客戶和崩潰團(tuán)隊成員。過度估算也好不了多少。你的項目將無法得到批準(zhǔn)，因為它們看起來太昂貴了。如果你的辯解被認(rèn)為別有用心的，你甚至?xí)G掉工作。

　　三點估算不會把你送到天堂。但是對于被你的項目影響到的每個人，它們會讓他的生活得到更多報償。