淺論組織的全面項目管理導入模式

                                                                          劉國靖

項目管理作為一項有效的管理模式,注重工程化與簡單化,基本不需要進行大規模硬件投資,推行項目管理的投資風險較低。項目管理在發達國家的組織中發揮著重大作用。國內各類組織中推行項目管理收效不理想的主要原因在于組織決策者普遍認為項目管理僅僅是一種技術性的底層管理模式,沒有將項目管理與組織的戰略設計與實施相結合,僅在組織技術管理操作層面局部推行;組織對現代項目管理的系統性、動態性和開放性認識不夠,對現代項目管理的理念理解不深;組織文化、組織架構、業務流程、員工的知識能力結構以及組織績效評定體系沒有在整體上圍繞項目管理的特點和要求進行設計,使得企業項目資源的配置難以實現選優和優化。筆者在多年來從事項目管理理論研究與項目管理實踐探索中,總結出了一套在國內各類組織中推行項目管理的較為通用的有效推進模式。

1.樹立以項目為中心的理念

項目管理是組織戰略規劃、戰略實施與戰略調整的主要手段。長期以來,國內各類組織沿用計劃體制的管理模式,強調部門與職能,重分析輕綜合,重常規輕變化,注重各類資源在職能部門內部的分配與占用,強調以局部的職能為中心,績效考核體系不利于組織的各類創新,導致政出多門、資源分散、重復建設、化整為零、使得組織的系統集成能力不足,效率與效益低下。

通過對組織全體員工進行新商業環境與現代組織管理變革的系統培訓,使得組織各級管理者能夠樹立以項目為中心的經營管理理念,能夠站在組織全局決策的高度來認識項目和項目管理。要使全體員工樹立在變革中求發展的工作理念,充分認識到以項目為單元的創新活動在組織發展中處于戰略地位。使全體員工認識到現代項目管理是面對變化與不確定性,提高組織競爭力與促進其發展的關鍵,是成功的關鍵。使全體員工認識到項目的績效具有效益性、效率性、風險性和遞延性的特點,組織的績效考核體系要圍繞項目的特點重新設置。

2.把握項目管理知識體系

項目管理屬于集大成的管理，對于其它各門類的管理課程來說，項目管理“如同打基礎、搭框架、做總體”，而其它門類的管理課程相當于“精裝修”。由于學科專業劃分得過于狹窄,國內各類組織內部的管理知識體系結構普遍存在不合理的問題,在應用項目管理的過程中缺乏標準性與系統性。具體表現為工具方法體系不完善,工作與職能體系不健全,知識體系沒有得到有效整合,這使得各類組織的產品與服務的提供在具體的技術方法層、系統方法層與哲理層三個層面上被割裂,造成產品與服務的提供在流程上難以達到平衡和有序。

經過組織的具體項目管理實踐,使全體員工能夠理解現代項目管理體系的最大特征是模塊化與系統化,是多個專業領域理論與實踐的結合。例如，現代裝備制造企業在產品設計、開發、生產和銷售過程中推行項目管理,需要使全體管理者掌握的內容涉及范圍管理、時間管理、成本管理、人力資源管理、風險管理、質量管理、采購管理、溝通管理和集成管理九大知識領域。現代項目管理涉及項目啟動、項目計劃、項目執行、項目控制以及項目收尾五個過程。要使全體員工根據具體產品與服務的特征,自覺按照項目管理體系進行工作分配與職責定位。

3.組織再造,建立混合矩陣式管理組織

國內各類組織有80%以上仍因循職能式管理的組織模式,各職能部門的權限過大,條塊分割、利益部門化傾向較為普遍，項目資源的橫向流動常常受到不良制約,不合理的組織結構成為制約國內各類經濟組織建立和保持競爭優勢的主要因素。

按照“先整體后局部，淡化職能、強化功能，淡化專業、強化成果”的總體思路，對國內各類組織的現有職能型組織結構進行再造,構建混合矩陣式管理組織,由常設的項目管理辦公室在組織決策層的直接領導下,負責組織中項目的總體規劃與項目資源統籌以及重大項目的協調推進,制定和維護組織中的項目管理標準和流程,培訓項目管理人員,并參加對項目所涉及職能部門工作績效的考核;適當削弱原有職能部門的資源配置權限,增強原有職能部門的服務與支持職能,使整個組織在一定的產品與技術平臺上按產品項目配置資源,這對改善國內各類組織的管理與服務具有重大作用。

4.培養項目管理骨干,把握項目管理流程與工具方法

國內各類組織推行項目管理,需要大批項目管理骨干。由組織培養項目管理骨干,形成組織內部的“特種作戰部隊”,并把握項目管理流程與工具方法,對于降低項目管理的隨意性,提高成功率具有重大意義。掌握項目管理的流程和方法,形成項目管理習慣,對降低項目風險,提高效益和效率具有直接意義。

長期以來,國內各類組織普遍缺乏創新管理的有效積累,對項目的把握能力較弱,缺乏對項目管理流程與工具方法的把握和共識。項目管理的意義在于實踐中的具體運用,項目管理的流程主要有項目選擇與確定、項目的目標與范圍描述、重大里程碑計劃、組織設計、工作分解、責任分配、資源計劃、費用分解、網絡計劃圖繪制、成本累計曲線繪制、風險管理、進展狀態控制、項目總結以及移交、項目后評價等內容,具有嚴格的規范性和程序性。

項目管理工具方法體系體現了多學科知識與技能的融合。主要有要素分層法、方案比較法、資金的時間價值、評價指標體系、項目財務評價、不確定性分析、環境影響評價、項目融資、模擬技術、里程碑計劃、工作分解結構、責任矩陣、網絡計劃技術、甘特圖、資源費用曲線、質量技術文件、并行工程、數理統計、偏差分析、決策樹、魚骨刺圖、直方圖、生命周期成本等工具方法,隨著計算機技術的不斷發展,項目管理軟件技術進步很快,項目管理工具方法體系更直接地體現在具體的項目管理軟件當中。

5.重視知識管理,實現技術與管理的標準化和流程化

良好的知識管理是各類組織所有運營與管理活動的最高境界。其主要活動分別是知識獲取、知識篩選、知識創造、內部化、外部化;次要活動是領導、協調、控制以及測量。項目管理注重人員的專業化培養,要依靠標準化與流程化將知識與載體分離,并將個人的知識、經驗與能力轉化為企業的知識、經驗與能力。實現技術與管理的標準化與流程化,是各類組織的一項基礎管理工作,對組織項目管理水平的迅速提高具有重要意義。

例如，企業的產品生產、市場營銷以及組織再造具有很強的任務性特點,如果能將每次產品開發、設計、制造、交付的經驗教訓以及各類文件資料按照嚴密的標準和流程進行整理歸檔,并按階段設定項目監控點,進行項目進展狀況、變更狀況等有關管理與技術資料的收集與整理,就能夠快速積累組織的無形資產,形成組織獨特的項目管理知識體系。國內企業在推行項目管理的過程中,往往不能將項目實施全過程所形成的新知識、新工藝、新技術、新信息、新數據進行有效積累,以形成企業的知識和無形資產,這使得國內各類經濟組織在實施新項目的過程中難以有效借鑒以往的經驗和教訓,最終使組織的項目管理、標準化管理和知識管理不能有效結合,從而使組織的整體效率和效益指標提升較慢,創新能力難以持續提高,競爭優勢難以保持。

總之,國內各類組織推進項目管理模式應該做好六個需要:一是需要營造以項目為中心的管理理念與管理文化;二是需要在組織范圍內進行項目管理體系的培訓;三是需要培養項目管理骨干隊伍;四是需要對組織進行復合矩陣式組織的再造;五是需要嚴格按項目管理的流程和工具方法開展運營與管理工作;六是需要重視組織的知識管理,實現組織技術與管理工作的標準化與流程化。