高效時間管理訓練第五天--陳錦華

嗨！有毅力的朋友們：

大家好！

今天已經是第五天了，也許你當時覺得一周很容易，也許你行動后有多次放棄的想法，但不管怎么樣你都堅持到了今天，這是一個可喜的進步，鶴寧為你高興。其實任何事情都是三個階段：想起來容易、做起來難、做完后再看確實容易。很多人始終處在第一個階段，他們對什么事情都夸夸其談，唯一缺乏的就是行動；第二種人比第一種強很多，但總是沒有毅力，容易放棄、容易找理由和借口告訴自己不行；只有堅持到最后的人才會成為第三種人，當你做完后再回頭看看：確實很簡單，而且收獲很大。在此祝愿大家都能成為堅持到底的人。

自從第一天你親自動手制訂過一份時間計劃后，我們已有好幾天沒進行實戰演練了。在這一節中，我們將進行具體的時間管理規劃，為自己（而不是練習題中的人物）制訂一份完整的時間表。正如前一節所說的，不同的人適合不同的時間管理類型，因此，本節按由粗到細的順序介紹時間管理的程序，你可以選擇適合自己的細化度。

準備開始：

找出第三節中繪制的樹圖，以它為參考，開始規劃。

你也許會說，我只是想訂一個如何應付下個月考試的計劃，并不想做出關于整整一生的宏偉計劃。整體計劃就像一座大廈，各段時間的計劃則像大廈中的一間間房子，如果你對整體目標不明確，大廈的框架沒有搭好，房間的位置也無法確定。不愿思考整體計劃有兩個原因：一是一切都由別人代為設計妥當；二是從來沒有考慮過這個問題。一旦你開始考慮，就會發現有必要從大框架開始。例如個人理財學把人生分為幾個不同的階段：

20-30歲是由求知到收益的過渡；30-40歲是儲備時期；40-50歲應正視現實，調整財務狀況；50-60歲則應為退休做準備；60 歲以后是幸福的晚年。然后再根據每個階段的特點制訂投資的具體策略。進行時間管理也應如此。只不過劃分階段的標準是你的人生目標，而不用按著上面的樣子機械地劃分。盡可能詳細地描述你當前所處的階段，寫下來，以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什么？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什么時候？你現在的感受如何？等等。明確階段目標后，進一步將其細化，對未來的一年進行規劃。

進行規劃并不意味著把未來的365 天的日程安排得滿滿當當，而是明確以下問題的答案：

1. 我希望在這一年過去以后得到什么？
2. 除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？
3. 我必須做哪些事情？
4. 這些事情必須在什么時候完成？
5. 這一年中有哪幾個關鍵的任務？
6. 我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間？
7. 預計有哪些事情會干擾今年計劃的執行？（如搬家、生小孩。）
8. 今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準備怎樣充分利用這段時間？
9. 今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？
10. 對這些問題心中有數以后，你就能自如地安排這一年的時間。

下一步，我們就該為這一年寫時間規劃了。寫的時候，請注意下面幾點：

1. 首先安排固定項目

首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然后安排每天的日常活動，如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以后，你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。

2. 根據你的生物鐘安排時間

把重要的任務安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空余時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優先度高的任務分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學習新知識。

3．把較大的任務分割成易于控制的小塊

當你面對一個巨大的任務，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然后相應地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任務的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕；其次，把一個任務拆分為若干塊，可以使你的進度顯得更顯著，并能多次體會達到目標的喜悅；再次，較小的任務段易于估計時間，從而加強對完成時間的控制。

4. 充分利用零碎時間

從時間表中"剪裁"大塊大塊的時間后，剩下的邊角余料可不能浪費。可以用它復習學過的知識、做一兩節操。一個利用小塊時間的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。

5. 為每件事情設定明確的起止時間

這樣可以防止項目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。

6．留出充分的休息和娛樂時間

在制訂時間表時，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計劃，就應該為生活中真實的你“度身訂做”，預留出你需要的休息和娛樂時間，使你保持良好的狀態和愉快的心情。否則，執行的時候會不斷打亂計劃，不但沒有節省時間，反而使其他事情也脫離預定軌道。

7．留出機動時間，不要把所有的時間都填滿

為突發事件預留時間。一個填得滿滿當當的計劃表是沒有“防震”性能的，稍有意外，整個計劃都會“破碎”，無法執行。訂完計劃后，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：

1．事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？

先處理重要的和緊急的事情，發展型任務優于維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。

2．每天應有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。

3．對于有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。

4．把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進行調整。

下面總結了二十個節省時間的方法，請根據你的需要選用它們：

1. 對目標、任務、會議等事件分別按優先級進行排序。

2. 從優先級最高的事物著手。

3. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現在開始做。

4. 把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。

5. 為自己創造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。

6. 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。

7. 當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。

8. 學會委派別人做事。

9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。

10. 減少例行事務：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先級很低的任務。

11. 避免完美主義。記住80/20 定律。

12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。

13. 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發事件。

14. 設置時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3 分鐘。

15. 聚精會神地做手頭的事情。

16. 處理重要事情時，使用大塊的時間。

17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易。

18. 文書工作爭取只處理一次。

19. 在行動以前，徹底地思索整件工作。

20. 第一次就做好。

進行時間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作，需要耐心、毅力、練習和計劃。進行良好的時間管理，同樣需要這些品質。當雞蛋越來越多，情況越來越糟的時候，你要有能力控制局面，把握好間隔和規律——這正是時間管理的內容。工作時，要持之以恒地進行時間管理。你要參加業務會談，要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在于幫助你達到工作上的目標，它能使你最大程度地發揮自己的作用，并在工作和個人生活之間保持平衡。

不要小看今天的課程，無論你多么聰明，這堂課都會帶給你巨大的收獲，因為，這是被無數成功者驗證過的簡單有效的方法，如果你真要去上現場課程，這幾天的課程費用至少要用五位數來計算。并且，我個人認為這些課程的價值遠遠不至這些。今天我只想提醒大家：容易得到的東西或者知識，人是最不知道珍惜的！我只希望大家能夠把這些知識精髓提煉給自己應用，雖然你沒有付出什么，但是時間也是巨大的成本。加油！堅持到底，不斷實踐，你一定會成功。

陳錦華老師

知名華人演講家、暢銷書《心靈動力》作者

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