主管的基本功能

主管是人人羨慕的職位，不但有可觀的收入，又有尊嚴的社會地位。主管位尊權大，并非人人皆可登上此一寶座，但榮膺這一寶座的卻不一定有卓越的表現，甚至有許多身歷其境的主管，常因處事不夠嚴格，人際關系的通用不夠圓熟，以致于“尺寸”把握不準，而大惑主管難也！因此，本文分兩部分來討論，一方面探討主管的基本功能，另一方面則剖析主管如何做好管理工作。

一）：主管的性質與內涵

主管是勞心而非勞力者

所謂勞心者是指運用其智慧，發掘潛在問題，進而深入分析，提出解決對策的；勞力者是指憑自身實力，勞碌工作，而少用大腦思考問題的，孟子說：勞心者役人，勞力者役于人。

主管是人才而非人手

企業的強弱是看各類人才（運用腦力去管理部屬者）是否多而全，而不是只求人手（依照上司旨意辦事的人）多，人多只是勢眾，但不一定能成事。

主管不是主官

主管不是做官，而是引導別人把事做好的人，因此主管并非事必躬親者。既然不是當官，就不能有“官大學問大”的心態，頭銜高并非一定實力強，名副其實才是真主管。

主管是既管又理的人

過去是勞力者密集的天下，是人找事、人求事的時代；現今則是技術、資金、信息與人才密集的時代，找事已變成求才；因此，主管的角色不能再憑至高無上的權威，頤氣使人、管教、漫罵的待人方式已經落伍，起而代之的是講理、注意理性和身教的方式管理員工，故主管不只是講求管教，還要講求合理、合法及合情。

主管是負責單位業績成敗的人

企業各部門若有良好的業績，大家都會說主管的領導有方。然而，計算成敗其實應按90：10的原則，有錯則大過由上（90）往下（10）記，有功則應由下（90）往上（10）記。

主管是調和各方關系的人

主管既要盡力而為、領導部屬完成上級所交給的任務，另一方面，又要善于伙計本分，設法爭取到老板的支持與信任，方能順利完成任務。由于這種兩面關系，故常遇到“該說的不能說”、“不該說的非說不可”的兩難境地。

二）：主管工作的內涵

主管是推動群策群力以求成功的人，其工作深富有挑戰性，但也因掌舵該單位的方向及政策方針的制定與執行，故因任重道遠而飽受工作壓力的催逼。主管的工作內涵主要有以下幾點特征：

工作進度異常緊湊

主管因處在負責工作單位的內外聯系，又要處理例行性業務與某些突發性事件，加上業務的規劃、執行權力與考核都要主管來構思與推動，因此，可謂“集三千寵愛于一身”，工作繁重而忙碌，而一有空閑，書信電話緊隨而來，部屬的請示又剝奪了他不少時間，因此，主管幾乎沒有真正的休息時間，主管似乎無權可說：現在我的工作都做完了。

工作特點簡短、片段和多變

主管是某一部門的靈魂人物、決策者，各方面都要找他，但他一天只有24小時，因此除了加強工作進度以外，就是盡量縮短活動、推掉或避免冗長費心費力的工作，以加速信息的傳輸和業務的進行，因此，主管根本無法細想，這并不是說主管不用大腦，而是他忙碌得無心專心做好規劃工作。

主管都是行動導向者，且特別偏愛口頭溝通

主管由于工作壓力大，很多事情都是十萬火急，故常以“務實”的態度，“兵來將擋，水來土淹”，不在深入分析問題如何形成與惡化過程，而事實上也不可能允許他對事件的來龍去脈、因果關系作詳細的澄清，因此，都是行動導向，以處理如何做，而非事實本質為最高準則。

主管工作最大的危險是不能深入

主管是“成事與做事”兼并的，又要辦多事與辦好事，在這種壓力下，他無法不接受最多的任務，但卻不容易把責任授予他人，因此授權與培養部屬使他備受困惑，凡事找“頭”，但他又分身無術，只好看哪個事緊急就先應付，但緊急又與重要性往往難以兩全，結果樣樣都管，樣樣不管，落得變成蜻蜓點水不深入的后果。

主管的工作仍以藝術成分居多

主管是從事管人理事的工作，問題是他的處理結果是要通過人來完成，而且等級愈高，愈是要靠人來辦事，同時也需要收集各個方面信息再做卓越的判斷，主管當久之后，會養成他獨斷專行的習慣，依憑直覺與經驗，而不太重視科學的分析，因這樣常緩不濟急。管人至今仍屬高度藝術的范疇，而主管欲思考如何做決策，卻又無法作深入的分析研究。

三）：主管的管理功能

主管的管理功能有規劃、組織、用人、指揮及控制等，它們彼此之間有一個前后銜接的關系。

規劃是知己知彼、百戰百勝的工夫，規劃是一種知己知彼的工作，也是企業管理的首要功能，主管只要規劃做的好，其他事就可順利開展。規劃主要有四大要點：

A:評估外界環境形勢的變化，分析有那些形勢對自己是機會，那些是威脅。規劃是講求如何運籌帷幄、化不利為機會的工夫。

B:了解本身有那些優點（資源），自己的強處與弱點在那里，以尋求有利于自己的方面，界定自己的生存空間與發展方向，以發揮所長，貢獻企業未來發展。

C:建立負責部門的整體目標與長期發展計劃，這些目標是用來對待未來形勢發展所作的預測，加上某些“勉強”成分所定的高標準，而以這些目標和計劃做為部門努力的方向和業績衡量的標準。

D:依據整體目標再制定部門的政策方針與策略，讓人力、物力及時間等資源做最充分與最有效的利用。

組織要求團對合作，建立共識，組織的目的就是要將一群烏合之眾化為百萬雄師，強調“三個臭皮匠勝過一個諸葛亮”。主管是成事者，故不能再事必躬親，而要本著“組織設計”發揮團隊合作的效果，使整體大于個別之和，一般而言，組織設計設涉及到以下三種做法：

A:組織是將各種心態不一的引導向統一的目標，須通過溝通、協調、忍讓、共識及合作來建立共識。

B:主管應對每個部屬充分的了解，設法使他發揮所長，以達到分工專業化的效果，組織是人才的組合，也是每個人要發揮其專業才能的所在。

C:主管除設法讓部屬充分表現外，更應透過各種溝通與協調工夫，使部屬上下一心，主管要通過理念的灌輸、會議、目標和各種制度設計，促使大家彼此相互配合，同心協力，拋棄本位主義。

用人要求知人善任，適才適所，企業是要靠人來提高生產力的，主管懂得用人之道才能水漲船高，傾其心智去規劃大事，否則若不敢授權，盡己全力只能做些小事，主管的用人一般應注意：

A :人才靠培養，挖角不能建立共識；

B:士為知己者死，人的能力與向心力是靠激勵來發揮其潛能的；

C:我們要用的是最適合的人，而非最好的人；

D:培養部屬工作的成熟感，使其潛力浮出水面；

E:利用輪調或第二專長的培養，使部屬能接棒。

4．指揮能建立共識，培養使命感，部屬是主管的鏡子，有怎樣的部屬就有怎樣的主管，主管必須設法讓部屬建立共識，賦予責任心與使命感，員工才有勇于做事的報復和主人感，故主管應注意：

A:身教重于言教，待人首重誠心；

B:設法使部屬成為自己的信徒；

C:身先士卒，要求部屬之前要先要求自己；

D:推行在公眾面前表揚，在私下里處理過錯；

E:獎懲應活用，但應遵守多表揚少斥責的原則。

5．控制是追蹤考核，確保目標達到，規劃落實，作為主管，必須事先制定各種衡量準則，掌握反饋信息，才能掌握大局，完成任務，主管應做到：

A:不要有“亡羊補牢”的思想；

B:重點管理，注意各種例外情況；

C:定期評估業績，而非年終才算總帳；

D:評估標準明確具體，盡可能量化；

E:機會教育，吸取別人的慘痛教訓，避免重蹈覆轍。

四）：主管應具備的能力與條件

主管一般應具備技術、人際、全局、判斷四種管理技巧，這些技巧并非與生俱來的，而是靠后天的培養和努力而得的。

技術主要包括專業性的知識、對專業問題的分析能力、專業工具及專業技術的熟練程度，作為主管，不管是銷售、生產、人事，還是財務、研究、信息等各個方面的知識都應鉆研，技術越好，越能與他人協調與合作。

人際技巧重點在與人的合作，作為一個主管，是否擁有良好的人際技巧，可從三個方面來觀察：他用什么方式去看他的上司、同事及部屬？他用什么方式去了解上訴這些人對他的看法？他如何處理上訴兩個問題？人際技巧是一種時時刻刻自然流露的活動表現，主管并非只在做決策時才需要正確了解他人的能力，主管應切記：自己的一言一行，對部屬都有不可言喻的影響。

全局性是要求主管能否從企業的整體來看問題，同時認清各組織各部門之間的相依性，只有產、供、銷、人、研、財、信等各個部門的密切配合，企業才能有綜合效果而言；同時要求主管能否同企業界、社會、政府、學校等力量保持一種什么樣的關系，能否發現其根源，為我企業所利用，對我企業有利。

判斷對于一個主管來說非常重要，企業經營錯綜復雜、撲簌迷離、常常通過主管了解來龍去脈因果關系，從而找到問題的真正癥結所在，主管站在整體的高度去探討、描述、解釋、分析、綜合歸納企業問題，進而提出問題解決方案。主管要求能動灼先機、未雨綢繆，這樣就能化危機成轉機，最后變成良機，判斷是為解決問題而非制造問題。

作為90年代末期的高新技術企業，對主管必然有更高的要求。新時代要求主管還要具備創造性的洞察力，洞察力包括從各種角度去觀察問題，從而抓住問題的核心，它能有助于擬訂成功的策略；敏感力就是如何把人結合在一種文化內，使他們自動自發的追求高目標，面對面溝通、持續性訓練與發展、創造性獎勵辦法、工作保障，都顯示了培養強有力文化的那種敏感力，少了它，員工就會缺乏干勁、感覺未受重用、甚至感覺受剝削；高瞻遠矚能在內心從已知走向未知，也就是綜合事實、數字、希望、夢想、危險以及機會，而創造未來，忍耐要求你活在現實里，高瞻遠矚和忍耐的能力有助于塑造一個卓越的未來，不急不躁的邁向這個遠景；應變與集中的能力則能刺激你預測未來的需求，事先推測該注意的困難，而不是使企業立即受到壓力，即使發生了不測，也能引導推行變革的努力方向。

借助孫子的說法，一位主管應具備的條件是“將者，智、信、仁、勇、嚴”。主管要有過人的智慧，以作出正確判斷，作出合理的決策；要言出必行，以建立威信，同時要信賴部屬，進而獲得部屬的信賴；要有仁德，要愛護和關懷部屬；要有道德和做事的勇氣，能下決斷，并有魄力地執行任務，敢作敢當；必須嚴守紀律，尊重制度，賞罰分明。