酒店政務接待禮儀及接待工作程序

                                  酒店行業(yè)講師：宋德標

重要賓客接待是政務接待中的一種特殊形式。為了進一步規(guī)范重要賓客接待工作，更好地完成接待任務，綜合實踐經(jīng)驗和接待基本禮儀常識，總結出重要賓客接待的基本流程，以期能指導各部門基本操作。

   第一部分：接待重要賓客

　　一、重要賓客抵達前的準備工作

　　１、受領任務；參加布置重賓接待任務的會議，接到接待任務的通知或領導直接交辦。

2、布置任務；召開會議，通報任務基本情況，傳達董事長、總經(jīng)理指示和要求、確定重要客人住地、明確任務，責任到人，加強保密。

3、設立重要賓客接待方案，熟悉情況，負責做好有關協(xié)調和調配工作。

4、派員打前站，掌握重要賓客出發(fā)時間、集中地點和車輛，掌握前站路線，通知前站單位做好相關準備，確定前站人員的具體分工，每個細節(jié)安排到位(查看設施、確定菜譜、征詢等)。

5、制定接待方案；明確下塌重要賓客樓層及用房；明確重要賓客考察內容、地點、時間、路線及行程。安排宴請和平時就餐；明確警衛(wèi)級別；呈報接待方案。

6、資料打印；包括重要賓客作息時間、住房安排、日程手冊、名單、席卡等資料，匯報材料和考察點的情況簡介的打印；制作行李牌。

7、準備客房；

檢修房間設施；床上用品更新。房內水、電、冷、暖設備的有效控制；去除房間異味。保證電話線暢通，并根據(jù)要求設置好重要賓客房間電話。電視頻道按序調試好，重要賓客房間擺放鮮花、盆景、食品、報紙、文房四寶；準備好匯報會會場。

8、準備就餐場地；檢修餐廳設施 (照明、音響、空調、桌椅等)，就餐人數(shù)、方式、標準、時間。搞好室內衛(wèi)生和餐具衛(wèi)生，保證室內空氣清新、流暢；各種物資保證齊全、及時供應。

9、環(huán)境布置；修理花草；布置室外花壇，清洗、檢修噴泉、路燈；保安部門掌握度假村其它常住客人的情況，搞好要害部門的安全防范，檢查消防設施是否正常。

10、了解重要賓客生活習慣；掌握其基本情況 (稱謂、年齡、籍貫、民族、身體狀況、性格愛好等)。調閱有關資料，了解其住房、飲食、乘車、衛(wèi)生保健、起居、文娛活動等習慣和其他嗜好。

11、制定菜譜；因人而異，“少而精，風味濃”，注意營養(yǎng)與口味搭配，成譜后經(jīng)有關工作人員審定并報總經(jīng)理批準。

12、接站銜接；了解出發(fā)及抵達時間、位置，安排專人接站并及時通報情況，將接站情況告知領導秘書。提前布置接站現(xiàn)場 (警衛(wèi)、交通、醫(yī)務、新聞、行李等)。

13、檢查落實；由總經(jīng)理牽頭，組織營銷、行政、餐飲、客房、前廳、工程等相關部門聯(lián)合或分頭檢查。

14、確定管家服務員、宴會服務員，并發(fā)放參與重賓接待人員工作牌。

二、接待禮儀

禮節(jié)是人際交往時表示尊重對方的一種方式，為做好接待工作，接待人員應遵守以下禮儀：
   （ 一）見面
    1、熱情迎接。客人來訪時，應立即從座位上站起，如果是一個人就問“您好”！，如果是二個人（含）就問“您們好”！以上有禮貌地說聲“請進”。如果需要提攜行李的幫助，就說“您好，如果可以我想幫助您提攜行李，可以嗎”？不允許未經(jīng)征詢意見就伸手去幫助提攜行李。一般情況下不允許主動和來訪者列行握手禮，一定要等對方伸出手看來，但如果來者主動把手伸過來，也不要使對方的手懸空，要順其自然用力不可太大。
    2、對于預約的來客，要熱情將其引入準備好的會客室。按預定的議程搞好接待；對沒有預約的來客，根據(jù)來客的身份和來意，請客人稍等，同時聯(lián)系其他同志協(xié)助接待，切忌讓客人坐“冷板凳”。客人就坐與辦公室時，當你離開辦公室時，應將辦公桌上的文件、資料整理好，以免泄密或丟失。
    3、如果需要請領導或其他同志與客人交談，應將客人請到適當?shù)慕徽剤鏊瑸槠涞共杷笤匐x去。離去時要向客人致意。
   （ 二）引導
    1、在走廊時，應走在客人左前方一米處的位置。轉彎或上樓時要有禮貌說聲“請這邊走”，到達時也讓客人先出；若電梯無人服務，應自己先進去，再讓客人進，到達時則讓客人先出。
    2、如果距離較遠，走的時間較長，不要悶頭各走各的路，要相機講一些比較得體的話。在與客人講話時，一定要快走一步，在客人的左上方回答客人的談話。
    3、當引導到辦公室或接待室門前時，要注意，如門往外開，應請客人先進；如往里開，要自己先進去，按住門，然后再請客人進來。
    （三）引見介紹
    1、要有禮貌地以手示意，不要用手指點。要是以手掌，掌心向上，呈45度，并要簡要地說明被介紹人的所在單位，職務及姓氏。
    2、引見介紹順序，一般應先把身份比較低、年紀較輕的介紹給身份較高、年紀較高的；把男同志先介紹給女同志。如果是幾位客人同時來訪，應按職務高低依次介紹。職務相同時，則應先介紹年紀較大的。
    （四）會客室、宴會廳等座次安排
    招待人員要引導客人到會客室、宴會廳等就坐，并合理安排座次。
    1、關于會議主席臺座次的安排
    根據(jù)接待的原則：左為上，右為下。當領導同志人數(shù)為單數(shù)時，1號領導居中，2號領導排在l號領導左邊，3號領導排右邊，其他依次排列；當領導同志人數(shù)為雙數(shù)時，1號領導、2號領導同時居中，l號領導排在居中座位的左邊，2號領導排右邊，其他依次排列。

　　      主席臺人數(shù)為奇數(shù)時:

　　      主席臺人數(shù)為偶數(shù)時:

　  2、關于宴席座次的安排
    宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。

　　

中餐桌

 備注：軍隊首長不設副主陪

 西餐桌

3、關于簽字儀式的座次安排
簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。

　　（1）長條桌

注：

A為上級領導或外賓席，B為主方席；當A為外賓時，A3與B3分別為客方與主方譯員。

4、會客室

1）與外賓會談

　　 注：A為主方，B為客方

　　2）與上級領導座談

注：A為上級領導，B為主方領導

5、合影圖：人員排序與主席臺安排相同

　　（五）禮貌送客
    如客人提出告辭時，主人要等客人起身后再站起來相送，切忌沒等客人起身，主人先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，主人仍端坐在辦公桌前，嘴里說“再見”，而手中還忙著自己的事，更是不禮貌的行為。“出迎三步，身送七步”是迎送客最基本的禮儀。通常當客人起身告辭時，主人應馬上站起來，與客人握手告別，同時，用“希望下次再來”等禮貌用語送別。
　　1、乘車行路
    A、乘車。上車要讓領導和客人先上，自己后上，要主動為領導或來客打開車門，待領導或來賓坐穩(wěn)后再關門。車到目的地，自己要先下，為領導或客人打開車門。在乘車的座位上要注意，習慣的做法是“右為上，左為下，后為上，前為下。”
    B、行路。陪同客人走路，一般應請客人位于自己的右側，以示尊重；如自己承擔主陪任務，應并排走在客人的旁邊，不能落在后邊；如果自己屬于陪訪隨同人員，應走在客人和主陪人員的后面隨同領導外出，一般應走在領導的兩側偏后一點或后面。
 　C、乘車的座次安排。小轎車1號領導座位在司機的右后邊，2號領導座位在司機的正后邊，3號領導座位在司機的旁邊。 (如果后排乘坐三人，則3號領導座位在后排的中間)。中轎主座在司機后邊的第一排，1號領導座位在臨窗的位置。

（附乘車坐次安排示意圖）

　　（1）轎車

　　（2）面包車(中巴)

　　三、接待工作程序

　　接待準備工作

1、接到來客通知時，首先了解清楚來客的單位、姓名、身份、性別、民族等基本情況；了解來客的目的和要求；弄清來客抵達具體時間和所乘車次或航班、輪班。
    2、及時填寫〈來往客人登記單〉，送行政部經(jīng)理簽批。
    3、按領導簽批意見，一般客人由工作人員直接作出安排。重要客人、考察組、視察團、英模報告團等要制定接待方案，在匯報內容、陪同人員、交通工具、費用開支、活動方式、日程安排等方面，提出具體意見，報有關領導批準。
    4、按領導批示意見或接待方案，安排好接站和客人食宿；落實好匯報單位和匯報地點。
　  5、電話或電報通知來客單位或客人要到達的地方，客人何時乘何車、船、機班次離開，以便對方接站。
    6、安排送客的車輛，并由接待人員將客人送至車站、碼頭或機場。如屬重要客人，安排領導人前往送行

　　四、客人到達后的服務工作

　　1、迎接。根據(jù)不同情況或接待方案的要求，接待人員提前到達度假村或車站、碼頭、機場迎接客人。對重要客人，接待人員要陪同領導前往迎接。
    2、安排食宿。來客到達度假村后，如有領導迎候，接待人員要將客主介紹給對方，然后按事先確定的住宿方案將來客依次引入房間，讓客人休息。再與來客的工作人員一起安排伙食等。
    3、商議活動日程。食宿安排就緒后，接待人員要向客人進一步了解前來的意圖和要求，商議具體活動日程，然后逐項落實。
　　4、安排領導同志看望。如需陪餐或宴請，要提前安排妥當。
    5、組織好客人的各項活動。聽取匯報，要事先安排好匯報人員、匯報內容和時間地點：參觀游覽，要落實好用車和陪同人員及介紹人員等。

　　五、客人離去的收尾工作
    1、為客人訂購返程的車、船、機票，并送到客人手中，或為客人租用返程車輛。
    2、協(xié)助客人按規(guī)定結算食宿等費用。

第二部分：接待重要賓客

一、重要賓客抵達之后的服務工作

1、迎接重要賓客；準確了解專機、火車車次抵達時間，停留的位置，并及時掌握情況變化。安排迎接重要賓客和相關部門，確定集合時間、地點、乘車安排、出發(fā)時間。通知使用貴賓室。派專人提前去機場或車站辦理相關手續(xù)。發(fā)放《日程安排》手冊。安排列隊迎候。

2、清理行李、清理件數(shù)；防損防碎，安排行李整理到位。

3、隨行陪同；負責接待的有關聯(lián)絡、協(xié)調工作。協(xié)助作好突發(fā)事件的現(xiàn)場處理。

4、安排宴請；掌握宴請人數(shù)、時間等要素，并提前通知度假村，提前報告陪餐領導。接待人員至少提前一小時到宴會廳并擺放席卡，反復核對；掌握上菜節(jié)奏，接待人員主動引導客人入席、離席。

5、文娛活動安排；根據(jù)重要賓客喜愛和習慣，并征求主要工作人員意見后，適時安排。

6、機組人員、公務車乘務員的接待安排；確定專人專車接待，食宿、參觀活動單獨進行。

7、落實機票、車票；主動與有關部門、人員聯(lián)系，事先做好定票事宜，按客人身份區(qū)分辦理票務種類。

8、行李托運；指定專人負責，確定統(tǒng)一集中時間、地點；提前做好整理掛牌和安檢工作。

9、送站銜接；與接站銜接程序一樣，掌握客人離開時間、車次等相關信息，通知送站領導和相關人員做好送站接待準備，提前派專人辦理相關手續(xù)。

10、歡送重要賓客；送行車輛提前15分鐘到達指定位置；通知度假村所有參加接待服務人員在住地列隊等候歡送。

二、重要賓客離去之后的有關工作

1、清理房間；客人離房時，服務員要迅速檢查房間，如有遺忘物品，及時交給接待人員送至客人。檢查房間設施并及時維修。

2、對單結帳；客人退房時，如需結算，可收取基本住宿費和伙食費。每批任務完成后，及時統(tǒng)計發(fā)生的各種費用，派專人匯總，報主管領導審核認可。按規(guī)定標準結帳。

3、總結講評；每次重賓接待任務完成后，接待人員要及時寫出小結，總結經(jīng)驗教訓，整理資料。表揚好人好事，查找存在問題，召開專題會議，表彰先進，制定改進措施。

4、資料歸檔；收集所有文字 (值班記錄、接待計劃、工作日志等)、音像資料，分門別類，整理成冊，歸檔保存。建立重要賓客個人資料的完整檔案(如工作作風、生活習慣、宗教、民族習慣、其他嗜好等)。

     綜合上述，為度假村政務與重要賓客接待規(guī)程。