并購(gòu)交易前期文檔保存制度

第1章  總則

第1條  為規(guī)范對(duì)并購(gòu)交易前期文檔的管理，確保公司并購(gòu)交易順利進(jìn)行，避免或降低因交易文檔保存不當(dāng)而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本制度。

第2條  本制度適用于公司總部，下屬控股公司可以參照?qǐng)?zhí)行。

第3條  本制度所稱的文檔主要是指并購(gòu)交易前期比較重要的文檔，包括《并購(gòu)意向書》、《并購(gòu)保密協(xié)議書》、“并購(gòu)交易審慎性調(diào)查表”、《并購(gòu)交易審慎性調(diào)查報(bào)告》和《并購(gòu)交易項(xiàng)目草案》等。

第2章  文檔保存管理機(jī)構(gòu)

第4條  公司根據(jù)并購(gòu)文檔管理的需要和部門職責(zé)范圍，指定并購(gòu)交易文檔歸口管理部門，對(duì)并購(gòu)前期文檔實(shí)施統(tǒng)一管理。

第5條  并購(gòu)交易文檔歸口管理部門可以設(shè)立法律事務(wù)崗位，配備具有法律專業(yè)資格的人員對(duì)相關(guān)文件的合法性進(jìn)行審核。

第6條  公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)人員有權(quán)依據(jù)各自的職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核監(jiān)督，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)給予支持和配合。

第3章  歸檔制度

第7條  并購(gòu)交易前期與并購(gòu)目標(biāo)企業(yè)簽訂一系列協(xié)議后，相關(guān)承辦人員應(yīng)按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行收集、整理、預(yù)立卷，有一部分文檔將來(lái)可能要作為并購(gòu)合同的附件或附加合同。

第8條  文檔協(xié)議簽訂的過(guò)程中形成的各種單據(jù)、憑證和其他相關(guān)的材料都必須附于預(yù)立卷內(nèi)。

第9條  預(yù)立卷需按公司保密制度的有關(guān)規(guī)定，確定文檔的密級(jí)并采取保密措施，密級(jí)標(biāo)注于文檔的封面。

第10條  業(yè)務(wù)部門承辦人應(yīng)在文檔形成后×日內(nèi)，根據(jù)文檔性質(zhì)將預(yù)立卷移交本部門合同管理員集中保管，不得據(jù)為己有。

第11條  經(jīng)審核同意簽訂的協(xié)議或文檔，應(yīng)當(dāng)由印章管理部門統(tǒng)一進(jìn)行分類連續(xù)編號(hào)。

第12條  文檔管理員按照公司檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定管理文檔的外借。

第13條  文檔管理員應(yīng)在文檔協(xié)議簽訂×年以后按照公司檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定整理文檔協(xié)議，并移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。

第4章  附則

第14條  本制度由董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

第15條  本制度由公司第×屆董事會(huì)第×次會(huì)議審議通過(guò)，自即日起實(shí)行。

第16條  相關(guān)文件表單

1．《并購(gòu)意向書》。

2．《并購(gòu)保密協(xié)議書》。

3．“并購(gòu)交易審慎性調(diào)查表”。

4．《并購(gòu)交易審慎性調(diào)查報(bào)告》。

5．《并購(gòu)交易項(xiàng)目草案》。

（摘自實(shí)戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例）