授課講師：趙鴻敏（杭州鴻陽超商品牌管理有限公司：法人代表）

授課時間：2012年7月16日至7月18日

服務客戶：湖北省孝感市乾坤購物中心有限責任公司丨

授課地點：湖北省孝感市

主講課程內容：商超門店采購及銷售數據分析與優化方式培訓

在一個現代化的大賣場中，采購、營運、倉儲、財務、企劃、三信等職能部門都有其各自專職的功能，分擔大賣場日常動作中的各環節工作，其操作流程及內容有較強的獨立性，但是，各部門間的協調配合是否流暢對各職能部門動作效率的高低卻起著相當重要的影響作用，從采購部角度出發，與各職能部門的協調主要有以下幾方面內容。

一、 與營運部門的協調

1、 明確各自分工及職責。

作為采購部，其主要功能屬“開源”，而營運部的職責為“節流”，明確這一點相當重要，即采購從組織商品貨源、控管品質、合理制定價格，獲取營運外收入，保證穩定的貨源供應，協調好重要供應商的關系，了解市場信息，供應商支持的取得，促銷活動的安排，DM執行等方面作好本職工作；而營運部則從保持排面的貨量充足、對缺斷貨的報單，賣場及排面整潔有序、執行先進先出以保證商品鮮度、對現貨員的管理以提高其工作效率、對采購主管落實的各種促銷陳列方式予以安排落實、對問題商品（季節性、庫存結構性、商品品質等）的及時反映、對商品的臺帳管理等等方面完善操作，減少商品不必要損耗。

2、 對 “ 缺斷貨的單 ” 、“ 作價變更 ” 、“ 查詢商品處理 ” 、“ 退貨 ” 、“ 店內碼 ” 等具體問題操作流程明確。

（1） 缺斷貨處理

營運主管發現排面缺斷貨經倉庫核實后報單，由采購主管下訂單（貨到──提貨上排面   貨未到──營運主管通知采購并征詢意見后調整排面）。

（2） 作價變更

采購主管填制變價單，須注明變價生效日期，交營運主管簽收，由營運主管交文員變價，制作并更換排面標簽。

（3） 查詢商品處理

營運主管將查詢商品（保質期極短的商品例外）每月二十日整理出清單（具體品名、規格、型號及數量）交采購主管處理（設立靜止日期，便于確定數量串換），由采購主管通知供應商至指定場地串換商品。

（4） 退貨處理

A、 當營運主管發現商品滯銷或回轉率過低（以數字為依據）符合退換貨規定，則可填寫退貨通知單，上面記載廠名、廠編、品名、規格、數量及退貨原因和退貨日期。

B、 退貨建議單須要營運主管開立，填寫完整后交采購主管簽字確認后，由營運部副理級以上主管簽字確認，始可生效。

C、 退貨商品由營運主管裝箱完畢，并與供應商聯系，通知退貨日期并于退貨前一日繳至倉儲部門完成簽收。

D、 退貨通知單一式四聯原件之一由營運主管保留，原件之二由倉儲部門保留，原件之三供應商保留，原件之四交財務。退貨單由營運部文員打印。

E、 營運主管要執行退貨處理時，必須安排新商品或其他商品，放置于原排面，并且要控制到商品一出則一進的原則不可造成空排面或缺斷貨。

（5）  店內碼

原則上由營運部理貨員打制并粘貼（采購主管最大限度與供應商協商分擔此工作量），并建立登記簿以保證每月各供應商費用收取的落實。

（6）  訂單數量及送貨地點的確定

采購主管下單前將數量交營運主管復核，訂單打制后盡可能征詢營運主管關于送貨地點確定的意見。

（7）  促銷人員及活動安排

由供應商填寫“申請表”由營運主管簽字后安排（確定具體人數、時間及相關手續），繳清費用后方可進場，由營運主管負責管理。

（8）  有關堆頭等特殊陳列在經采購主管商定具體期限、體積大小、陳列方式并報部門經理及總經理審定后由營運部根據品牌重要性、供應商支持力度及費用多少確定位置并落實。

（9）  采購主管落實贈品后必須由營運部派專人進行管理、收發予以登記，禁止公司人員隨意支取及個人使用。

二、 與倉儲部門的協調

1、 采購送訂單限定時間，一天分三次送單（AM9：00，AM11：00，PM2：00），特殊情況由采購經理簽字后可臨時送單。

2、 采購部下訂單時，必須寫明送貨時間和地點，寫錯地點造成重復勞動由當事人負責，訂單上條碼（店內碼、國際碼）、品名、規格要絕對正確，否則要處罰。比例有誤，經采購主管在訂單上修改簽字后收貨，采購主管及時交電腦文員更正，若未更正，則罰款30元/次。

1、 若廠商無定單送貨，原則上可拒收，特殊情況由采購主管制單，交部門經理認可并簽字后，倉庫予以驗收。

2、 由于保質期或包裝不能達到要求，倉庫有權拒收，并通知采購主管作補貨調整。

3、 退貨由營運主管開單，采購確認后簽字并通知廠家，退貨商品在倉庫寄放時間為市內廠家三天，市外廠家十天，超過倉庫可通知采購，向供應商收取20元/天的寄放管理費用（對方無法自提退貨，可由倉儲辦理托運手續，費用從該供應商付款中扣除）。廠家送貨日期以采購部填寫為準，超期倉儲部將訂單退回采購，由采購部負責對廠家供貨誤時進行處罰。

4、 特殊商品的收貨問題，根據實際情況兩部門協商辦理。

5、 有大批量進貨，采購部須提前二天通知倉儲，以便合理安排。

三、 與財務部門的協調

1、 新的供應商在采購主管簽定合同并審批同意后填寫廠商交易單交財務備案登記。

2、 財務結算

A、 時限：每月25日關帳，26日至次月9日對帳，次月10日按合同注明帳期付票。

B、 供應商憑送貨單及定貨單至財務核對帳目后、由采購主管填寫付款審批單，供應商憑“稅票、銷貨清單、訂單、送貨回單、付款審核單”經各級審批后至財務結算，采購主管應將各供應商應扣之費用（月返點、DM費、罰款、條碼費及其他應扣的款項）在扣款通知單上注明送財務部。

C、 對部份存在設定信用額度的供應商，各采購主管應將該類供應商列清單（注明信用額外負擔度及超額度部分的付款方式）交財務備案，以便超定額外負擔時辦理超額付款手續，保證供貨穩定。

D、 對變更交易條件的供應商，采購主管應將其變更單（經審批）交財務作相應變更，保證采購與財務在操作上的連貫性。

E、 對于按實際銷售付款的供應商（代銷性質），采購主管以電腦當月銷售的數據為依據，通知供應商抽單結算，若供應商單據金額較大無法抽單，則由財務結算時在對方提供的結算原始憑證上蓋章注明“已結金額、尚存余額、日期”等內容，以便于

下次結算時核對。

F、 財務在接到倉儲部轉來的入庫單及供應商送貨單后，經核對發現商品串錯，進價有誤，

入庫數不對等等問題，及時與采購主管聯系，盡快解決。

A、 采購部在簽訂采購合同時，應同時明確廠商所供商品的稅率，并交財務部備案登記，結算時不能提交原商定稅率的增值稅發票，則不予結算，（從本流程起用日期起計）。

B、 采購部在簽訂合同時，遇有廠商只能提供普通發票、小規模納稅人發票、農副產品交易發票、免稅發票等情況，應事先征詢意見后再確定進價。

四、 與企劃部門的協調

1、 DM提報：企劃部排定DM刊發周期，提前一個月開始DM商品的提報工作。

2、 企劃部參與各采購主管和供應商之間關于POP、燈箱、展示臺、小型廣告等涉及制作，陳列形式內容的商談過程，提高效率。

3、 對新品及特價商品（DM）采用不同的標簽形式予以顯示。

4、 完善賣場氣氛的企劃策劃及制作。

5、 與采購主管及供應商策劃大型營銷活動。

6、 參與賣場調整規劃，提供較好的陳列和調整格局意見。

五、 與三信部門的協調

1、 對新品引進的程序，三信在兩個環節上參與：

首先，在采購主管新品引進洽談前，通知供應商將樣品及三證交三信審核，符合銷售手續后方可進行具體洽談。其次，在合同簽訂并制新品維護單后，先交三信審核有無缺項內容，以免標價簽的不完整。

未依流程辦理的商品，三信可通知營運部不上排面，通知財務不予結帳。未經審核的標價簽差錯按5元/張扣罰當事人，其主要目的是規范完善商品管理，以協調為主雙方合作完善。

2、 三信部門在公司的支持下，努力與公司外各級主管監督部門建立融洽的工作關系，對采購的商品開發及賣場營運的正常拓展創造較好的外圍條件。

3、 三信部門每月定期與采購主管舉行一次碰頭會，雙向的交流各種信息，提高采購主管的專業素質，完善三信部門的工作內容。

另外，采購部門、電腦部門、公司辦公室等其他職能部門也都存在著密切的聯系，需要默契的配合。

總之，各部門的工作在整個公司運作的流程中都是前后聯系，相互合作的，彼此間密不可分。對處理工作中相互銜接問題的原則是：分清責職，靈活處理，非重大決策問題，在部門經理一級上予以協調解決，完善管理，矛盾不上交，這應是超市干部的工作原則。