項目管理中文檔共享的重要性

首先，它是項目管理者了解開發進度、存在的問題和預期目標的管理依據；

其次，由于大多數開發項目會被劃分成若干個任務，并由不同的組去完成，因此文檔管理則是不同小組任務之間聯系的重要憑證；

第三，項目組組員提供完整的文檔，可以保證項目開發的質量；

第四，項目文檔還可作為項目組成員、領導以及用戶決策項目進展的參考資料；

最后，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發資源。

然而文檔管理在項目的開發中通常不被重視，整個項目可能因此變得管理混亂，問題產生后無據可查。即使項目開發部門為了更好的掌握項目進度、準確掌握自身數據，不遺余力地建立數據倉庫系統，也只起到了片面的作用。因為項目的成功需要整個項目組組員“天衣無縫”的配合，如果組員之間、任務之間出現矛盾，無法協調，將會導致整個項目的失敗。

由于每個人的知識結構和能力的區別，導致對于同一問題的認識很可能出現相應的偏差。舉個簡單的例子，在軟件設計中，B和C之間有接口。項目主管在給B和C分配任務時，就可能講到了這個接口，但是B和C由于理解上出現不一致，導致在調試過程中出現問題。在這種時候，項目主管就需要具備良好的溝通能力，并能迅速判斷到底誰的理解出了問題，把B和C的理解提升到同一層次。然而，這種解決方法是非常難辦到的。

    在現實研發中，也會經常出現接口問題，在實際工程項目中，還會經常出現客戶對項目需求的更改要求，估計這也是每個項目主管都非常頭疼的問題。項目已經進行到了收尾階段，客戶發現現實需求已經發生變化，需要項目組做大幅度的調整。項目主管要是不管不顧，這個項目可能就毫無意義；項目主管要是按照客戶需求來調整項目目標，這個項目就可能拖期，超過預算。在這種時候，文檔資料共享就顯得極為重要了。

通過共享文檔，項目小組成員不僅會掌握自己負責的任務，熟悉自己所經手的資料，同時還可共享其他組員的任務進展，以及其他組員上傳的工作材料，使之配合默契，互相協調，還能快速得到自己所需的各類文檔。而項目經理也可以很清晰地透過項目文檔軌跡的進展脈絡，把握項目進展情況，通過對階段性文檔的把握使整個項目質量得到很好的掌控，杜絕了上面提到的“接口”問題。如果可以添加外部客戶一同共享，客戶也會隨時了解項目的進展，即使有個別的變更，項目組人員也會在第一時間調整戰略和工作方向，不會造成大的損失。

就目前業界軟件的開發情況來看，可以共享電子文檔的共享軟件已經陸續出爐，IBM公司的Lotus® Quickr、HFS（Http File Server）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等等。這類型的軟件可以將文檔以共享的方式來實現更高效、更輕松地與客戶、合作伙伴、供應商團隊或內部部門之間進行項目團隊協作。