曹曉峰：一個大型商務活動汽車比賽項目的風險管理分析 雖然并非為每個人的首選，但這一汽車賽事的確是極受人們喜愛的，它把眾多的飛車迷們吸引到世界上唯一特殊設計的極品飛車場上。來訪的人們被稱為亢奮型的，因此活動組織者堅持執行以下的規章制度以降低風險的概率： l 不得帶人酒精飲料， l 不得使用玻璃瓶， l 不得攜帶寵物， l 不得燃放焰火， l 不得攜帶槍支， l 不得使用違禁藥品。 所有的活動組織者都面對著風險，在本章中我們將審視可行的途徑來確定、分析、歸類、降低并監控各類風險。首先，我們應確定風險管理定義。 風險是事物可能發生向反面轉變的可能性。活動項目的組織者們常把風險視為對安全和安定的威脅，事實上風險的含義要更為廣泛。風險可能包括現金流動中的危機，員工罷工，負面的公眾輿論或惡劣的天氣。最后這項對活動項目的管理者造成了最大的威脅。即使它未對活動項目造成直接的影響，但惡劣的天氣卻減少了人們參加活動項目的可能性，除非人們有必要的預防手段。降雨或風暴的天氣也會對人們的心情和行為動力造成影響，因此在制訂計劃時應把天氣視為重要的關注點。風險管理是確定風險、測評風險并管理控制這些風險的過程。 在澳大利亞夏季汽車大賽節中，聚集的人群可能出現的不良舉止及負面的公眾輿論，無疑是組織者們制定參加比賽活動的規章制度的原因。在這方面，活動組織者們采取了預防風險的戰略。但是從廣義上講，任何一個不良行為和負面的公眾輿論都會對堪培拉造成不良影響，因為這是活動項目舉辦的地點。在制定計劃時，下列相關的風險都應列入考慮范圍。 自然災害 對于一個戶外活動項目，暴雨如同冰雹、風雪和酷暑一樣是大的災害。洪水也影響著活動項目的場地，特別對于臨時性的場地更是如此，它還會對電力線路造成危害，因此被視為是一個嚴重的風險。當然，火災是大多數場地管理者最為恐懼的危害，由于轉移大規模人群所帶有的困難性，防火措施是必須仔細計劃的。 財務風險 財務風險可能包括一些不可預測的成本，低于預期的收入，高兌換率，經濟形勢的總體下滑和可支配收入，欺騙，罰款和現金流動等問題。 法律風險 法律風險包括活動項目組織者與客戶或活動項目組織者與分包商之間有關合同方面的爭議。不切實際的期待或當客戶的期待與活動組織者根據談妥的價格而提供的產品之間發生差距時往往導致這類風險。如果租用的場地在可靠的電力支持和貨車停靠方便等方面不能達到相關的要求時，也可引起此 類爭執。違反法律條款是另一種法律風險的形式，如活動場地違法向未成年人出售酒精飲料則會因為違反法律而被吊銷酒精飲料經營執照。項目經理博客 與技術相關的風險 影響重大的一些大型活動項目極端依賴于計算機程序和計算機網絡的成功運轉，而在這類活動中，技術失誤而造成的風險越來越大。例如：在一個貿易展會上客戶登記系統的問題可能會影響到整個展會相關客戶的數據，而這些數據對于有關部門是十分重要的。對于展會組織者來說，參展人員名單(通常在登記時制定)是他們最重要的資產。參展商一般要根據此名單去執行合同，活動項目的組織者也要使用它來為未來類似的活動項目開展廣告促銷活動。 新年之夜的焰火可能是最需要高精技術支持的活動項目了。無疑那些為悉尼1999年12月31日的新年之夜設計焰火的技術人員們要有多種的防范技術支持以應付千年蟲可能給悉尼造成的一片黑暗。這次活動吸引了全世界的觀眾，不僅因為來觀看焰火，而且因為人們普遍認為澳大利亞可能是第一個與千年蟲相遇的國家。 管理不善 一個成功的活動項目要求良好的管理支持、周密的計劃和與各層面良好的人際交往關系。管理不善則使活動項目難以達到預定的目標，而人際關系的問題，如高層管理人員之間的分歧也會導致關鍵人員的離職。這兩個問題都是具有潛在威脅的風險。 安全和保安風險 意外事故、騷亂、恐怖和破壞行為都構成對安全和保安的威脅。在第十五章，我們將詳細討論與安全和保安相關的措施。 在多數的社區，商業和娛樂活動項目中的風險主要是與財務相關的，而體育活動項目中則還具有對參賽的男女選手的風險威脅。在某些情況下，甚至還對觀眾造成傷害。例如：大多數的自行車和汽車比賽時賽手和觀眾有著受傷的潛在風險，這些風險在賽道上或是在賽場外都可能發生。自行車賽和一些像每年在悉尼舉行城市狂歡類的游行都會遇到一些人身傷害的意外情況，甚至還出現過嚴重心臟病發作的事例。此類活動項目的組織者需要通過周密的計劃和采取全新的措施和可得到的技術支持來面對風險的挑戰。隨著時間的變遷，安全標準也在不斷地發生變化。為特定時期某一特定體育活動項目 制定的安全標準應包括對以下因素的關注： ●預測參賽者有使觀眾遭受風險的可接受度； ●目前的立法和法律慣例； ●風險管理措施的有效性； ●計劃、步驟和控制機制的制定和實施。 對于活動項目的組織者們，上面的最后一條是極為重要的，因為如果活動項目的組織者們能表明他們風險管理的步驟是精心設制并周密實施的，即使他們受到玩忽職守的指控，他們也會處于有利的地位。澳大利亞汽車大獎賽的網站報道了對國際汽車聯合會主席馬克斯·莫斯利的采訪。通過這一采訪，人們可以清楚地看到這個比賽的組織者們總是把風險的威脅放在考慮工作的首位而且總要應付各類突發事件。 問：我們回來簡單談一談安全問題……有幾個問題出現，雖然它們之間毫無關系，但出現在同一時間，可能就會釀成大禍。有人說有幾支參賽隊未能通過碰撞實驗檢測，這是第一點。第二點：今年參賽的選手中有近四分之一是初次參賽的選手，這些是否會引起你的關注? 莫斯利：首先談談碰撞實驗檢測，這使相關的參賽隊十分頭疼，因為他們沒有能通過檢測就必須重新參加檢測。但目前的情況是參賽的車隊都盡量把底盤制造得很輕并要通過碰撞檢測。有時他們的底盤制造得過輕，因此需要重新加固，然后回來參加測試。這對于他們是比較麻煩的，但對于我們這還算不上什么問題。新手參賽問題通常只是一個小問題，但不要忘記這些參賽選手中大多數人在其他形式的比賽中都具有相當豐富的經驗，因此他們參賽不應被視為問題。但不可避免的是在任何體育活動項目中，總會不斷有新人參賽，所以在這次一級方程式賽車中，我們為一些新車手制定了專門的安全施。這是任何事物發展的必然過程，我想那些有經驗的參賽選手也會這樣考慮，我希望參賽新手們會小心翼翼。 體育活動項目組織者們面對的另一個風險問題是臨時搭建的圍欄和座席。最近一個劇院工程公司被課以40 000美元的罰款，因為公司違反了職業健康和安全法案，導致演出中臨時看臺座席的坍塌，致使4人在醫院接受治療。據第16期《工作情況消息》報道，法官認為劇院工程公司未要求結構工程師提供工程報告，而且未采取相關的安全措施防止事故的發生。 風險管理的過程 風險管理的過程涉及三個步驟：項目管理培訓 1．確認風險和危險； 2．測評風險和危險； 3．管理控制風險和危險。 這個過程可使活動項目組織者確認并分門別類地處理風險，采取措施防止問題的發生并在問題出現時即時制定出應急計劃。 確認風險和危險 確認風險和危險是重要的第一步。應首先確定問題可能會出現的時間和形式。應該以本章前面提到的風險因素為著眼點去縱觀風險的全貌。第二步是分析問題出現的可能性及可能派生的后果。例如：負責贊助事項的高級管理者的工作管理不善會造成財務上的惡劣影響，而活動項目組委會中的一般員工的不良表現可能得以控制和解決而不會造成嚴重的負面效應。從造成潛在風險的角度談，這些危險的因素有： ●火災； ●植物和設備； ●危險物品； ●電氣設備； ●泄漏；項目經理博客 ●沉重物品的不穩固堆放； ●臨時性圍欄、舞臺、座席和其他場地設施； ●移動的車輛。 活動項目管理委員會中的集思廣益非常有助于確定潛在的風險。對書面材料和網址的調研，如對與當前法律規定相關的咨詢，與類似的活動項目組織者和管理人員們的訪談都有助于詳細地歸納出可能會出現的問題。對于舉辦大型活動而言，則常需要向風險管理專家咨詢。 測評風險和危險 一旦確定了潛在風險和危險，下一步就應測評它們的發生概率。通過這種測評，活動項目組織可根據實際情況分門別類地處理各種情況。可以建立一個專門委員會來控制管理風險、安全和保安事務，并建立運營原則來指導設備的操作、班次的運轉等活動。不妨提出以下幾個問題(在審視下列問題時,可以以暴雨作為一個風險因素)： ●發生的可能性如何? ●什么人可能會受到風險的威脅? ●在類似的情況下，這一風險造成過何種影響? ●人們如何對這種風險脆險作出反應? 由于危險因素可能會對人們的健康和安全造成影響，建議采用三種分類法： A級危險 這種潛在的危險可能導致死亡、重傷或永久性殘疾或疾病。 B級危險 這種潛在危險可能導致疾病或工作中止。 c級危險 危險造成需要急救的傷病或疾病。雖然這一層面的分類主要指傷病，但審視潛在后果的原則是必要的。火災、洪水、炸彈和計算機故障可以用此種方式來測評。 管理控制風險和危險 一旦區分了風險和危險的輕重緩急，下一步驟就需要尋找出最有效的途徑去管理控制它們。這些措施包括： 1．制定去除風險威脅的相關計劃(例如：搭建帶有頂棚的通道以防止觀眾受到雨水的侵擾)； 2．制定應急計劃(例如：尋覓設計更合理的看臺)； 3．制定隔離計劃(例如：隔離存放或安置危險或高噪音的設備)； 4．工程控制(例如：使用安全隔離裝置和圍欄限制并控制人群流動)； 5．行政控制(例如：設立警示標志并培訓員工的應急能力)；項目經理博客 6．應急計劃(例如：制訂疏散計劃以應付不可避免的風險)。 因此，策劃和組織大型商務活動并非易事，需要有專業的知識和借鑒成功舉辦過大型活動的專家的意見，以下是國內關于《大型商務活動全程策劃、整合與執行》的最系統的培訓課程，由著名商務策劃專家曹曉峰教授主講，本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環節的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。將為企業提供系統而全面的商務活動策劃、整合和執行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰技巧。 附:曹曉峰老師主講的《大型商務活動全程策劃、整合與執行》課程綱要 一、課程背景： 隨著全球政治、經濟一體化時代的到來，國際性、地區性、行業性、企業自行組織的各類各樣的大型活動越來越成為人們溝通、交流、宣傳、公關、推廣的重要手段和渠道。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施也就理所當然地成為政府、企業及各行各業都必須面對的一項重要工作。本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環節的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。 商務活動是企業整合市場資源、開展市場營銷活動和提升企業文化建設的重要手段，企業市場營銷活動、企業公關活動、企業廣告宣傳活動、企業品牌推廣活動、企業展覽展會活動、企業招商活動、企業節假日慶典活動、企業培訓活動、企業商務考察活動、企業各類文化活動等各種商務活動越來越多。遺憾的是由于活動的策劃者或組織者缺乏商務活動策劃能力、商務活動的資源整合能力和執行控制手段欠缺，使得企業組織的大多數活動效果并不理想，有時勞命傷財效果卻很差，有的甚至使得其反帶來負面影響！如何使企業的各種商務活動舉辦得更有效率、更有價值、更有意義和更大產出呢？如何更加有針對性、策略性和系統性參加社會上有關商務活動呢？本課程將為企業提供系統而全面的商務活動策劃、整合和執行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰技巧。 二、參加對象： 1、在企業中擔任董事長、副董事長、董事、CEO、總裁、總經理、副總經理、總監及其他從事企業發展決策的其他高層管理人員。 2、在企業的戰略規劃、投融資、行政管理、人力資源、市場營銷、公關、廣告、企劃、招投標、項目規劃、招商、會展、活動、企業文化、客戶服務、客戶關系等部門擔任主要負責人、中高層管理人員或部門從業人員。 3、在咨詢、策劃、公關、廣告、投資、營銷、中介、展覽、展會、會務等專業服務公司專門從事策劃工作的有關從業人員。 三、培訓目標： 1、熟悉和掌握商務活動的特性，有針對性、策略性和系統性的組織或參加各種商務活動 2、熟悉和掌握商務活動策劃的基本要求，使企業商務活動更有效率、更有價值和更有意義 3、熟悉和掌握商務活動策劃的一般程序和文案寫作，使活動更有利于操作和執行 4、熟悉和掌握商務活動的財務預算和經費控制技巧，降低項目成本，提高活動效益 5、熟悉和掌握商務活動策劃、整合和執行方法與技巧，提高活動策劃、整合和執行能力。 四、課程簡介/特色： 1、系統全面的闡述大型商務活動策劃、整合和執行的有關原理與方法、操作與實務 2、理論聯系實際，結合企業的具體實際情況，如何自己策劃活動和有針對性、策略性和系統性參加社會上有關商務活動 3、通過老師親自策劃和參與的案例分析和討論，提高學員商務活動策劃的實際操作技巧 五、課程綱要： 第一部分：商務活動的概念和特性 1.什么是商務活動 討論：在我們生活和工作中哪些是商務活動？ 2.商務活動的類別 討論：商務活動有哪些類別？ 3.商務活動的特點 案例分析：市場營銷商務活動策劃——會議營銷 4.商務活動的效應 案例分析：危機公關活動、事件營銷活動 5.商務活動的作用 案例分析：招商引資商務活動策劃——會議招商 第二部分：商務活動策劃原理與方法 1.什么是策劃？ 策劃的定義 策劃的類別 策劃的功能與作用 策劃的基本原理 策劃的構成要素 2.商務活動策劃的九大法則 案例分析： 2008年北京奧運會 2010年上海世博會 廣州亞運會 公司先進事跡先進員工表彰會 企業員工內部培訓、拓展訓練、考察研討活動； 上級領導、政府部門、有關客戶等考察接待活動； 企業新產品發布、產品促銷活動； 3.商務活動策劃的十大要素 案例分析： 公司年會 企業新春晚會 公司團拜會； 4.商務活動策劃的六大步驟 案例分析： 公司新聞發布會 新品上市推廣會 企業招商、品牌推廣活動； 企業公關廣告活動 5.商務活動策劃書寫作技巧 案例分析： 公司項目奠基 項目啟動 項目竣工慶典活動 第三部分：商務活動項目資源整合策略 1.什么是資源 討論：資源的定義、資源與財富的關系、資源的分類、個人資源、企業資源 2.資源存在的特點 社會性、繼承性、主導性、流動性、不均衡性、有限性與無限性 案例分析：資源的存在 3.社會資源流動的基本規律 倍增學原理、網絡學原理、傳播學原理、人際學原理 案例分析：資源為什么可以被整合？ 4、商務活動項目資源配置要求 項目人員、項目資金、物質裝備、信息傳播 案例分析：接待一個歐洲投資考察團促成投資三家企業投資和產生上千萬美元的貿易 5、商務活動資源整合途徑與方法 討論 第四部分：商務活動項目管理執行 1、什么是項目管理項目管理的定義 商務活動項目管理的特性 商務活動項目管理工作內容 商務活動項目管理運作流程 商務活動項目管理工具 2、商務活動項目團隊管理 項目團隊的含義 成功的項目經理 項目成員的平衡 項目團隊溝通 項目團隊文化 案例分析：介紹會、進展碰頭會、囑咐會 3、商務活動項目成本管理 商務活動項目成本計算方法 商務活動項目成本控制技巧 案例分析：商務活動的無中生有的賺錢之道 4、商務活動項目進度管理 時間管理：項目進度表 場地管理：選擇、預定、布置 媒體宣傳：廣告、新聞發布 5、商務活動項目風險管理 風險與風險管理 商務活動項目風險確認 商務活動項目風險評估 商務活動項目風險控制 6、商務活動項目評估管理 項目評估：評估途徑、撰寫評估報告 第五部分：商務活動項目策劃、整合與執行操作實務 1、會議營銷活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析： 一次會議營銷活動帶來900萬元的訂單 2、整合營銷傳播活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析： 一個商業活動如何創造百億收益 3、企業融資活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：招商活動策劃 4、新品上市會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：因新品發布會一炮而紅 5、公司年會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：年會出新意 6、新聞發布會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：一個企業新聞發布會帶來的營銷奇跡 7、開幕典禮活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 8、招待酒會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 9、研討會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 10、展覽會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 六、培訓課時： 培訓課時共2天12小時；第一天上午和下午各3小時；第二天上午和下午各3小時。 七、培訓方式： 課堂講授、案例分析、小組討論、互動交流等。 七、主講老師： 曹曉峰 教授、研究員、高級商務策劃師、資深培訓師、中國十大策劃專家 著名個性化教育理論和實踐家、創建中國個性化教育體系的先行者 國際個性化教育協會中國理事會 會長 中國個性化教育研究院 執行院長、研究員 中國商務策劃師認證培訓上海管理辦公室主任 中國策劃師俱樂部(https://www.cbsaclub.com)理事會理事長 復旦大學國際經營技術講習所企業管理研修組委會副主任 北京人文大學策劃系客座教授