隨著全球政治、經濟一體化時代的到來，國際性、地區性、行業性、企業自行組織的各類各樣的大型活動越來越成為人們溝通、交流、宣傳、公關、推廣的重要手段和渠道。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施也就理所當然地成為政府、企業及各行各業都必須面對的一項重要工作。 商務活動是企業整合市場資源、開展市場營銷活動和提升企業文化建設的重要手段，企業市場營銷活動、企業公關活動、企業廣告宣傳活動、企業品牌推廣活動、企業展覽展會活動、企業招商活動、企業節假日慶典活動、企業培訓活動、企業商務考察活動、企業各類文化活動等各種商務活動越來越多。遺憾的是由于活動的策劃者或組織者缺乏商務活動策劃能力、商務活動的資源整合能力和執行控制手段欠缺，使得企業組織的大多數活動效果并不理想，有時勞命傷財效果卻很差，有的甚至使得其反帶來負面影響！如何使企業的各種商務活動舉辦得更有效率、更有價值、更有意義和更大產出呢？如何更加有針對性、策略性和系統性參加社會上有關商務活動呢？ 策劃是一項活動成功的關鍵。以下是應考慮的主要具有創新意識的活動舉辦因素： 一、商務活動的主題 正如哥爾德布萊特(1997年)指出的，主題應完美地吸引人們各種感官和感覺——觸覺、嗅覺、味覺、視覺和聽覺。如果活動的項目的目標是要感染觀眾，就應首先影響吸引觀眾的所有感官感覺，從而達到目的。在此一再強調的是在初訂計劃時應圍繞觀眾的需求。例如，如何根據觀眾愛好而選播音樂。眾所周知，對音樂的欣賞和音量的要求是因人而異截然不同的。布局原本具有體現創新意識的布局卻很少受到關注。不妨設想一下，如果你參加的活動使你絲毫感覺不到社交的舒適感，你的心情如何?這些不快的感覺通常源于過大的空曠場地，光線太強或與他人接觸的機會受到局限，最糟的境遇是就坐在一張又長又寬的桌邊，以致不可能與對面的人交流，而你兩旁的人都不屬于你圈內的知己。更可怕的是場地燈火通明，甚至是一個小型雞尾酒會被安置在一個大廳的中央，而人們卻又不能隨意交流。總之，與會的人員需要一個舒適的環境，從而建立起一個積極的氛圍。 二、商務活動場地布置 布藝、表演物、舞臺道具、幕布和臺桌的擺設都可采用租賃和方式得到，在確定活動主題之前值得深思熟慮，因為采用租賃的方式可大大節約成本。鮮花應從有大型活動項目經驗的花商處預訂。澳大利亞本地的植物有的高達2米，能起著驚人的效果。在許多大宴會廳，鮮花擺設都高于桌子，置于高高的花架上面，這樣客人能更輕松地交談。如果應用得當，使鮮花成為室內的主要裝飾，則能起到極其強烈的效果。 三、商務活動用品供應商 與各種商品供應商建立良好的關系能確保高品質的供貨，包括市場上提供的最新的鮮花和最佳的食用品。在極為大型的活動中，供應商同時受到來自各方的壓力。因為人們都愿意得到最佳品質的產品，而這一時期的營業額是要大大超過平時經營額。而這時則需要我們與供應商的良好關系發揮作用。據說在1996年亞特蘭大奧運會時，人們在任何地區都買不到衛生紙。澳大利亞奧運會的成功舉辦主要是由于早期計劃周密(特別是菜單)，使農民和其他供應商有足夠的時間來簽訂合同。不妨設想，有些花卉是要提前在活動項目舉行幾年前就開始栽培!所以即使在非常規季節也能使人們品嘗到貨源充足的一些非時令水果和蔬菜。 四、商務活動技術要求 參加過活動項目或會議的人都經歷過因技術緣故產生的問題。講演者把手稿用手提電腦顯示出來時，顯示屏卻開始抖動。當講演者講話時間過長時，屏幕保護自動開啟，導致演講中斷，而屏幕上只顯示文件名稱。雖然以上問題不是技術支持的原因，但有許多方式可避免這些問題。簽約的公司如果出現此類技術性問題是不可接受的。麥克風必須有備用支持，電源必須可靠，舞臺和視頻設備必須使觀眾一目了然。豐富的經驗是無可替代的，在挑選技術承接方時必須考慮這一特質。新的技術，特別是用來演示新產品的設備，必須反復調試，不斷演練。同時還必須安置后備支持系統。 五、商務活動的娛樂內容 娛樂對于某些活動項目是主導性的，而對于其他活動則起著配角作用。其基本實質在于娛樂須適應活動項目的目的，而不應喧賓奪主。只有仔細審視了觀眾的需求時，才可能對娛樂的尺度問題作出決策。小丑吹氣球的表演對于眾人說來是一種為吸引孩子們的聚會設計的表演。然而同一構思(使用不同圖案)非常適用于客人在婚禮上對攝影師完成他們的拍攝工作的等待。 六、商務活動的餐飲安排 除了缺少洗手間設備之外，沒有什么能比延遲的服務和低劣的食品更使與會者沮喪的了。客人也許能容忍其他類型的延遲，但難以忍受幾小時的靜候，特別是毫無希望的等待。在許多活動項目中，食品的質量和選料聲譽十分低劣，而價格又高得出奇，在制定初始計劃時，必須考慮這一問題。目前在大多數的活動項目中幾米的距離間就能找到意大利濃咖啡出售車，這反映出觀眾需求的變化和活動項目經理對此變化的反應。創新的活動項目計劃需要一些獨具特色的餐飲，而這些食品都要花費時間去制作和尋找。有時甚至要依賴于進口。時間就是金錢，食品的進口也是如此，因為兩者都會導致成本的提高。 因此，策劃和組織大型商務活動并非易事，需要有專業的知識和借鑒成功舉辦過大型活動的專家的意見，以下是國內關于《大型商務活動全程策劃、整合與執行》的最系統的培訓課程，由著名商務策劃專家曹曉峰教授主講，本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環節的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。將為企業提供系統而全面的商務活動策劃、整合和執行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰技巧。 附:曹曉峰老師主講的《大型商務活動全程策劃、整合與執行》課程綱要 一、課程背景： 隨著全球政治、經濟一體化時代的到來，國際性、地區性、行業性、企業自行組織的各類各樣的大型活動越來越成為人們溝通、交流、宣傳、公關、推廣的重要手段和渠道。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施也就理所當然地成為政府、企業及各行各業都必須面對的一項重要工作。本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環節的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。 商務活動是企業整合市場資源、開展市場營銷活動和提升企業文化建設的重要手段，企業市場營銷活動、企業公關活動、企業廣告宣傳活動、企業品牌推廣活動、企業展覽展會活動、企業招商活動、企業節假日慶典活動、企業培訓活動、企業商務考察活動、企業各類文化活動等各種商務活動越來越多。遺憾的是由于活動的策劃者或組織者缺乏商務活動策劃能力、商務活動的資源整合能力和執行控制手段欠缺，使得企業組織的大多數活動效果并不理想，有時勞命傷財效果卻很差，有的甚至使得其反帶來負面影響！如何使企業的各種商務活動舉辦得更有效率、更有價值、更有意義和更大產出呢？如何更加有針對性、策略性和系統性參加社會上有關商務活動呢？本課程將為企業提供系統而全面的商務活動策劃、整合和執行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰技巧。 二、參加對象： 1、在企業中擔任董事長、副董事長、董事、CEO、總裁、總經理、副總經理、總監及其他從事企業發展決策的其他高層管理人員。 2、在企業的戰略規劃、投融資、行政管理、人力資源、市場營銷、公關、廣告、企劃、招投標、項目規劃、招商、會展、活動、企業文化、客戶服務、客戶關系等部門擔任主要負責人、中高層管理人員或部門從業人員。 3、在咨詢、策劃、公關、廣告、投資、營銷、中介、展覽、展會、會務等專業服務公司專門從事策劃工作的有關從業人員。 三、培訓目標： 1、熟悉和掌握商務活動的特性，有針對性、策略性和系統性的組織或參加各種商務活動 2、熟悉和掌握商務活動策劃的基本要求，使企業商務活動更有效率、更有價值和更有意義 3、熟悉和掌握商務活動策劃的一般程序和文案寫作，使活動更有利于操作和執行 4、熟悉和掌握商務活動的財務預算和經費控制技巧，降低項目成本，提高活動效益 5、熟悉和掌握商務活動策劃、整合和執行方法與技巧，提高活動策劃、整合和執行能力。 四、課程簡介/特色： 1、系統全面的闡述大型商務活動策劃、整合和執行的有關原理與方法、操作與實務 2、理論聯系實際，結合企業的具體實際情況，如何自己策劃活動和有針對性、策略性和系統性參加社會上有關商務活動 3、通過老師親自策劃和參與的案例分析和討論，提高學員商務活動策劃的實際操作技巧 五、課程綱要： 第一部分：商務活動的概念和特性 1.什么是商務活動 討論：在我們生活和工作中哪些是商務活動？ 2.商務活動的類別 討論：商務活動有哪些類別？ 3.商務活動的特點 案例分析：市場營銷商務活動策劃——會議營銷 4.商務活動的效應 案例分析：危機公關活動、事件營銷活動 5.商務活動的作用 案例分析：招商引資商務活動策劃——會議招商 第二部分：商務活動策劃原理與方法 1.什么是策劃？ 策劃的定義 策劃的類別 策劃的功能與作用 策劃的基本原理 策劃的構成要素 2.商務活動策劃的九大法則 案例分析： 2008年北京奧運會 2010年上海世博會 廣州亞運會 公司先進事跡先進員工表彰會 企業員工內部培訓、拓展訓練、考察研討活動； 上級領導、政府部門、有關客戶等考察接待活動； 企業新產品發布、產品促銷活動； 3.商務活動策劃的十大要素 案例分析： 公司年會 企業新春晚會 公司團拜會； 4.商務活動策劃的六大步驟 案例分析： 公司新聞發布會 新品上市推廣會 企業招商、品牌推廣活動； 企業公關廣告活動 5.商務活動策劃書寫作技巧 案例分析： 公司項目奠基 項目啟動 項目竣工慶典活動 第三部分：商務活動項目資源整合策略 1.什么是資源 討論：資源的定義、資源與財富的關系、資源的分類、個人資源、企業資源 2.資源存在的特點 社會性、繼承性、主導性、流動性、不均衡性、有限性與無限性 案例分析：資源的存在 3.社會資源流動的基本規律 倍增學原理、網絡學原理、傳播學原理、人際學原理 案例分析：資源為什么可以被整合？ 4、商務活動項目資源配置要求 項目人員、項目資金、物質裝備、信息傳播 案例分析：接待一個歐洲投資考察團促成投資三家企業投資和產生上千萬美元的貿易 5、商務活動資源整合途徑與方法 討論 第四部分：商務活動項目管理執行 1、什么是項目管理項目管理的定義 商務活動項目管理的特性 商務活動項目管理工作內容 商務活動項目管理運作流程 商務活動項目管理工具 2、商務活動項目團隊管理 項目團隊的含義 成功的項目經理 項目成員的平衡 項目團隊溝通 項目團隊文化 案例分析：介紹會、進展碰頭會、囑咐會 3、商務活動項目成本管理 商務活動項目成本計算方法 商務活動項目成本控制技巧 案例分析：商務活動的無中生有的賺錢之道 4、商務活動項目進度管理 時間管理：項目進度表 場地管理：選擇、預定、布置 媒體宣傳：廣告、新聞發布 5、商務活動項目風險管理 風險與風險管理 商務活動項目風險確認 商務活動項目風險評估 商務活動項目風險控制 6、商務活動項目評估管理 項目評估：評估途徑、撰寫評估報告 第五部分：商務活動項目策劃、整合與執行操作實務 1、會議營銷活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析： 一次會議營銷活動帶來900萬元的訂單 2、整合營銷傳播活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析： 一個商業活動如何創造百億收益 3、企業融資活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：招商活動策劃 4、新品上市會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：因新品發布會一炮而紅 5、公司年會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：年會出新意 6、新聞發布會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：一個企業新聞發布會帶來的營銷奇跡 7、開幕典禮活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 8、招待酒會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 9、研討會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 10、展覽會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 六、培訓課時： 培訓課時共2天12小時；第一天上午和下午各3小時；第二天上午和下午各3小時。 七、培訓方式： 課堂講授、案例分析、小組討論、互動交流等。 七、主講老師： 曹曉峰 教授、研究員、高級商務策劃師、資深培訓師、中國十大策劃專家 著名個性化教育理論和實踐家、創建中國個性化教育體系的先行者 國際個性化教育協會中國理事會 會長 中國個性化教育研究院 執行院長、研究員 中國商務策劃師認證培訓上海管理辦公室主任 中國策劃師俱樂部(https://www.cbsaclub.com)理事會理事長 復旦大學國際經營技術講習所企業管理研修組委會副主任 北京人文大學策劃系客座教授 上海師范大學人力資源開發與管理研究所商務策劃研究室主任