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安新強:淺談績效反饋與面談

2016-01-20 48021

一、績效反饋的含義
　　所謂績效反饋就是使員工了解自身績效水平的各種績效管理手段。績效反饋是績效溝通最主要的形式；同時，績效反饋最重要的實現手段就是管理者與員工之間的有效溝通。許多績效溝通中談到的問題可以用于指導我們更好的進行績效反饋。此外，績效反饋的特定內容和目的也決定了管理者在進行績效反饋時應該注意一些特殊的溝通技巧。
二、績效反饋與面談的目的
　　（一）對績效評估的結果達成共識
　　一個績效管理循環即將結束，員工希望能夠得到主管對于自己工作績效反饋信息，以便在以后的工作中不斷提高技能、改進績效；另一方面，員工也想就一些具體問題或自己的想法與主管進行交流。不管評估面談以何種方式進行，過去的行為已不能改變，而未來的績效與發展則是努力的目標。在面談結束之后，一定要和員工形成雙方認可的備忘錄，就面談結果達成共識，對暫時還有異議沒有形成共識的問題，可以和員工約好下次面談的時間，就專門的問題講行一次面談。
　　（二）讓員工認識到本績效期內自己取得的進步和存在的缺點
　　每個人都有被認可的需要。當員工做出成就時，他需要得到主管的承認或肯定，從而對員工起到積極的激勵作用。同時，也要讓員工認識到本期績效內自己存在的缺點。恰當把握“正面反饋”與“負面反饋”的面談。通常，員工的績效表現有正反兩個方面，有表現優良、值得鼓勵的地方，也有不足需加以改進之處。因此，評估面談也應該從正反兩方面著手，既要鼓勵員工發揚優點，也要鞭策員工改進不足。
　　（三）制定績效改進計劃
　　通常來說，員工不僅關注自己的成績和績效結果，更希望有人指出自己需要改進的地方，通過評價反饋，主管和員工共同分析績效不足的原因，找出雙方有待改進的方面，共同制定績效改進計劃。一般說來，當員工的工作績效未達到最低的期望，或其工作績效明顯下降時，應格外重視績效改進計劃。績效改進的計劃應主要包括3個方面內容：(1)明確的改進目標；(2)改進績效的具體方案；(3)達到改進目標的時間期限。
　　（四）協商下一績效管理周期的績效目標和績效標準
績效管理是一個往復不斷的循環過程，一個績效周期的結束恰好是下一個周期的開始。因此上一個績效管理周期的績效反饋面談可以與下一個績效管理周期的績效計劃面談合并在一起進行。雙方對下一個績效周期的目標進行協商，形成個人績效合約。績效合約是一份正式的書面約定，它將管理者和員工雙方討論的結果列為具體的條目記錄下來，既有助于員工清楚自己要完成的任務有哪些，又有助于管理者在績效周期結束時來對員工績效進行評估。
三、績效反饋與面談的過程
　　（一）做好績效反饋與面談的準備工作
　　要想充分實現績效反饋面談的目的，就必須做好充分的準備，由于績效反饋面談是管理人員與員工雙方的責任，那么管理人員和員工都應該為績效反饋而談做好各自的準備。
　　1、管理人員應該做的準備
　　（1）相關時間的準備
　　選擇適當的時間。
　　選擇雙方都有空閑的時日。
　　盡量不要選擇接近下班的時間。
　　管理人員要選擇一個自己可以全身心投入到績效反饋面談中去的時間。
　　由管理人員提出的時間要征得員工的同意。當管理人員定下一個進行面談的時間后，一定要詢問員工這個時間是否可行，這樣一方面可以表示出對員工的尊重，另一方面也可以確認員工在這段時間是否有其他的安排。
　　（2）準備適宜的場所 ‘
　　通常，管理人員的辦公室是最常用的績效反饋面談場地。辦公室給人以一種嚴肅、正式的感覺，這固然很好。然而，選用辦公室作為績效反饋面談的場地也有一些局限性。首先，辦公室里經常會遇到各種各樣的打擾，例如電話，來訪的客人等；其次，辦公室的情境會給人以明顯的上下級的感覺，容易給員工造成層級的壓力。
　　在面談的場地中，還應該注意安排好談話者的空間距離和位置
　　（3）準備好面談的材料
　　在進行績效反饋面談之前，管理人員必須準備好面談所需的各種材料。這些資料包括對員工的績效進行評估的表格、員工日常工作表現的記錄等。在與員工進行績效反饋面談之前，管理人員必須對有關的各種資料諳熟于胸．當需要的時候可以隨時找到相關的內容。
　　2、員工應該做的準備
　　（1）準備表明自己績效的資料或證據
　　由于在績效反饋面談的過程中往往需要員工根據自己的工作目標逐項陳述績效情況，因此員工需要充分地準備好表明白己績效狀況的一些事實依據。
　　（2）準備好個人的發展計劃
　　績效反饋面談注重現在的表現，更注重將來的發展。因此，管理人員除了想聽到員工對個人過去的績效的總結和評價，也希望了解到員工個人的未來發展計劃，特別是針對績效中不足的方面如何進一步改進和提高的計劃。
　　（3）準備好想向管理人員提出的問題
　　績效反饋面談通常是一對一地進行單獨交談，因此員工不必擔心談話內容被第三者所得知，可以比較開放地進行溝通。員工可以準備好一些與績效管理有關的問題，以便在面談中向管理人員提問。
　　（4）將自己的工作安排好
　　由于績效反饋面談可能要占用1-2個小時的時間，這段時間內員工無法在自己的工作崗位上，因此應事先安排好工作時間，在這段時間內避開一些其他事情。
　　（二）績效考核反饋與面談的實施
　　1、面談與反饋的內容
在面談與反饋的一開始，就應該將績效考核的結果明確而委婉地表達給員工。對于在上一個績效周期內的優秀業績和值得肯定的行為，一定要毫不吝惜地表揚與稱贊，并且鼓勵員工在今后的工作中繼續保持和自我突破。但面談重點應該放在診斷不良業績上，因為這可能是阻礙員工發展、影響業績提高的“瓶頸”，員工的能力欠缺、態度不端可能就存在于此。
　　2、面談策略的選擇
總的說來，下屬可以根據工作貢獻和工作表現分為4種類型：
（1）貢獻型(好的工作業績+好的工作態度)：貢獻型下屬是中層經理創造良好團隊業績的主力軍

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