為使得績效面談更為有效，部門主管應注意以下幾點：
1、周密計劃，精心準備。對于高度敏感、與員工切身利益密切相關(guān)且影響深遠的企業(yè)績效面談來說，主管更要花足夠多的時間進行周密 計劃，精心準備。這里主管的準備工作要點包括：
（1）明確面談目的，與員工協(xié)商制定面談計劃（包括人員安排、面談日期、面談時間、面談持續(xù)時間、面談地點等方面）。這里需要注意的是：面談地點的選擇應充分考慮到面談對象的性格特點。
（2）將面談目的與面談計劃至少提前一周告知員工，并請員工按照要求認真準備。
（3）主管應認真收集、整理、分析員工的工作說明書、歷史績效記錄，即與其工作績效相關(guān)的工作原始記錄、業(yè)績證明（如業(yè)務合同等）、管理臺帳以及以前的考核記錄和面談記錄等；如果該員工向多名主管匯報工作，還應向所有主管收集該員工的工作資料。
（4）主管應制定具體、可操作的面談提綱及主要問題清單。
（5）主管應思考如下問題：你能否找出這些問題的根源？你的行為在多大程度上變成了下屬問題的來源——你是否就是產(chǎn)生問題的一個原因？試圖發(fā)現(xiàn)你對于該員工可能產(chǎn)生的假想和盲點（例如，該員工的績效很好但你只是不喜歡他的“風格”）。
2、善于傾聽，良性互動。有人認為口才好是指表達能力強，而事實上口才好的精髓在于善于傾聽。有專家將傾聽分為五個層次，最高的一個層次是懷有同理心的傾聽。現(xiàn)在一般認為，同理心是一種將心比心、感同身受、體察他人內(nèi)心世界的心理品質(zhì)。從形式上，同理心可以大致分為兩種類型：
（1）在語言中對他人的同理。即通過有聲的語言向?qū)Ψ奖磉_出來的同理心，如：“我明白你的感受”、“如果我是你，我也會和你有一樣的感受”、“我完全能理解你此刻的心情”等。
（2）在肢體上表達對對方的同理。在肢體上模仿對方的姿態(tài)，如與對方保持同樣的站姿、坐姿，甚至于雙腳的擺放、雙手的動作、目光轉(zhuǎn)動的方向，將自己的高度 調(diào)整到與對方視線平行的高度等等。社會心理學家早就發(fā)現(xiàn)：人們喜歡那些喜歡自己的人以及和自己相似的人。在這樣做的時候，主管們已經(jīng)在向員工傳遞出了積極 友好的信號，有助于深入了解對方真正的情緒和想法。
因此，主管要學會傾聽，以“請你談談你的看法”、“請告訴我你對這件事的看法”等，鼓勵下屬參與到談話中去。主管應注意以下要點：放下架子，以朋友的姿態(tài)與對方建立起融洽的交談氣氛；以心換心，設(shè)身處地地從對方的立場看問題；在傾聽中保持積極回應，如點頭并輔以“然后呢”、“接下來呢”、“我很有興趣”等鼓勵性話語；不要輕易打斷下屬，鼓勵他講出問題所在，之前千萬不要急于反駁；注意向?qū)Ψ胶藢嵞闶盏降男畔⒅螅砰_始表達自己的想法，有理有據(jù)。
3、注重實效，績效為本。一項針對績效反饋面談的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，員工對績效反饋面談本身的滿意度較差的主要原因并非在于直接上級績效反饋的技巧層面，而是更多的集中于上級是否能提供具有實質(zhì)性的、建設(shè)性的績效改進意見。績效反饋面談的技巧不足可能造成雙方溝通障礙，技巧改善或許能部分消除溝通障礙，但績效反饋面談的終極目的卻不在于此，而是站在公司戰(zhàn)略發(fā)展目標的高度，切實鞏固和提升員工將來的績效。因此，一份雙方認可的績效改善目標及其具體行動計劃必不可少。從根本上來講，整個績效反饋面談都應圍繞這一關(guān)鍵展開。當然，這對于主管們的個人能力提出了挑戰(zhàn)，需要他們運用超凡的智慧、理性的判斷以及豐富的業(yè)務經(jīng)驗。
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