這個問題比較顯得很枯燥，先問一個簡單的問題：

案例：如果你安排每周五下午2-4點開項目例會，會議通知應該什么時候發？

周四？周三？還是周一？J

標準答案是，如果是項目例會，在項目開始的第一天，所有的會議通知就已經發出去了，應該顯示在每一個人的日歷中。

那么，是不是每周五相關的人就會自動來開會呢？顯然不會，日歷中的會議邀請并沒有約束力。

所以，每周三的下午，你要再發一個“會議提醒”給每一個人。

怎么發呢？一個統一的郵件群發給所有人？那是沒有用的，這種郵件很少有人會認真看。你要給不同的人分別發一個郵件，重要的是，到底你希望從他們那里得到什么信息，要清楚地寫在郵件里，比如，研發部門、測試部門，財務部門分別要給你提供什么…

這樣就夠了嗎？還不夠，他們很忙，不一定有時間準備，所以你要幫他們做好前期工作，也就是把問題問的盡量具體，一定不要用開放式的問題，比如：

         “項目目前什么情況？”，這樣的問題是不會有人認真回答的。

你應該把問細化到（理論上說）Yes or No, 或者A、B、C、D幾個選項中選擇一個這樣的程度，也就是讓對方盡可能簡單地能回答你的問題。要是能畫表讓對方填，也許是一個好的形式。

這樣就可以了嗎？未必，你的郵件他們不一定會看。你需要在周四給每一個人打一個電話。如果他沒有回你郵件，要求他看，要求他準備數據，如果他回了，和他做一些簡單討論，同時要求他們按時參加會議。

可以開會了嗎？不行，你要把搜集到的數據先進性消化，找出需要討論的問題，形成自己的初步想法。

好，現在你可以去開每周一次的例會了。

會開完了，別人可以下班回家度周末，你可以嗎？

也許還不行，你需要寫會議紀要，也就是項目的周報，提交給管理層。

這就是我所謂的“項目經理的溝通模式”，你沒有強勢的“職位權力”，所以一定要通過溝通技巧達到目的。

作者：項目管理培訓師蔣昕煒