對于公務信函的發送者而言，重要的是信函的撰寫；而對于公務信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復和管理。

【卓越有禮】

（一）回復信函

使用公務信函必然是有事要談，有事要辦。公務信函在發出后能否及時無誤地送到預定對象手中，是發信者最牽掛的事。因此，基層公務員在收到公務信函后，務必要以適當的方式予以及時回復，以示對對方的尊重。

1.回復及時。基層公務員在收到公務信函后應盡快回復，切不可拖拖拉拉、懶散對待，甚至不予理睬和回復。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現，導致發信者憂心忡忡，公務也不能及時辦理。

2.回復方式。公務信函的回復應遵循“照舊”原則，即以函復函。如果因故改變回復方式，應向對方道明原因。為盡早消除對方的擔憂之情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對方信函已收到，然后再及時復函。

復函時除對對方的提議、要求作詳實答復外，還應告之所收到的是何時所發的信函，我方又是何時收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時發現。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這么做。如告訴對方：“您于3月6日發出的信函，我在11日收到了。”

3.解釋延誤。基層公務員在收到公函后，如果當時確實無法及時回復，則必須先電告對方，并致以歉意，向對方解釋原因，然后再抽時間予以回復。

如果在回函時遇到困難，例如對方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日后與對方見面時表示“并未收到”。即使幫不了忙，也應盡早答復，并致以歉意。要表現出坦誠的態度，以便早讓對方另做安排。

——摘自孫劍虹老師新著《禮學興商利萬年》