哈佛經理

              　　　　　會議準備

一、 會務準備

　　主席應如何控制會議以增進其實效?談到控制，管理學界有這么一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控制便是避免喪失控制!為了避免對召開的會議喪失控制，主席應在開會之前做妥準備工作。就一般性的會議而言，開會之前的準備工作至少包括下列八項：

　　(1)會議目標的設定；

　　(2)與會者的選擇；

　　(3)會議時間的選擇；

　　(4)會議地點的選擇；

　　(5)會議場地的布置；

　　(6)議程的指定；

　　(7)會議通知的派發；

　　(8)開會前的最后審查。

□ 會議目標的設定

　　決定召開會議之后的第一項最重要的準備工作，便是設定會議目標。良好的會議目標應符合四項要求：

　　1.會議目標必須用書面列明

　　許多會議主持人在規劃會議的時候，都以為沒有必要將目標寫出來。他們常說他們已將目標記在腦中，而且只要他們時常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產生任何實質上的差別。其實，這是一種似是而非的論斷。用書面方式寫下會議目標，可以產生三種好處：第一、有助于目標內涵澄清；第二、書面目標較不容易被遺忘；第三、當目標種類繁多時，以書面寫下比較容易調和它們之間的潛在矛盾。

　　2.會議目標必須切合實際

　　所謂切合實際，即指具有實現的可能。但是“會議目標必須切合實際”這句話，并不意味會議目標應該是容易實現的。事實上，一種不是輕易能夠實現的目標，對目標的追求者才具有真正的挑戰性。這即是說，會議目標不但應具有相當的挑戰性，而且也應該有被實現的可能。

　　3.會議目標必須具體而且可以衡量

　　含糊籠統的目標極難充作行動的指南。例如某單位主管因為感到該單位產品不良率過高，而決定開會研討降低產品不良率方案。倘若他將會議目標認為“探討如何降低產品的不良率”，則該目標肯定難以充作與會者提供意見的指南，因為他沒有具體地指出產品的不良率應降低多少，以及應在多長的時間內達到這個結果。但若他將會議目標改訂為“探討如何在十月底之前令產品不良率由目前的5%降低至3%”，則上述缺點將不復存在。

　　4.會議目標所表明的必須是“應實現什么”，而非“應做什么”

　　“應做什么”是以主席為本位，而“應實現什么”則是以成果為本位。以主席為本位的目標，遠不如以成果為本位的目標那樣具有實效。例如當會議目標被訂為“向員工宣傳新的告假程序”時，主席可能只會照本宣科一番而草草了事，但若會議目標被訂為“令員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關心員工對新的告假程序，是否已真正了解。