家具企業生產管理金典之一

家具廠處理插單與急單的技巧

張  屹

問題引出

當生產處于按計劃運作狀態的時候，是效率最高、品質最好、管理最平穩的時候。此時，材料、設備、場地、人員都在按照既定的模式和軌跡運行，而相關的品質檢驗、統計工作、工藝配合也在有條不紊的跟進。在這種情況下，生產管理部門的主要任務是根據生產計劃進行跟蹤、監控，確保在計劃的時間內，完成計劃的工作，生產管理變得程序化、制度化、理想化、簡單化。

然而，偏偏會在這個時候，一個急單插進來，打破原有的平靜、打亂生產的陣腳。

對待插單的態度：

◆老板：“我們的企業從來沒有漏過一張單。”                         ——有錢必賺

◆業務經理：“我們向客戶承諾，保證按時交貨。”                 ——豪言壯語

◆生產經理：“組織開會討論，調動一切力量吃掉它。”         ——左右為難

◆主管人員：“爭取完成任務。”                         ——硬著頭皮

◆班組長：“很難完成……”                                         ——手忙腳亂

◆員工：“剛做慣了又要換，到底要我們干什么？”              ——無所適從

結       果：

◆一年三百六十五天，天天趕貨

◆現場混亂

◆員工抱怨

◆老板發脾氣

◆管理人員挨罵

◆無休止地加班

◆所有人員疲備不堪

◆客戶牢騷滿腹

◆品質下降

◆采購部門被催著要材料

◆工藝部的圖紙趕不出來

◆設備不夠用

根源剖析

（1）業務部門因素：

采用提成、獎勵、業績與工資掛勾的方式進行業務人員管理，可以有效地刺激業務人員的工作積極性，但是，也會造成業務人員逢單必接，不考慮企業生產能力及定單難度，甚至主動給客戶進行不切實際的交貨期許諾，擅自更加家具的設計尺寸，給自身造成不應有的壓力。

（2）企業的因素：

沒有很好地對企業的業務能力和生產能力進行評估，在業務部門和生產部門的設置上沒有很好地達到平衡，使生產能力跟不上，業務的快速發展導致生產處于被動狀態。

（3）生產部門因素：

在總體配置上存在不合理現象，生產能力設計不足；缺少預留生產空間；生產系統的應變能力差。

（4）人力資源部門因素：

員工培訓工作及技術人員隊伍建設存在問題，人力資源計劃、統籌及招聘工作等環節有待改進，人員儲備工作有待加強。

（5）基層車間因素：

生產能力設計不足，生產協調部門適應能力差，指揮系統運作不健全，所屬部門的溝通工作不到位，人員管理有待加強。

（6）員工因素：

     工作責任心不夠強，主動性差，存在得過且過的懶惰思想，身體狀態疲憊。

要點解讀

（1）概念

《生產訂單》是企業的業務部門承攬生產、加工或營銷業務時所達成條款的一種表述形式，有時，也會采用《合同》的方式，而《訂單》則可以更加明確、直觀地說明問題。多為許多企業所采用。

業務部門與客戶所簽的訂定單應包括以下內容：

①    產品的款式、規格、型號、外觀、顏色。

②    材料要求

③    工藝要求及加工要點

④    品質指標及檢測方案與方法

⑤    包裝要求及包裝設計

⑥    發貨形式

⑦    價格

⑧    結算方式

⑨    交貨期

⑩    售后服務事宜

11 違約責任

業務部門在接單時，應將以上各款了解清楚，必要時，應要求客戶提供照片、圖紙、樣板、色板、產品模型、實物、數據等資料。為了避免生產過程中所出現的麻煩，業務部門接單時應注意以下問題：

①    涉及工藝、技術問題的研討，應通知企業的工藝技術部門到場。

②    涉及材料問題的研討，應通知物控部門及采購部門到場。

③    涉及財務、資金方面的問題應事先與財務部門取得聯系并達成一致。

④    應與品質部門溝通，協助索取必要的樣板、色板等資料。

⑤    在交貨期的確認方面，屬正常要貨的，按企業既定的生產與交貨周期執行，屬特殊要貨或數量與金額較大的，應與生產部門取得聯系共同商討交貨期。生產訂單簽訂之后，應立即通知生產部門。通知的方式：一種為直接將訂單復印轉發生產部門；一種為重新填寫內部訂單。無論哪種方式，都應該以全面、準確的反映客戶的要求為原則，不可遺漏、更改或增加要求（必要時，需報請上級部門或總經理同意）。

（2）接單程序

①    接單程序：

②    接單注意事項

要確保生產按計劃執行，首先應該遵循接單的工作程序，并在實際工作中注意以下幾點。

◆    材料及配件的采購周期

◆    產品設計及繪圖周期

◆    打樣時間

◆    生產周期

（3）生產計劃

生產計劃是生產管理的基礎，應當把生產計劃放到頭等重要的位置。

①生產計劃的分類

A、按時間分類，生產計劃可分為年度生產計劃、季度生產計劃、月度生產計劃，周計劃和日計劃。

年度計劃，是對未來一年的工作所做的計劃，其中所涉及的有：產值（產量）、設備、工藝、人員、場地、品質、管理改善等方面的內容。

月（季）度計劃，是對每月（季）度的工作所做的計劃，比年度計劃更為具體，主要包括具體訂單的排程、產值目標、人員配置等。生產系統的月計劃應當配有生產計劃表。

周計劃，更為細致的計劃，主要明確生產進度，以及必要的人員、材料配合。

日計劃，根據月計劃和周計劃而制定生產的日計劃，主要是明確各車間、各班組（工序）的日生產任務，明確每個員工的當日工作量，一般在每日上班前，或前一天下班前在各班組的公告板公布。日計劃是其它計劃的基礎。

B、按部門分類：生產計劃可分為生產部計劃、車間計劃、班組計劃。

（a）生產部計劃，是由生產部所制定的整個生產系統的總體計劃，它包括年度計劃、季度計劃和月度計劃等。是所屬各部門制定一切計劃的基礎，是指導生產的綱領性文件。

（b）車間計劃，是各車間在生產部總體工作計劃的基礎上，根據本車間的工作任務所制定的分解性計劃。它的各項要求更細致，完成時間更為確切。計劃制定時，在人員、設備、物料的配合方面，要留有余地，以備新增生產任務的落實。

（c）班組計劃，比車間計劃更具體，將計劃落實到個人，明確規定每天的工作任務。班組計劃中的工作任務分配，其時間跨度不宜超過一個星期。計劃要比較準確，應保持其嚴肅性，沒有大的變化，一般不作改動。

C、按內容分類：生產計劃可劃分為生產進度計劃、人員配置計劃、設備配置計劃、生產管理計劃等。

（a）生產進度計劃，是生產部所制定的重點計劃之一，它大多以表格的形式，詳盡的說明各訂單的排程情況，各車間交接的時間、具體要求等。生產進度計劃一般每月制定一次，于上月末下發，必要時（如插單、訂單改期等）進行統一的修改。

          （b）設備計劃，根據需要而制定，主要包括所需設備的名稱、數量、需求原因、需求時間，性能要求等。

          （c）人員計劃，根據生產需要而制定，主要包括，所需人員的部門、數量、要求，到位時間等。

②生產計劃管理

        生產計劃管理是為了加強生產計劃的嚴肅性，進而明確規定計劃的制定、審批、發放、監督執行以及計劃修改的程序。

        A、計劃的制定

            生產部的生產計劃（指的是生產的排程計劃），由生產部負責制定，根據公司總體規劃、客戶訂單、銷售情況，制定本月的生產排程，其中包括：各訂單的編排、計劃生產編排、生產時間、交貨日期、各工序生產交接時間等。

        B、計劃的復核

計劃制定之后，由生產部經理復核，復合過程應當充分與營銷部門、客戶代表、各生產車間、材料供應部門進行全面的溝通，確保其可行性。

        C、計劃的審批

           生產計劃復核之后，一般由廠長審批，一經批準即具有嚴肅性和指令性（有些公司的生產計劃還要經總經理加批）。

        D、發放

            生產計劃批準后，由公司行政部門組織統一發放，發放部門為：銷售部、財務部、物控部、采購部、品質部、生產部、倉庫、生產部所屬各車間，由行政部備案，同時上報廠長、公司總經辦等部門及領導。

E、監控

生產計劃發放之后，各部門即著手執行，其中各部門工作由廠長或總經理監督。生產部所屬各車間工作由生產部監督，并由生產部對生產過程進行全面的跟蹤、統計、協調。

F、計劃的修訂

在計劃的執行過程中，如有必要的插單、更改或不可抗拒的因素，需要進行計劃修改時，由生產部負責，參照以上的程序進行。

決策方案

（1）業務部門處理插單及急單決策方案

①    聽取客戶意見，了解客戶需求。

②    分析客戶具體情況，找出問題點。

③    將客戶具體要求向生產部門、物控部門等傳達。

④    組織召開各部門工作協調會議，研究對策。

⑤    作好客戶的解釋工作，及生產部門的溝通工作，力爭達成交貨期協議。

⑥    協助生產部門向上級反映所存在的具體困難，切實解決實際問題。

⑦    進行生產跟蹤，確保按時交貨。

⑧    審視在已排的訂單中，有無可以延長交貨期的訂單存在，并結合實際靈活處理。

（2）生產部門處理插單及急單決策方案

①    首先向客戶及業務部門解釋和通報生產狀況，力爭取得諒解。

②    對于勢在必接的急單（如大單、重要客戶訂單），要及時與物控部門、采購部門、就供應問題達成一致，以免一廂情愿而脫離實際。

③    應組織所屬各車間、班組開會討論，進行生產動員，鼓舞士氣。

④    組織有關人員詳細規劃生產細節，有條不紊。

⑤    主動與物控、采購、品質、工藝等部門溝通，取得配合。

⑥    進行必要的人員、設備、場地、工具調整，極大地提高利用率。

⑦    進行工藝指導和員工技術培訓，打下良好基礎。

⑧    及時進行工作時間的調整，正確使用加班，適時采用二班制。

（3）基層生產車間處理插單及急單決策方案

①    認真進行總體工作分析，并通過優化生產組合與計劃組合，發現剩余生產空間。

②    合理進行設備、材料、人員的再分配，以達到最佳效果。

③    對于本車間、班組無法解決的困難，要及時上報取得支持，切不可悶聲不響，等著不動。

④    加強人員重組與調動的管理，掌握工作主動權。

⑤    有效地使用獎罰手段，強化執行力度。