——（本文已刊登于《深圳家具》） 新視角企業管理研究中心理事長 張 屹 科學、準確、規范的物料定額，是編制物料供應計劃的基礎，是企業物料組織、物料控制、物料核算的依據。物料定額，為物料使用提供了數量的控制標準，有了這個標準，物料的發放才有了依據，才可能從源頭上堵塞物料的浪費。 一、家具材物料定額的四種類型 1.數量定額 （1）數量定額的定義 物料都是有一定單位的。比如： 木材按立方米計算，油漆按升計算，皮料按平方計算……等等，這些都是度量物料多少的最基本單位。 所謂數量定額，是指在單位時間及范圍內，對物料用量按以上的基本單位進行的數量限制或用量標準的制定。 （2）數量定額的適用范圍 ◆用量多少主要由產品本身所決定的材料； ◆很容易確定數量的物料； ◆數量有限定的物料； ◆貴重的物料； ◆主要的原材料； ◆規格型號比較單一的材料。 （3）數量定額的注意事項 ①要確定合適的定額單位，有些材料是可以用不同單位表示的，比如油漆，可以用重量單位表示，也可以用體積單位表示，要視定額要求而定。 ②當材料規格變化較大，數量定額核算麻煩時，要考慮用其他的定額方式來補充，同時對用量標準進行限定。 2.價值定額 所謂價值定額，是以被定額物料的價值大小，即通過總金額的限制進行的定額。 拿油漆的定額來說，不是以多少公斤或多少升為單位，而是以多少元為單位來定額。 比如： 某單位某月的木料用量定額為200萬元人民幣；某單位某周的砂紙用量定額為500元人民幣等。 應該說，數量是體現材料多少的最常用和最直接的單位，多數的情況下，是先有數量后有金額。那么，價值定額這一說法，又有什么意義呢？ （1）價值定額拋開了物料的具體特點，統一用價值大小來衡量其多少，使不同材料之間有了可比性。 比如：某種沙發，如果用進口皮料，則定額為3000元；用國產皮料，則定額為1200元。這就很容易比較出兩種材料的成本。 （2）價值定額簡化了一些復雜材料的計算。 有些材料在數量計算上十分麻煩，進行數量定額很難。比如油漆車間用于擦色的碎布，無論用重量上還是數量上都很難算清，也沒必要算清，規定下一個月車間的用量不超過多少錢，然后按照這一價值去發放。貴的質量就會好一些，則少發些，便宜的質量就差一些，則多發一些，剛好起到了協調作用。 （3）價值定額解決了一些無法算清的材料混合使用的難題。 在家具廠，白坯打磨需要用到砂紙，在打磨作業中不只用一種型號的，而是不同型號的（砂粒粗細不同的）混用，而哪一種用多少，要視產品的不同、白坯的材料不同、以及工人的作業習慣不同而不同，很難規定某種砂紙的數量。而價值定額就解決了這一問題。 運用這一定額方法，可以規定某個車間單位時間的砂紙耗用金額，在該金額范圍內具體使用什么型號的砂紙由車間根據生產特點自行決定。這樣，既確定了定額標準，又不至于在砂紙型號的細節上無謂地打轉。 價值定額的注意事項： 適用于單價比較穩定的物料，如果單價的波動較大，則同價值之下的物料數量會出現很大差異，價值定額就失去意義。 3.單項定額 單項定額是針對某一單項物料所進行的物料定額。比如：單一的包裝材料定額、原材料定額等等。單項定額的目的是管理方便，重點明確。 4.綜合定額 綜合定額是以材料大類或部門為單位進行的物料定額，它與單項定額恰好相反。綜合定額的目的是對于數量大而價值低的物料進行統一管理，或者是在總的目標偏差不大的情況下拋開細節的物料管理。 二、物料定額的五大方法 1.經驗判定法 經驗是工作實踐中長期積累的智慧的結晶，也是不自覺地對客觀事物的內在 規律的認識。這一方法通俗易行，簡捷方便。經驗判定看似容易卻不是人人都會做的，表面上似乎隨隨便便的幾個數字的背后卻需要多年的努力。這其中包含了對產品設計、工藝技術、作業過程的嫻熟了解。 2.統計分析法 統計分析法是對原有的各種生產統計數據進行分析、歸納和綜合，從而對物料的耗用情況進行推理演算的一種方法。 統計分析法以下列數據為依據： ◆過去的耗用統計資料； ◆產品圖紙資料； ◆生產工藝資料； ◆倉庫發料記錄； ◆物料控制標準。 3.實際核查法 實際核查法是對實際作業現場的用料實際進行調查，掌握實際耗用量與耗用速率，從而制定物料定額指標的一種方法。 采用這一方法，應該對各工序的工作狀況與生產工藝有充分的了解，不光只看到耗用的表面現象，還應該知道造成這一現象的本質。在核查的過程中，應該采用盡可能先進和可靠的儀器設備，對人員也應加強培訓。 4.工藝計算法 工藝計算法，是根據工藝技術資料（比如產品結構圖、開料單等），通過計算得出用料數量，然后加上一定的損耗，最后確定出產品的物料消耗定額。 工藝計算法依靠的是產品資料本身，所以結果比較客觀，它是一種理論化或理想化的目標，應結合實際進行適當的修正。 工藝計算法無法對產品生產過程中所耗用的材料進行計算。比如像椅子的生產，它只能算出所用的木材數量、膠水數量，無法算出打磨用的砂紙的數量。 5.概括估算法 概括估算法是比經驗制定法更簡單的一種物料定額方法。它只是粗略地估算出產品的大致用量，對于明顯的物料耗用超標現象做出判斷，概括估算的依據來源是多方面的，比如： ①對于某一家具的生產，如果材料成本過高，便可猜想到是物料耗用偏高。②邊角余料過多時，可能是物料的使用不合理。 ③產品的體積或重量與所用的材料的體積或重量相差甚遠時，顯然是浪費過 大。 三、物料定額工作計劃的制定 做任何工作都要有計劃，物料定額也不例外，完善而嚴密的計劃是物料定額實施的保障。 1.計劃的內容 物料定額計劃包括以下的內容： （1）目的 交待清楚為什么要搞物料定額，有什么好處，要做哪些工作，要達到什么目標等等。旨在讓所有物料定額員及全體參與者認真對待、全身心地投入，以便使工作做好。 （2）工作內容 主要說明此次定額要做哪些事，比如：要定額的物料種類、型號，定額工作什么時候開始實行、如何實行，要有哪些配套管理制度出臺，工作效果怎樣評估……等等。 （3）定額的對象 企業的物料種類繁多，是對所有的物料都進行定額，還是只選擇一部分進行定額；或者第一批定額項目中選哪些，第二批選哪些，這在計劃中要明確規定。 （4）定額工作的方法 在制定計劃時要確定采取什么樣的定額方法，因為不同的方法對定額有不同的影響，這也是計劃的重點之一。 （5）定額的管理 包括管理的方法、人員的配置、責權劃分、落實的步驟、超定額的處理等。 （6）時間安排 確定定額工作開始的時間，確定物料管理由非定額到定額的轉軌時間，確定有關測試、考評等工作的時間。 （7）工作步驟 在計劃中要詳細列明工作的步驟，以便于工作的實施。 （8）實施細則 對于物料定額工作實施過程中所可能遇到的問題給予充分考慮，并制定應對措施。 2.制定計劃的注意事項 （1）物料定額是物控工作的組成部分之一，它的開展要因勢因地制宜，所以要選擇合適的時間，如果既無人手、又無精力，還沒有搞清楚定額是怎么回事就匆匆開始，必然毫無效果，也容易使人失去信心，并且給下一次的補救帶來不利。 （2）制定計劃要實事求是，不能急躁冒進，要分步驟進行，否則將欲速而不達。 （3）計劃要周密詳細，要認真考慮細節問題。 （4）計劃要按程序審核，以防出現漏洞。 四、定額測試的工作籌備 定額測試是確定定額指標的重要步驟，定額測試工作要得到順利開展，工作籌備必不可少。 1.人員的籌備 定額測試是工作量大、耗時長，涉及部門多的繁雜工作，僅靠物控部門的物控員是難以勝任的，定額測試工作一般可以從企業的其它部門抽調一定數量的文員（比如生產部統計員等），協助進行工作；也可以招聘一定數量的定額員，但當定額測試完成之后，這些臨時的定額員應另行分配其他工作。 2.表單準備 定額測試所用的表單，要在測試之前設計好、印制好、發放下去，以方便測試工作。 3.工具、儀器（儀表）的準備 幾乎所有的定額測試都會用到工具、儀器和儀表，開始籌劃搞定額測試之初，就應該對這些物品進行計劃，因為有的可能要定購，也有的可能供貨期很長，不及早準備也許會影響工作的開展。 對工具、儀器、儀表的精度要求，視材料的貴重程度、作業特點、物控政策而定。 4.培訓講解 即對參與進行定額測試的人員進行測試方法的培訓，并進行物料特點的介紹、說明和辨認的指導。 5.工作動員 沒有良好的心里準備測試工作就會遇到阻力。如果人們誤認為搞測試是為了對他們實行管升壓，那就肯定會在物料的使用上做手腳，影響測試的準確性。 五、推行物料定額管理的工作程序 物料定額管理的實施，是企業在物料控制方面的一大飛躍，是由定性管理、粗曠型管理向定量管理、精細化管理的邁進。 新舊兩種物料管理模式的交替，必然有許多問題要處理，要使工作順利推行，規范的工作程序是十分重要的。 2.前期物料的存量盤點 企業由“無定額”向“定額”的轉換，是物料管理工作較大幅度的改革，會牽扯到過去許多方面的問題。 在未搞物料定額管理的時候，企業的物料發放是按需發料，即用料部門要多少就領多少，領多少倉庫就發多少。這造成了車間各種材料的暫存和積壓，這些材料如果不處理、不入賬，沒有一個明確的說法，就會被充斥到以后已定額的材料中去使用，使物料的使用超量。原來存下的物料越多，這樣的緩沖作用就越大，還有可能在定額發料管理規定落實之前，人為地圍積物料。 要使定額工作良好地開展，必須對過去所發放的物料進行清理和盤點，并且履行退倉手續，使之納入新發放的物料之列。 （1）盤點的準備 物料的使用是動態的，車間所領用的物料隨時都會被拿來使用，要使盤點工作準確無誤，必須設定一個相對靜止的“點”，即“時刻”。 在這一時刻之前的全部截止，這一時刻之后的定額發料。在這一思路之下，所做的準備工作有： ①確定盤點時間 確定盤點時間是為了各車間、班組統一行動，可以使物料使用有一個明顯的分界點，在某時間后的物料全部納入定額之列。 ②進行作業調節 在進行盤點前，為了使各工序在確定的盤點時間能夠完成現有的工作，也就是將已使用的物料加工完畢，而下一步所用的物料又尚未發放，這是最好的盤點時機，盤點工作可以更容易進行。 作業調節就是在盤點前的一段時間里，向各車間、班組交待有關盤點工作的計劃、事宜與要求，使作業部門通過加班、工作順序調查、增加人員等各種辦法，將可以告一段落的工作在盤點前告一段落，盡可能地使新的物控管理規定的實施與新的作業任務同步開始。 ③了解物料使用狀況 盤點人員應該在盤點前就對要盤點的物料有所了解，知道這些物料是加工什么產品時的，因為這種盤點的目的，并不僅僅是為了知道物料的量，更主要的是為了定額管理的需要。了解物料的使用狀況主要從以下幾方面入手：該物料用于哪些產品，屬于原材料還是輔助材料，加工余料有什么用途，該物料加工的產品要流經哪些工序……等等。 ④進行物料整理 雜亂無章的物料盤點起來費力，數據也不會準確，所以盤點前應要求所有作業部門對剩余物料進行清理整頓，并分其擺放，做好標識。 ⑤準備好盤點工具 盤點要用到量具、儀表、記事本、表格、紙筆等，這些應該提前準備好，并發放給相關人員，以利于工作。 （2）盤點項目 ①車間已領用，但尚未拆封使用的材料 這部分材料的數量比較容易清點，直接讀取即可，盤點后可退倉。如木材。 ②已經拆封，并且部分使用的材料 比如一包螺絲，拆包用了一些，還剩一些沒用，沒有的部門將繼續使用，逐一清點就可以了。可以退倉，也可以形式上退倉。 ③未使用，但已被處理 比如油漆，已經加入了天那水，進行了稀釋，但還未使用。這些物料的數量依然要折合后算到未使用物料的范疇中去，如果漏算就等于增加了定額物料的發放數量。 3.各車間半成品存量盤點 （1）半成品對物料的占用 半成品對物料的占用體現在以下幾個方面： ①原材料占用 所有的半成品都是由原材料制成的毛坯。 ②輔助材料占用 在產品生產的過程中，一開始只涉及到原材料，隨著工序的進一步延伸，輔助材料也會被使用，最后再到包裝材料的使用。進行半成品的盤點，了解各零部件所在的工序，就是為了知道，零部件在該工序所占用的所有材料。 ③低值易耗材料 低值易耗材料在產品的零部件上無法體現出來，它不會形成到產品之上，也是在產品生產過程中所消耗掉的部分。 我們要了解半成品的工序材料消耗，對于已經做完的工序將不再繼續消耗該工序的物料。 比如：已打磨好的半成品將不再消耗砂紙；已焊接完成的鋼支架將不再消耗焊條。 （3）半成品盤點的工作要點 ◆半成品盤點涉及各生產車間，需要上級的支持，各部門的通力配合來共同 完成； ◆半成品盤點時不要遺漏了在制品，并要對在制品占用的物料充分考慮； ◆工序交接中的半成品，不要重盤也不要漏盤，要劃清所在的部門； ◆要有完善的物料標識管理作基礎，否則盤點難以進行； ◆要認真進行復盤與抽查，防止錯誤的發生。 4.截止期材料處理 所謂截止期，是停止非定額發料，轉向定額發料的日期。這時，要對各車間的剩余材料做如下處理： ◆未使用材料 退倉或形式上退倉。 ◆部分未使用材料 使用部分劃到非定額部分，未使用部分形式上退倉，劃到定額物料部分。 ◆已經改性但未使用部分 折算后退倉，劃到定額物料部分。這部分物料包括： 稀釋的物料、混合調配的物料、切割的物料、發生化學變化的物料、發生物態變化的物料等。 5.物料定額工作實施 清楚地對現有的物料進行了劃分之后，就掃除了兩種物控管理方法上的物料混淆和過渡障礙，物料定額在這種條件下才可以實施。 在物料定額工作實施過程中，要注意的問題： （1）只進行數量上的“管、卡、壓”是錯誤的，重要的在于要教會操作者正確的物料使用方法。比如套裁、綜合利用、合理配比等都是節省物料的有效手段。 （2）要加強過程監控，堵塞每一個物料浪費的漏洞。 （3）工藝改進和作業方法改進需要與物料定額管理同時進行。 （4）一次定額不一定就完全正確，還應在實踐檢驗的基礎上去不斷修改。 （5）要在定額的實施過程中作好物料的耗用統計工作，廣泛收集資料，以便于工作的改進。 （6）生產是第一位的，物料定額的目的是為了降低成本，不是和生產作對，物控部門與生產部門要不斷溝通，共同推動生產和物控工作的開展。 （7）對于超料現象要先行補料，然后再追查原因，不能因此而影響生產進度。 （8）定額工作的實施也可以分部門進行，比如選擇容易推進工作的部門，或者物料耗用量大的部分，或者物料比較貴重的部門；也可以先選取幾種物料進行定額，等到運作順暢之后再增加其它物料。