合同管理制度周科榮老師

第一章 總 則

第一條 為了實現(xiàn)依法治理企業(yè)，促進公司對外合作活動的開展，規(guī)范對外合作行為，提高合作效益，防止不必要的合作損失，根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定，特制定本管理辦法。

第二條 凡以公司名義對外發(fā)生合作活動的，應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同。

第三條 訂立合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。

第四條 本辦法所包括的合同有設(shè)計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。

第五條合同均應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條 國家規(guī)定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。

第七條 公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，全面負責(zé)合同管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。

第二章 合同的訂立

第八條 與外界達成合作往來意向，經(jīng)協(xié)商一致，應(yīng)訂立合作合同。

第九條 訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，完成事先盡調(diào)，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立合作合同。

第十條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得公司的書面授權(quán)方能對外訂立書面合作合同。

第十一條 對外訂立合作合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，公司特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。

第十二條 授權(quán)委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。

第十三條 凡是存在合作，應(yīng)當(dāng)由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人員向公司法律顧問發(fā)送合同撰寫需求郵件，并同時抄送業(yè)務(wù)部門負責(zé)人；公司法律顧問反饋合同文本后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)角度進行審慎復(fù)核；業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及公司法律顧問均確認無誤后方可申請蓋章。

第十四條 合作合同必須具備標的，數(shù)量和質(zhì)量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。合作合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。

第十五條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經(jīng)XX在我方所留的合同上簽字同意。

第十六條 合同標的額不滿XX萬元，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及公司法律顧問批準同意，否則該業(yè)務(wù)不能成立。

第十七條 合同標的額超過XX萬元，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、公司總經(jīng)理及公司法律顧問批準同意，否則該業(yè)務(wù)不能成立。

第十八條 合同文本擬定完畢，須經(jīng)郵件按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、法律顧問、財務(wù)部門等職能部門負責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條 公司經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。

第二十條 對外訂立的合作合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理特批。

第二十一條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十二條 合同蓋章生效后，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。

第二十三條 合同文本原則上我方應(yīng)持至少應(yīng)持二份，合同文本電子版由財務(wù)部、法律顧問、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存，其中原件由財務(wù)部門留存。

第三章 合同的履行

第二十四條 合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實際、全面地履行；

第二十五條 業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺帳，每一合同設(shè)一臺帳，分別按業(yè)務(wù)進展情況和收付款情況一事一記。

第二十六條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。

第二十七條 財務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：

1. 應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同的；

2. 收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的。

第二十八條 付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。

第二十九條 在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。

第三十條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。

第四章 合同的變更和解除

第三十一條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法律顧問等相關(guān)職能部門負責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

第三十二條 我方變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。

第三十三條 有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。

第三十四條 變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由行政部門保管。

第三十五條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。

第三十六條 合同變更后，合同編號不予改變。

第五章 其他

第三十七條 合同作為公司對外合作活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。

第三十八條 業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報。

第三十九條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。

第四十條 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

第六章 責(zé)任

第四十一條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其行政責(zé)任。

第四十二條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機關(guān)追究其法律責(zé)任。

第七章 附則

第四十三條 本辦法適用于XX公司本部和各部門。

第四十四條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。

第四十五條 本辦法自下發(fā)之日起生效實施。