應對五種降低會議中效率的行為

1.      討論離題

有些小組成員有脫離主題的傾向。有時，這些脫離討論中心的離題是無意的。此外，當小組或小組成員希望避免需要解決某個主題時，也會發生離題。

如何解決：

- 執行會議日程，當討論嚴重離題時，請大家參照相應主題和時間

-  在白紙上寫下主題/日程表，并將它們張貼到整個討論過程中所有成員可以看到的位置

-  請大家參考基本原則，如“保持討論不要離題”

- 問“我們在這個話題上遇到麻煩。是什么原因導致討論難以進行？”

2.      討論不充分

在團隊會議中，有些團隊成員表現出過于強調任務驅動的行為，這些人通常對過程問題缺乏耐心。該行為包括在小組考慮不同觀點之前，對某個問題及其解決方案做出個人決定，催促小組匆忙做出決定和阻礙進一步分析和討論問題。

如何處理：

-  不施加不適當的壓力

-  使用建設性反饋反對這些草草了事的人

-  詢問大家是否已經感到已經充分討論

3.      “一言堂”式會議

一些主導者每個話題都發言，而且談話內容偏長，并語氣強勢地陳述自己觀點，結果造成其他人參與程度降低的趨勢。

如何處理：

-  采用鼓勵平等參與的發言方式（例如，為團隊成員留出書寫問題回答的時間，然 后讓每個人講述自己寫的內容）

- 首先感謝積極發言者，然后轉移話題，如“小李，我們已經聽取了你的觀點，因此我想我們也應該聽一下其他人的觀點。”

-  采用肢體語言 － 采用移動和眼神將注意力轉移到其他人身上

- 設定平等參與的基本原則可以幫助管理學員

4.      會議發生僵持難以推進

會議開始時發生此問題表明團隊不清楚具體任務，或小組成員還不太習慣于一起進行公開的討論和決策；當試圖做決定時發生此情況，可能表明決定不是大家一致同意的結果，或可能意味著小組沒有明確的計劃，而且不知道下一步做什么。

如何解決問題：

- 讓小組停下來反思會議或項目是如何進行的

- 說“讓我們回顧一下任務，并確定每個人都清楚任務內容。”

- 說“讓我們仔細檢查計劃并確定接下來要做什么。”

- 說“我們如何轉移到下一個問題上？什么事阻礙了我們繼續前進？”

5.      會議缺乏共同參與

缺乏參與通常表現為在會議上不說話，那些不愿意參與的人員可能需要時間思考，以便回答問題，提出想法或更好的解決方案。性格內向的人與性格外向的人共同參加的會議上往往會出現此問題。

如何處理問題：

- 提前發會議日程表，以便不善表達的團隊成員/內向者進行提前準備

- 如果可能，將討論或任務分為若干單獨的子任務進行討論

- 提醒大家參照會議規則，如“我們還沒有聽到所有人的意見。是否還有其他人對此有想法？”

-  直接詢問沒機會表達的與會者，“小李，你在這個問題上有什么建議？”