新一代的時間管理理論，把時間按其緊迫性和重要性分成 ABCD四類，形成時間管理的優先矩陣。如下圖所示：

　　　　　　　　圖：時間管理的優先矩陣

　　緊迫性是指必須立即處理的事情，不能拖延。

　　重要性與目標是息息相關的。有利于實現目標的事物都稱為重要，越有利于實現核心目標，就越重要。

　　有些事情緊迫又重要，如有限期壓力的計劃；

　　可能有些事情是緊迫但不重要，如有不速之客，或者某些電話；

　　有些事重要，但是不緊迫，如學習新技能、建立人際關系、保持身體健康等。

　　當然有很多事情不重要，又不緊迫，如瑣碎的雜事，無聊的談話等。

　　如下圖所示。

　　　　　　圖：時間管理重要性與緊迫性示意圖

　　不同類的事情要如何去安排，時間如何加以調整，加以運用，這些事情讓你去做一個什么樣的人，有四種可以參考。

　　壓力人（ A），認為每樣事情都很重要，很緊迫。應該做的是有條有理、有條不紊地去完成你的工作，你應該學習投資你的時間，去做一個從容不迫的人(B)。你千萬不要去做那種很緊急，但不重要的，那種叫做沒有用的人(C)，你總在應付一些雜事，做不重要又不緊迫的事的人稱之為懶人（D）。注重哪一類事務，你就成為哪一類人。

如何使用時間管理優先矩陣

　　1.將有待進行的行動方案列一分清單。

　　例如，秘書在上班半個小時之后列了一分今天上午需要做的事情的清單：

　　a.到餐館訂餐，并查看宴請環境。

　　b.給A公司的小王打電話，約定今晚的活動

　　c.給遠在北京的B公司副總寄一封信

　　d.完成報告寫作工作，并打印成文

　　e.安排老板與客戶會面

　　f.給一個同學打電話

　　g.為老板報銷出差費用

　　2.繪制一張矩陣圖。根據每一個行動方案的重要性和緊迫性的不同，將所有方案填入圖形之中。

　　3.根據個行動方案所在象限不同，確定將各行動方案的優先順序。

　　本例：根據優先矩陣，秘書排定了今天商務待做事情的先后順序是e、c、g、d、a、b、f。

時間管理優先矩陣自檢

　　請回答下列問題：

　　(1)ABCD這四類人中，你認為自己屬于哪一類人？

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　　你要成為一名從容不迫的人，成為一名壓力很重的人，成為一名無用的人，甚至要成為一名懶人的話，選擇權在于你，決定權在于你。上述的情形都是決定于人們的心態，應如何看待自己，以及怎樣決定讓自己成為一名什么樣的人，才能夠適應這個社會，能夠讓你的未來活得更瀟灑，活得更有意義。

　　(2)你是否是一名目標明確的人？

　　來一起來玩個游戲。現在給每個人都發 500元錢，你可以用這些錢去買下列的每一種商品，直到把錢花完為止。同時買完商品以后，不能退貨，請慎重考慮。

　　如果你經過認真思考，把它記下來，因為他們就是你要的東西，這些都是您的時間與精力所實現的人生目標。你來想一想看一下，這 500元錢你會買什么。

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　　相信每個人一定會想，時光倒流 200元，當然愿意買。時間大于金錢，時間比金錢更重要。你應該重新地檢討自己，確立你人生的目標。

　　因此你對時間的安排應該是針對性的投入與完成，能夠直接幫助你在人生奮斗目標中，或者是日常生活中具體的目標，也可以幫助實現人生的目標，所以時間管理中一定要對時間善加運用或投資，因為時間永遠沒有辦法倒流。

要用時間管理優先矩陣的意義

• 優先矩陣可以由一個人或若干人來實施，既可用于制定計劃，也可用于決策思考。

• 注意不要讓太多的人參與進來，那也的話會由于意見太多而無法實施。