★★電話抱怨處理的注意事項

在接到的抱怨電話的過程中，公司的業(yè)務人員應該平心靜氣、盡心盡力地替客戶解決問題，尤其要注意以下各種具體事項：

1、不斷向客戶賠不是

在電話抱怨處理過程中，很可能會遇到得理不饒人的客戶，這時候業(yè)務人員應該向客戶賠不是，努力化解客戶心中的不滿情緒。最好的應對辦法是以柔克剛，通過自己的不斷努力將客戶的怒氣化為無有，而絕不是一味地推卸責任。

2、記錄問題點

在不斷向客戶賠不是的過程中，不要忘記時刻記錄問題點。將客戶抱怨時所提到的重點問題迅速記錄下來，以便在事后按照記錄的要點逐一對問題進行妥善處理。同時，還應該要求客戶留下電話號碼，以便日后聯(lián)系。

3、不要影響個人情緒

很多客戶是因為對公司的產(chǎn)品或服務不滿意，因而打電話到公司，通過這樣的方式來發(fā)泄一下心中的怨氣。因此，業(yè)務人員的個人情緒不應該受到客戶抱怨的影響，否則很可能將事情越弄越僵。

4、提供同仁參考、勿重復犯錯

接到一個抱怨電話之后，不要忘記將信息提供給所有的同事分享。因為不同的客戶所遇到的問題可能是相同的，因而其他同事也可能遇到其他客戶相同的抱怨。通過開會等形式。大家能夠?qū)栴}點收集起來，整理成冊，以使今后再遇到類似抱怨電話的處理過程中做到統(tǒng)一口徑。

5、勿遮掩過失及怨言

業(yè)務人員不要只顧維護自己的公司而掩蓋過失。如果一直以公司的立場為出發(fā)點，將責任都推到客戶身上，必須會招致客戶更大的抱怨。例如，新機器到了客戶那里發(fā)生意外，如果指責現(xiàn)場員工操作弄壞的話，客戶將更為氣憤，認為公司是不負責任的。

6、規(guī)避責任急著把電話轉(zhuǎn)接出去

業(yè)務人員不能規(guī)避責任。當遇到問題時，如果將電話轉(zhuǎn)接給另一個同事，而同事又將電話轉(zhuǎn)給其他人時，客戶肯定會暴跳如雷，甚至可能采取更為激烈的方式，與公司永遠斷絕往來，那樣公司就得不償失了。因此，要盡量做到不轉(zhuǎn)接抱怨電話。

7、不要在電話中與客戶產(chǎn)生爭執(zhí)

在抱怨電話中，客戶難免是怨氣沖沖的。當業(yè)務人員無論怎樣解釋都無法讓客戶滿意時，業(yè)務人員也難免會產(chǎn)生火氣。這時候要切記必須將火氣往下壓，設法轉(zhuǎn)移自己的情緒，和氣地讓客戶慢慢敘述問題，避免發(fā)生進一步的爭執(zhí)。

8、化解客戶心中的怒氣，安撫客戶情緒

抱怨電話如同燙手山芋，每個人都不喜歡接聽。但是，只要通過不斷地練習，就可以完全化解客戶劍撥弩張的怒氣，進而有效地解決問題。在今后遇到類似的難題時，則可以每天自我演練，這對業(yè)務人員的成長是絕對有好處的。

9、回報處理方式，讓客戶了解

既然向客戶要了電話號碼，那么千萬不要忘記及時給客戶回電話，讓他了解問題解決的情況。如果只將電話收線當作事情完結(jié)，那么過了一段時間后，客戶將更加氣憤，打電話過來質(zhì)問為何問題還未得到解決。因此，要注意及時向客戶回報處理方式。

【案例】

一日，某公司的員工小林接到客戶的抱怨電話，于是發(fā)生了如下一段對話：

客戶：你們公司的效率怎么那么差？

小林：汪科長，很抱歉！我姓林，能否告訴我究竟是什么原因讓您那么生氣？

客戶：上個月跟你們公司訂了一臺裁紙機，說好上個禮拜五送貨過來，現(xiàn)在都禮拜三了，為什么到現(xiàn)在還沒看到貨啊？

小林：汪科長，真是抱歉，延誤了貴公司的作業(yè)，我馬上幫您查出貨單，這是本公司的疏失，我會向主管反應此事，麻煩您給我貴公司的電話，查完出貨單，我馬上回電話給您，請不要生氣。

小林：汪科長您好，我是天生機器公司，敞姓林，我已經(jīng)幫您查過了，您訂的機器，因為缺少一個小零件，所以延誤至今還沒給貴公司送過去，本公司未能及時告知，這是我們的疏失，已經(jīng)跟經(jīng)理報告了，經(jīng)理也已經(jīng)下達命令給生產(chǎn)科，這禮拜五以前一定把機器給您送過去，經(jīng)理會親自到貴公司向您致歉，真是抱歉！

【自檢】

請根據(jù)要求回答問題：假設您是某公司的員工，有一天你接到了一位客戶的埋怨電話。在搞清楚起因之后，您向這位客戶耐心地做出了解釋。但是，如果這位客戶得理不饒人，依舊數(shù)落個不停時，你將如何處理？請簡單闡述您的觀點。

【本講小結(jié)】

抱怨電話在商務活動的出現(xiàn)是不可避免的。一旦接到客戶的抱怨電話，業(yè)務人員就應該設法安慰客戶，尋找抱怨產(chǎn)生的根源，并盡快做出妥善處理。只有這樣，才能夠消除客戶的不滿，挽回客戶對公司的信任。

抱怨電話如燙手山芋，每個人都不喜歡接聽。但是，只要從抱怨電話入手，通過不斷的練習，就可以逐漸讓客戶緩解怒氣。掌握有效解決問題的技巧，公司遇到的抱怨電話將會越來越少，員工職業(yè)生涯也將越來越舒暢！

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