小惠忽然想到部門中公認(rèn)的PPT高手李健，聽說李健曾經(jīng)是某某PPT大賽的獲獎?wù)?，小惠找到李?。?/span>“健哥，我要制作文經(jīng)理要用的PPT，您給我提提建議吧，我真不知道從何入手”。

李健看看小惠的“成品”：你這就是一份有背景Word文檔嘛！

小惠紅著臉：你這么一說還真是…

李鍵：要制作一份好的PPT首先要搞清楚以下幾個點：

1.        什么是PowerPoint？
我們先從軟件的名字分析，有沒有注意到PowerPoint的兩個P是大寫的？其實軟件的名字是由兩個單詞構(gòu)成，也帶出了PowerPoint制作的核心思想：PowerPoint就是要Power你的Point，簡單的說一份好的PPT就是要簡單明了，突出重點。

2.        如何能夠突出你的Point？
首先要找到你的Point，簡單的說就是此份PPT的中心思想，在制作前先想清楚，想要聽眾或者觀看此份PPT的人了解什么？

3.        如何讓觀眾能夠接受你的Point?
考慮到PPT的受眾對象（包括年齡、職位、性格等），將內(nèi)容具有完善邏輯與條理的表達(dá)出來，以循序漸進(jìn)的方式讓讀者接受及認(rèn)同你的觀點或者內(nèi)容。

4.        如何讓觀眾對你的Point印象深刻
通過文字、圖片、圖表等來進(jìn)行強調(diào)及說明，一份專業(yè)及美觀的PPT將會為你要表達(dá)的內(nèi)容大大的加分。

李鍵：怎么樣？理解了不？

小惠迷茫的看著李健：嗯……

李健想了想說：簡單的說不要把所有你要表達(dá)的東西一股腦全部堆積在PPT中，而應(yīng)該先把內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行梳理，讓你的PPT“講故事”！想辦法讓故事講得生動，有扣人心弦的故事情節(jié)；漂亮的布景與帥的男豬腳；結(jié)局讓人回?zé)o窮。

李?。喝绾巫?/span>PPT講故事？那得將故事綱要先羅列出來，決大多數(shù)人一開始就把精力投入到某一頁幻燈片中，而失去對整個PPT邏輯的控制。

小惠：那應(yīng)該如何開始呢？

李?。何覀儜?yīng)該從大綱開始……

8操作步驟:

1.        視圖è大綱視圖
左邊顯示大綱視圖狀態(tài)

2.        在界面左邊輸入PPT的章節(jié)（內(nèi)容邏輯），在這個視圖中我們可以了解整個PPT的邏輯條理，如圖：

3.        為每個章節(jié)的文字前手動輸入章節(jié)編號，而非章節(jié)的頁面無編號，通過有無編號可以判斷出章節(jié)的起點。

李?。耗憧催@樣是不是對于整個PPT的內(nèi)容邏輯就一目了然了呢？

小惠感嘆到：還真是！以前用PPT從來沒有使用過大綱，原來大綱這么有用！這樣要整份PPT要講什么或者缺少什么就很清楚了。

李?。含F(xiàn)在我們就有故事骨架了，接下來為故事增加血及肉啥的，讓故事豐滿起來。

小惠：那現(xiàn)在我把相關(guān)章節(jié)的文字復(fù)制進(jìn)去，加個背景就可以了。

李健：這樣是不行的，這還是跟一篇Word有啥區(qū)別？

小惠：那……

李?。河涀?/span>PPT的制作其中的一個原則：”PPT少就是多“。可以這樣理解：把一份PPT文字盡量減少，這樣觀眾閱讀此份PPT所花的時間就少，反而能夠記住或者理解更多的東西。
那么首先我們要把PPT中文字想辦法減少、減少、再減少！一份PPT最致命的情況是：觀眾終于看完你的文本，然后回頭問你：你要表達(dá)什么？多余的文本猶如噪音，起到適得其反的結(jié)果。

小惠：但我感覺沒辦法減少了喲……

李?。哼@確實對于大多數(shù)人來講都挺困難，我教你兩個方法：

1.        提煉關(guān)鍵詞，找到內(nèi)容的“焦點”。
如：2013年經(jīng)過同事們的努力，我們的銷售業(yè)績增長了80%，這樣一句話其實只需要保留：2013銷售業(yè)績增長80%，老板都是要你拿數(shù)字說話，這樣才一針見血。努力啥的讓老板說去，我們不能自已說，。

2.        一頁只講一個觀點
一頁中內(nèi)容比較多的情況，反而給人感覺你不知道要講什么，把一頁分解成多頁，讓每一頁只有一個觀點，形成單頁內(nèi)容的“聚焦”。