大型展會和節慶活動是一項系統工程，需要全面的策劃運營人才以及完善的管理運作體系。本人在會展行業從業將近8年，其中也親身參與并負責籌備了多場大型展覽會和節事慶典活動，從中總結了系統策劃、執行和管理的思路，與朋友們分享。如有疑問與意見，歡迎交流探討。

一、             辦展主旨

1、  展會背景

2、  展會名稱

3、  展會目的

4、  展會主題

二、             主承辦單位、辦展時間、地點選擇

1、  確定主辦單位、獲取有關批文

2、  承辦單位

3、  協辦單位

4、  根據展會的主題、內容、性質，選擇辦展時間，并與展館檔期匹配

三、             核心工作團隊籌建

1、  項目總指揮

2、  策劃主管

3、  招展工作主管

4、  媒體工作主管兼網站總負責

5、  布展工作主管兼場館總協調

6、  項目現場執行工作主管

7、  后勤保障工作主管

四、             展會籌備階段工作規劃

（一）展會總體策劃定位

1、  展會主題的確定和亮點的挖掘

2、  參展企業資格標準

3、  參展企業分類

4、  參展企業的辦展需求分析

5、  確定主要招展對象

6、  確定招展業績目標

7、  參觀人數和來源預測

8、  會展期間論壇

9、  論壇主題確定

（1）      論壇主講嘉賓人選確定及邀請

（2）      論壇時間、場地、流程安排

（3）      論壇聽眾記者邀請

（4）      論壇主持人人選確定及排練

10、總體預算

（1） 廣告投放預算

（2） 資料印制費用預算

（3） 展館費用預算

（4） 招展工作人員開支預算

（5） 場館主搭建費用預算

（6） 展館現場工作服務人員開支預算

（7） 額外開支預算

11、展會相關營收項目開列

（1） 展位費收入

（2） 展會主贊助商、副贊助商贊助費收入

（3） 論壇贊助商贊助費收入

（4） 展會現場各廣告位租費收入

（5） 展會入場券廣告費收入

（6） 論壇入場券廣告費收入

（7） 會刊封底、封二、封三、內頁廣告費收入

（8） 網站廣告費收入

（9） 軟新聞費用收入

（10）           新聞報道費用收入

（11）           展會現場參展商推廣會費用收入

（12）           展會現場參展商信息廣播費用收入

（13）           會刊銷售收入

（14）           展會現場服務費用收入（設備租賃、翻譯、印刷、其它商務服務項目）

（二）招展資料

1、展區規劃圖

（1） 展館總體效果圖

（2） 展館規劃圖設計

（3） 展館內部效果圖

（4） 展館設施分布圖

2、招展書

（1） 招展函

（2） 展會主題、時間、地點

（3） 主辦、承辦、協辦單位、支持單位

（4） 預計觀眾人數、媒體宣傳

（5） 展會場館平面示意圖

（6） 場館區域劃分

（7） 擬邀請參展企業對象

（8） 申請參展的手續、聯系方式

（9） 參展費用、付費方式

（10）  招展聯系方式、聯系人

3、招展網站

（1） 展會主題、時間、地點

（2） 主辦、承辦、協辦單位、支持單位

（3） 預計觀眾人數、媒體宣傳

（4） 展會場館平面示意圖

（5） 場館區域劃分

（6） 擬邀請參展企業對象

（7） 申請參展的手續、聯系方式

（8） 參展費用、付費方式

（9）招展聯系方式、聯系人

（10）最新新聞信息

4、邀請函

（1） 領導、嘉賓邀請函

（2） 記者邀請函

（3） 論壇邀請函

（三）招展工作籌備

1、招展工作項目團隊組建

2、招展工作規章及激勵制度的制定

3、招展項目團隊培訓

（1）招展渠道

（2）潛在展商資料收集

（3）招展工作流程及團隊配合

（4）常見問題解答

（5）特殊事務處理流程

4、招展項目團隊運作

（四）場館協調

1、展館有關建筑、水電、通信等數據的獲取和物業管理要求的了解

2、場地和展位圖校勘

3、確定布展時間和布展要求

（1）布展入場時間

（2）布展施工要求

（3）展位搭建押金

（4）布展結束時間、布展搭建加班申請手續和加班費用標準

（5）布展道具的儲運和布置要求

4、開館時間和現場工作人員配合

（1） 開館時間及人員入場手續

（2）現場保安及事務協調

（3）現場工作人員事務協調

5、撤展時間和撤展要求

（1） 撤展時間

（2） 撤展要求（包括撤展后的驗收要求）

（3） 撤展驗收后的押金退還手續

6、主搭建施工要求

（五）媒體宣傳工作

1、   選定媒體宣傳的主要渠道和輔助渠道

2、   確定媒體推廣計劃

（1） 面向潛在展商的媒體推廣計劃

（2） 面向觀眾的媒體推廣計劃

3、新聞發布會

（1） 擬邀請媒體名單和邀請方式

（2） 召開新聞發布會的場地和時間

（3） 寄發邀請函

（4） 回執統計和跟蹤

（5） 新聞發布會現場布置和工作協調

（6） 新聞發布會主發言人及發言稿

（7） 記者提問的回答

                         i.            其他新聞發布渠道或廣告渠道

5、面向普通觀眾的輔助宣傳渠道

（六）招展工作

1、招展工作的全面展開

2、招展工作人員的能力和態度評估

3、招展成績的階段性評估

4、招展工作的落實和推進

（1）參展費用落實

（2）參展單位信息的確認

（3）參展單位現場活動、廣告位、廣告投放的落實

（4）寄發展商手冊

5、參展企業前期準備工作的事務協調

6、參展企業的展臺搭建工程方案報備

五、   展會執行階段工作規劃

（一）展會執行階段人員安排和工作崗位培訓

1、執行階段人員配備

（1）總指揮、現場實時通訊工具配備

（2）現場主搭建項目組

（3）現場展臺搭建項目管理員

（4）參展人員事務協調員

（5）展品事務協調員

（6）展會現場財務人員

（7）現場服務工作組

（8）現場翻譯工作組

（9）新聞論壇事務組

2、工作人員的工作崗位職責培訓

（二）展會文件、資料、證件設計印制

1、展會會刊設計印制

2、  參展須知印制

3、  展會參展證、參觀證、工作證、施工證、記者證、出門證設計印制

4、  展會觀眾信息表印制

5、  展會入場券印制

6、  展會論壇入場券印制

（三）場館主搭建與展臺搭建

1、場館主搭建方案設計與施工

（1） 主席臺和主背景板設計、施工

（2）升空氣球、豎幅、橫幅的設計、制作、張掛

（3）場館內指示或廣告燈箱、展板的設計、制作

（4）標準攤位的統一設計、楣板設計制作、標攤設施提供

（5）現場指示牌（包括總指示牌和各區域指示牌）

（6）總服務臺的設計、布置

（7）現場效果渲染部分設計、布置、施工

（8） 場內服務臺設置

（9） 場內活動區域設計布置

（10）           論壇背景板設計；論壇大廳的整體布局設計

2、展臺搭建事務協調

（1）各參展廠商的展臺搭建公司的聯系人、聯系方式報備

（2）展臺部件的入場時間、施工進度計劃、施工人員數量

（3）施工證的辦理、收取搭建押金

（4）展臺搭建的進度控制

（5）施工現場和夜間清場的事務協調

（6）施工和展臺搭建成品安全性評估

（7）現場安保事務協調

3、參展人員事務協調

（1）  有關展會信息查詢

（3）   代辦酒店、機票、火車票和安排重要活動的市內交通

（4）   展會現場設備租賃

（5）  辦理參展證、記者證

（6）  簽發出門證

（7）  展會現場商務服務（包括書面口語翻譯、文件打印復印、資料設計印刷、收發郵件快遞等）

（8）  代辦展品的物流運輸

（四）展會開幕式、開館、論壇、運行、閉館事務安排

1、開幕式

（1）開幕式時間

（2）出席開幕式的領導、嘉賓名單和接待安排

（3）開幕式的流程安排計劃

（4）開幕式禮儀小姐的接待安排

（5） 開幕式現場攝影、攝像安排

（6）開幕式氣氛渲染節目安排（如舞龍、舞獅、軍樂隊、鑼鼓隊等）

（7）領導、代表、嘉賓發言；剪彩或開幕儀式；領導宣布開館儀式

2、開館

（1）開館前的場內準備和清理工作

（2）開館時的氣氛渲染（電子禮花、鞭炮等）

（3）開館時的禮儀小姐引導

（4）領導參觀

（5）總服務臺接待咨詢工作

（6） 參觀者填寫信息表、發資料袋、參觀證，入場參觀

（7） 現場工作人員工作職責協調

（8） 展覽期間新聞信息發布

（9） 翻譯人員工作安排

3、論壇

（1）      論壇現場搭建布置

（2）      論壇主講區、聽眾席、記者席設置安排

（3）      論壇主講嘉賓接待、休息室休息

（4）      論壇聽眾記者簽到、接待，發資料袋、紀念品

（5）      論壇主持人準備

（6）      論壇開場、主持人致辭

（7）      主講嘉賓演講

（8）      提問

（9）      互動探討

（10）   論壇閉幕

4、運行

（1）      參展單位及物業事務協調

（2）      現場安保工作及突發事務處理

（3）      參展單位現場活動安排、協調與宣傳工作

（4）      現場新聞事務協調、現場采訪工作安排

5、閉館

（1）閉館時間確定、通知所有參展單位

（2）參展單位展品出門單申領

（3）閉館、停止觀眾入場、參展單位現場清理

（4）現場保安憑出門單驗看撤展展品并放行

（5）會展觀眾信息資料匯總

（6）參展單位撤展工人進場、展臺搭建造型拆除

（7）現場搭建管理員驗收撤展場地合格、退還搭建押金、放行

（8）主搭建工人進場、拆除主搭建

（9）展館物業驗收場地、辦理驗收交接

（10）現場工作人員工作完成情況匯報與交接

（11）各小組主管向總指揮匯報完成情況，處理收尾事務

六、  后續服務及展會工作總結

（一）展會有關數據、資料收集和整理

1、  參展單位數量、組成結構統計及信息資料整理

2、  參觀人員數量、組成結構統計及信息資料整理

3、  新聞報道數量、篇幅、效果統計

4、  領導參觀評價

5、  展會影像、文字、圖片、新聞報道資料的收集、整理、編輯

6、  編制《展會快訊》，附展會工作情況反饋表

（二）對參展單位的后續服務

1、  將《展會快訊》寄發給各參展單位

要求參展單位填寫反饋表

2、  收集并聽取參展單位對于展會工作、展會效果的反饋意見

3、  關注對于本次展會的后續新聞媒體報道、分析或評價

4、  對反饋意見和新聞報道進行收集整理分析

（三）展會工作人員工作總結

1、  展會財務報表及情況分析

2、  展會主搭建工作總結

3、  展會現場服務工作總結

4、  展會翻譯工作總結

5、  展會后勤工作總結

6、  新聞論壇事務總結

7、  總指揮根據各項目小組工作總結作總結報告

（四）制定下一屆展會的工作戰略目標

1、下一屆展會的辦展目的和主題

2、下一屆展會參展單位數量質量目標

3、下一屆展會觀眾人數數量質量目標

4、下一屆展會的場館、時間選擇

5、下一屆展會的媒體推廣數量和效果目標