1、從中央圖像開始，例如“營銷團隊，然后添加主要分支一可以按照團隊成員的名字劉分。如果你每周都需要這這樣制作思維導圖，那么就制作一個‘團隊工作計劃。思維導圖模板，從而加快每周的工作分配進程。
2、為每個主分支（成員）繪制子分支或次級分支，并標出你希望每個成員在一周結束時應該完成的主要任務。
3、星期一早上安排一個團隊會議，并及時地把完成的思維往導圖用電子郵件發給每個團隊成員，以便他們能夠事先打印出來參考。在開會的時候，用思維導圖布置一周內每個人的任務和目標。
4、在星期五下午，再召開一次團隊會議或單獨會面（經理和團隊成員之間），再用那張思維導圖查看每位成員都完成了什么工作，并且討論在執行任務時都遇到了哪些問題。
會議思維導圖可以把會議的主題做為中央圖像。議事日程中的主要條目與主要分支對應。隨著會議的進展，你可以在最相關的地方添加想法和信息。另一個有效的方法是讓每個發言人準備一張迷你思維導圖，然后可以互相參考那些會議過程中出現的主題和動向。如果你的思維導圖筆記看上去“亂糟糟”的，你也不必擔心。這些筆記只是反映了那一特定時間混亂的溝通狀態，以后總能夠被更改和變得清楚。除了一張張個體思維導圖之外，你也可以在一大塊互動白板、投影屏或活動掛圖上創作大師級思維導圖，讓所有的人都看得到。用這種方法，協助者可以記錄下每個人的發言，并將其置于會議的整體結構之內。
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