商務禮儀 -  網絡禮儀之電子郵件

Netiquette（網絡禮儀）概括的范圍很廣，在這里我們只是說其中之一部分—— email etiquette（= electronic mail etiquette, 電子郵件的禮儀），它是日常商務禮儀，是每一個職業人都應該遵循的禮儀規范。

1.  必須回復

無論對方來信是提問或是問好，都必須回復，而且應該是盡快回復。電子郵件如同通電話，正如你不應該讓電話鈴響太久才接聽。不過，如果你是沒有經常查看郵箱的習慣，假如你一星期才查看一次郵箱，你應該把這習慣告訴人。

2.  必須寫主題

這是一種職業行為，同時也方便對方第一眼看到你所寫的郵件的相關內容，這樣你會得到更快的回復。通常人們是根據主題判斷郵件的重要性，一般來說沒有主題的郵件往往會被忽略，到最后才看。

3.  內容要簡練

寫電子郵件切忌長篇大論，應該盡量簡單明了地表達。

4.  注意禮貌

雖然電子郵件要盡量簡單扼要，但必須注意禮貌，用詞要得當，以免引起誤解或給收信人留下不好的印象。

5.  注意字體

字體大小要適中，不要選擇讓人難以閱讀的字體。此外，如果寫英文郵件，特別注意不要全用CAPITALS（大寫）。

舉例：I WILL CALL YOU TOMORROW. 這句話全用了大寫，就表示喊叫的語氣，大聲地對收件人說這句話，顯得很沒禮貌。正確的表達應該是：I will call you tomorrow.

6.  注意編碼

有些語言用不同的客戶端會出現亂碼現象，中文的郵件應該選擇 GB2312 的編碼。

7.  保持專業

避免利用工作的電子郵箱發送私人郵件。

8.  避免傳遞無關信件

“Spam”或“junk mail”（垃圾郵件）是讓人厭煩的。所以不要發送對方不感興趣的郵件。

9.  尊重隱私

有些人是不愿意他們的郵箱地址出現在其他人的郵件中，所以當群發郵件的時候，要特別考慮尊重他人的隱私。

10.  小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能

抄送是指發送給收件人的同時，也讓其他一人或多人收到該封信件，并且也讓收件人知道這情況。密送的功能也差不多，其區別是收件人并不知道你同時也把該信件發送給其他人。

11.  小心使用附件功能

只是在有必要的情況下才使用附件功能。如果信件內容不多，應該以郵件正文發送。發送圖片、影像或文字量較多的文檔可以通過附件發送，并且要考慮文件是否超過收件人能接受的空間。同時發送多個文件或比較大的文件，可以先壓縮后再發送。

12.  小心使用表情字符

適當使用表情字符可以表達幽默，并讓人感覺輕松和親切。但你必須確認收件人能意會字符的含義。以下是常見的表情字符：

表情字符     含義

:-) 或 :)      微笑

:->            露齒笑

:-P            歪嘴笑、吐舌頭

;-)            眨眼

:-(            不高興

:-|            不感興趣

:-/            困惑

:-e            失望

:-@            尖叫

:-O            喊叫、驚訝

13.  小心使用縮寫

適當使用縮寫可以節省時間和空間，這種方式也廣泛應用于電子郵件中，但你必須確認收件人能明白縮寫的意思。以下是常見的縮寫：

縮寫         原文                     意思

AOB           Any other business           其他事

ASAP          As soon as possible          盡快

BCC           Blind carbon copy            密送

BTW           By the way                   順便提一下

CC            Carbon copy                  抄送

Conf.         Confidential                 機密

IOW           In other words               換句話說

Pls.          Please                       請

PS            Postscript                   附言

WRT           With regard to               關于

14.  郵件要署名

與傳統信函一樣，電子郵件也必須在信件上署名，這也是對收件人的一種尊重。

15.  檢查語法和錯別字

點擊發送前要先檢查一遍，看看有沒有錯漏。電子郵件發出去，就如說出口的話，收不回來，所以必須要謹慎。