第一章  總則

第一條  目的：為規(guī)范員工檔案管理，提高公司人事管理的工作效率，使人事管理逐步程序化、規(guī)范化、科學化,特制定本制度。

第二條  適用范圍：公司所有在冊員工。

第二章 員工檔案內(nèi)容

第三條  員工入職資料：

1、入職審批表、職位申請表、員工檔案表（紙質(zhì)、電子檔各一份）、彩色一寸免冠近照1張；

2、新員工培訓考試試卷；

3、學歷證、學位證復印件各1份；

4、身份證或戶口簿復印件2份；專業(yè)技術(shù)職稱資格證復印件；

5、具有工作經(jīng)驗的新員工需提供與原工作單位解除勞動關(guān)系的證明材料等，或者由總經(jīng)理工作部向?qū)Ψ絾挝贿M行背景調(diào)查并形成報告；

6、近期身體檢查報告；

7、擔保書（部分崗位）；

第四條  員工異動資料

1、勞動合同；

2、初聘人產(chǎn)員試用期目標設(shè)定表，配套試用期小結(jié)及轉(zhuǎn)正申請；

3、保密協(xié)議（部分崗位）；

4、任職通知書（部分崗位）；

5、員工異動表；

6、辭職報告，工作交接清單；

第五條  培訓系列檔案；

第六條  其它需要存檔的資料；

第三章 檔案保管

第七條  公司員工內(nèi)部檔案應全面、及時地收集到人事負責人統(tǒng)一保管；人事負責人根據(jù)入職部門和年份順延檔案編號，并于人員信息表對應存檔，保障信息的及時更新，匯總和異動的跟蹤工作順利進行。

第八條  每月5日前（駐外機構(gòu)順延三個工作日）各中心將上月新入職的檔案資料、上月員工檔案異動資料及明細清單交人事管理負責人。

第九條  人事負責人對收集的歸檔資料分單位、部門進行匯編、裝訂，并做好日常檔案清潔、防蛀、防潮及防火等工作。

第十條  每月清理離職員工檔案，對離職期限達三年的員工檔案由人事負責人核準后可進行銷毀，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在處理清單上簽字；對于應聘簡歷每半年進行一次銷毀。

第十一條  經(jīng)理級以上員工因工作需要按要求可辦理員工個人檔案借閱手續(xù)（僅限于分管范圍內(nèi)的員工），原則上其他人員無權(quán)借閱員工檔案，檔案借出時間最長不得超過3個工作日，檔案借閱者對檔案負有保密及保管責任。

第十二條  對于員工個人歷史檔案的保存，公司統(tǒng)一于武漢市東湖開發(fā)區(qū)光谷人才服務中心存放托管，員工在職期間，檔案存放費用由公司統(tǒng)一支付，員工離職之日起，東湖開發(fā)區(qū)勞動人事局檔案室會將其檔案轉(zhuǎn)為流動檔案，需個人進行處理和繳費。

第四章 附則

第十三條  該制度由總經(jīng)理工作部負責解釋，

第十四條  自公布之日起施行。