十四、人事檔案管理 

一. 人事檔案管理的基本要求

1 公司人力資源部負責人事檔案工作的歸口管理，指導監督各分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理實行公司領導下的分級管理負責制。

3 人事檔案管理必須嚴格確保材料保密。公司人力資源部負責公司各級干部和各分支機構經理室成員、人力資源部負責人、稽核審計部負責人的人事檔案管理工作。

4 各分支機構人力資源部負責本機構經理以下人員的人事檔案管理。

5 同級組織部門有權查閱本級人事檔案。

6 各單位專職檔案管理人員的本人檔案由同級組織部門與人力資源部交叉管理，其它人員不得代管。

二. 確立兩級檔案管理制度

1 一級檔案為本辦法所指人事檔案，是員工入司隨轉的人事檔案材料；

2 二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料

三. 人事檔案分類：

第一類：履歷材料；

第二類：自傳材料；

第三類：鑒定、考核、考察材料；

第四類：學歷和評聘材料；

第五類：政治歷史情況的審查材料；

第六類：政治面貌材料；

第七類：獎勵材料；

第八類：處分材料；

第九類：錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；

第十類：其他可供組織上參考的材料。

四. 一般文檔管理

1 人力資源部文件：

A 人力資源本部正式形成發出的文件、傳真、通知等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、依成文時間編號裝訂成冊。

B 人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的業務資料等，由各處歸口管理，各經辦人保存。年終根據內容價值酌情歸檔。

C 薪資福利類保密文件由薪酬福利處自行建檔保存。

2 公司文件：

A 包括集團公司發文、所屬企業的請示和報告（除保密的薪資內容），平時收文即入活頁冊保存，年終編排目錄，裝訂成冊歸檔

3 外部文件：

包括國家和市政府有關部門（勞動人事部門）的發文，社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。

五. 員工人事檔案管理

1 人力資源部負責管理（建立、接轉、保存、整理）本機構內員工的人事檔案。

2 人力資源部一般情況在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出" 調函" ，交員工或其委托人，在規定時間內將檔案轉入公司。檔案管理人員應在接到調入檔案時當場拆封核查，如有缺漏或疑點，應將檔案密封交員工本人退回原單位補齊或作出書面解釋。

3 員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在" 終止/解除勞動關系手續清單" 上簽字，確認無遺留問題；員工出具調入單位的調函后，人力資源部核對檔案材料，密封人事檔案，連同開具的" 檔案材料轉移單" 、" 干部介紹信" 、" 調出人員工資轉移單" 及其它有關材料，轉至調入單位。

4 人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或經理）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

六. 員工管理檔案的管理

1 “員工管理檔案”是公司為每個員工建立的內部管理檔案。包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。建立此檔案旨在方便內部管理。

2 員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止/解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案封存。

3 員工管理檔案中保存應聘錄用、勞動合同、薪酬福利（休假、醫療、工傷、教育培訓等）、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，人力資源部指派專人負責管理。

4 員工管理檔案中不應包含秘密內容，人力資源部員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內容。

5 員工管理檔案僅供公司內部使用。