第1章  總則

第1條  目的。

為加強本公司文書立卷、檔案維護管理等相關工作，特制定本制度。

第2條  適用范圍。

本公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，均需參照本制度規定。

第3條  相關職責。

1．公司總經辦負責公司檔案的統籌管理工作，對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。

2．各部門應配備兼職的檔案管理人員，按照國家法規和公司規定，做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單工作。

第4條  檔案管理工作要求如下。

1．集中保管，確保檔案完整、安全。

2．檔案管理工作納入總經辦工作計劃和規章制度中。

3．檔案管理工作影響相關人員的考核工作。

第2章  歸檔范圍

第5條  凡公司經營管理活動中形成和使用的，已辦理完畢并具有考察價值的文件、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入公司檔案的接收范圍。

第6條  歸檔范圍如下。

1．重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

2．本公司對外的正式發文與有關機構來往的文書。

3．本公司反映主要職能活動的報告、總結。

4．本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

5．信訪工作材料。

6．本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

7．本公司高層領導任免文件材料以及關于員工獎勵、處分的文件材料。

8．公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

9．公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

10．其他相關資料。

第3章  部門歸卷管理

第7條  各部門需嚴格執行平時歸卷規定，對處理完畢或批存的文件材料，由部門兼職檔案管理人員集中統一保管。

第8條  各部門應根據本部門的業務、職能范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。

第9條  “案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第10條  公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全、加以整理，并送交本部門兼職檔案管理人員歸卷。

第11條  兼職檔案管理人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。

第4章  立卷管理

第12條  公司統一立卷規范，由總經辦檔案管理人員在相關部門兼職檔案管理人員的配合下進行組卷、編目工作。

第13條  公司檔案每半年接收1次，各部門應于每年的1月和6月將檔案資料統一交總經辦。

第14條  組卷、立卷需遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值的文件，便于保管和利用。

第15條  歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第16條分類立卷的相關規定如下。

1．檔案管理人員在歸檔文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一起，不得分開，文件資料和電子資料應合一立卷。

2．絕密文件資料和電子資料單獨立卷，少數普通文件資料和電子資料如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

3．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的請示與批復，放在復文年立卷，沒有復文的，放在請示年立卷。

4．跨年度的規劃放在針對的第一年立卷，跨年度的總結放在針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

第17條  卷內文件材料排列的相關規定如下。

1．密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

2．其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第18條  卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。

第19條  永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，填寫字跡要工整，卷內目錄放在卷首。卷內文件目錄如下表所示。

第20條  有關卷內文件材料的情況說明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾。

第21條  案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第22條  案卷的裝訂要求如下。

1．裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角及背面的左上角打印頁號。

2．裝訂前，要去掉卷內文件材料上的金屬物，對于破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，對于字跡已擴散的文件材料應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第23條  軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。案卷目錄如下所示。

第5章  檔案借閱管理

第24條  一般檔案的借閱。

因工作需要借閱一般檔案材料者，可直接與檔案管理人員聯系借閱，借期一般為5個工作日，相關人員須按期歸還，不能轉借或復印給他人使用，不得向外公司或人員提供。

第25條  重要檔案的借閱。

1．機密案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財務檔案必須總經辦主任同意后才能借閱，且只供在閱覽室查閱，不能外借。必要時經總經辦主任批準可復印需要部分頁碼材料，用后歸還復印件注銷。

2．技術檔案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱，需要時可借閱復印件。

第26條  外公司借閱規定。

1．各部門不可替外公司人員借閱檔案材料，不得向外公司人員提供一切檔案材料，不得私帶外公司人員到檔案室查閱。

2．外公司人員借閱相關檔案，須持公司介紹信，未經公司總經理批準，不能復印任何檔案材料。

第27條  借閱手續辦理如下。

借閱檔案必須辦理借閱登記手續，借閱歸還時應當面點收清楚，完善注銷手續，并填寫《檔案借閱登記表》。

第28條  借閱檔案維護。

1．所有檔案材料、圖紙，借閱時不論任何理由都不能涂改和增刪字句、圈畫檔案材料、抽拆畫線及剪裁，應保持檔案的完整與整潔。

2．對于損毀、丟失或擅自毀掉檔案者，公司按有關規定處理，嚴重者追究其法律責任。

3．借閱檔案人員離職或調離本公司的，所借閱的檔案材料一律還清，不準帶走，否則綜合檔案室及上級部門有權不在調動清單上簽字。

第6  檔案維護管理

第29條  檔案管理規范如下。

1．檔案庫房獨立設置，不能和資料室混在一起。

2．檔案庫應安裝牢固的門窗，配有防治有害生物、防塵、防火、防高溫、防潮濕、防盜、防腐、防火等設備和措施，以保證檔案的安全。

3．檔案管理人員需做好庫房保溫工作，溫度控制在14～24℃，濕度應控制在40%～60%之間，溫、濕度每天有專人定時測量、記錄，并隨時調節控制。

4．注意防火，嚴禁抽煙，嚴禁使用明火裝置及電爐，嚴禁存放易燃、易爆、易腐的物品及其他一切非檔案用物，庫房周圍要配備粉劑消防器材，并按要求定期檢查、更換。

5．庫房內要做好遮陽工作，防止陽光直射，并保持清潔、衛生、整齊。

6．檔案管理人員要時時關好門窗，切斷電源，確保檔案安全。

第30條  公司對檔案管理維護工作進行檢查，安全檢查內容如下。

1．檔案管理相關法律法規等的執行情況。

2．各類維護裝置是否完好。

3．檔案庫房是否保持清潔。

4．隱患整改情況。

第31條  對于檢查出來的問題，檔案管理人員應積極整改并及時上報，確保檔案安全，在檢查中發現的問題未得以解決之前必須采取安全可靠的防范措施，防止事故發生，若造成損失，追究檔案管理人員的責任。

第32條  檔案銷毀規定如下。

1．檔案管理人員提出銷毀案卷目錄后，經總經理或總經辦主任同意后方可銷毀。

2．銷毀檔案時，相關人員應填寫檔案銷毀清單，由兩人負責核實監銷，并在銷毀清單上簽字。

第7  附則

第33條  本制度由總經辦制定與解釋。

第34條         本制度經總經理審批后執行。

（摘自實戰紅色管理創始人孫軍正老師培訓課堂經典案例。孫軍正老師根據多年的管理及培訓經驗，將紅色精神與西方管理巧妙結合，將理論性、實踐性與趣味性相結合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。寓教于樂，活躍的課堂氣氛，體驗、參與、訓練、講評、互動式的教學方法，讓學員在學中練，在練中學。）