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    郭致星:PMO的責權利到底是什么?在一個弱矩陣組織中如何發揮PMO的作用?
    2016-01-20 50043

    PMO的責權利到底是什么?在一個弱矩陣組織中如何發揮PMO的作用?

    @我就是QUEEN :郭老師,你好。

    我是你的學員,在一家國企IT部的PMO工作。目前執行總監對PMO的工作不支持,以致我們得不到資金和扶持,工作很難開展,PM也不買賬,地位很低,感覺PMO的職責工作安排也有問題。我想知道一個成熟的PMO應該是怎么樣的?怎么設置?做哪些?核對PMP對PMO的定義,我們每樣工作也涉及了,但還是感覺自己只是在做文職。

    下面是我對PMO的一些認識:

    PMO是在管轄范圍內集中、協調地管理項目或多個項目的組織單元。PMO關注于與上級組織或客戶的整體業務目標相聯系的項目或子項目之間的協調計劃、優先級和執行情況。

    下列是PMO的一些關鍵特征(不限于此):

    在所有PMO管理的項目之間共享和協調資源;

    明確和制定項目管理方法、最佳實踐和標準;

    項目方計、規程、模板和其他共享資料的交換場所和管理;

    為所有項目進行集中的配置管理;

    所有項目的集中的共同風險和獨特風險存儲庫,并對之加以管理;

    項目工具的實施和管理中心辦公室;

    項目之間的溝通管理協調中心;

    對項目經理進行指導的平臺;

    通常在企業級對所有PMO管理的項目的時間線和預算進行中央控制;

    在項目經理和組織內外部質量人員或標準化組織之間協調整體項目質量標準。

    PMO的功能和作用可以分為日常性職能和戰略性職能。PMO的日常性職能主要有:

    建立組織內項目管理的支撐環境;

    培養項目管理人員。在企業內提供項目管理相關技能的培訓;

    提供項目管理的指導和咨詢;

    組織內的多項目管理和監控。

    PMO的戰略性職能主要有:

    項目組合管理;

    提高企業項目管理能力。

     

    PMO的作用與組織對其定位有很大的相關性,根據不同組織文化、組織結構、項目管理成熟度,PMO分為三種類型:保證型PMO、控制型PMO、戰略型PMO.

    (一)保證型PMO——初始級

    保證型是PMO建立的初始階段,主要為項目經理提供管理支持(Project Management)、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務,這種角色以低調和輔助者的身份出現,容易得到項目經理的認可,不容易引起太多的反對和權力之爭,在PMO的剛剛起步階段,這種方式容易得以實施和執行,主要向主管副總和項目經理匯報。
    (二)控制型PMO——已管理級
    控制型PMO在強矩陣組織結構中容易實現。在這種情形下,PMO擁有很大的權力,相當于代表公司的管理層,對于項目進行整體的管理和控制(Program Management),保證項目的順利執行,以實施項目目標和組織目標。這時PMO的工作可以包括:項目經理任命、資源的協調、立項結項的審批,項目的檢查和數據分析、項目經理培訓等,可獨立向總經理匯報。
    (三)戰略型PMO——優化級
    戰略型PMO是PMO發展的高級階段。在這種情形下,PMO承擔著企業項目篩選、戰略目標確定與分解等任務,具有承上(戰略理解)和啟下(啟動項目)的雙重任務。這時進行項目群管理(Project Portfolio Management),確保所有項目能夠圍繞著組織的目標,并且能夠為公司帶來相應的利益,可直接向最高管理者匯報。
    在實踐中可以發現,很多企業PMO初建期往往采用“保證型”的形式,隨著從業人員項目管理知識的豐富與項目管理經驗的提升,以及組織級項目管理成熟度的提升,內部職責與權限的明晰,1-2年后PMO逐步將行政的職能分解到行政部門或資源部部門的助理人員,更加專注于多項目的監控與項目分析、項目管理體系的建設與項目經理團隊的培養,這標志已進度到“控制型”PMO的階段。當PMO的數據分析對公司的決策與流程的變革、項目可行性分析、優先級排序、市場的開拓起到重要作用,1-2年后PMO逐步承擔更重要的角色——戰略分解與項目篩選,為公司領導決策起到重要的支持與參謀作用,即進入到“戰略PMO”的階段。
    所以說一個PMO的建立到成熟至少要經歷3-5年的時間。PMO的成熟與發展一方面需要公司領導的重視、組織機構的扁平化與矩陣化、組織級項目管理成熟度的提升,另一方面更需要從業人員自己的不斷努力與提升技能,以適應組織對PMO日益提高的能力與素質要求。企業可根據發展的不同階段選擇不同類型的PMO、或對于混合型組織結構的大型企業在組織級及戰略級根據需要分別建立PMO。

    你們的現狀屬于保證型PMO——初始級,而且收到了太對的行政化管理的影響。“具有典型的中國特色

     

    下面是網友們的回復,供參考:

     

    合肥劉健健:等、靠、要是不靠譜的,靠別人來定義自己更不靠譜。 (326 09:21)

     

    項目管理郭致星:回復@合肥劉健健:不要把話說得都這么大,關鍵是告訴學員怎么做!接接地氣好不好? (326 09:23)

     

    項目管理-唐中印:首先要明確你所在企業對PMO的定位,是輔助角色,還是支持、控制角色,你目前感覺是文職,就是一種輔助角色,你想做到PMP所定義的PMO那已經是支持、控制角色,要做到那里要對PMO進行合理的構造,目前我在管理PMO或做PMO時,對IT企業一般分成三個組:標準組、過程監控級以及管理解決組。 (326 09:30)

     

    項目管理-唐中印:標準組在我所做咨詢PMO中,主要做企業項目管理一些標準化主要有文檔標準化、術語標準化、流程標準化,事件處理標準化;過程監控組主要負責解決項目執行過程中成本、進度、質量方面是否存在問題以及向項目經理提供支持與幫助;管理解決組是公司的專家庫,將PM或企業中遇到的問題進行分析,討論然后形成 (326 09:33)

     

    項目管理-唐中印:解決方案,并將解決方案用到標準組中去推廣,就這樣三個過程的循環處理,最終將組織的項目管理工作一步一步得得到改進與提升。 (326 09:34)

     

    長跑的豬豬:找一個小項目,做一個成功樣例出來,然后通過事實,給領導說好處,畫餅子,并陳述整體管理方案,爭取合法權力。我彷徨猶豫了1年,然后這樣做的。有點效果。 (326 09:35)

     

    陸安心:不同的組織對PMO工作的定義有所區別,但PMO的主要職責是對管轄項目進行標準化管理,根據項目特點制定各類標準化流程,過程指標的監控,成本,進度,質量的控制,并不斷的進行復盤,總結好的,改進有問題的。PM是這些標準化的制定者和執行者,是不停的發現問題和改進問題。 (326 13:13)

     

    寧一刀而已:總體來說國內PMO的地位基本就是給項目總監提供數據個分析報表的,沒有真正體現PMO的價值,我理解的PMO的價值是協助、分享、指導和把控項目的成本、進度、質量和范圍的,但是沒有人買賬,究其原因是領導站位不高,喜歡直接干預項目,總監不放權,甚至個別企業沒有項目總監這一職務。 (326 13:17)

     

    PMI1450544:回復@問靜園:我的想法是公司一般不會設置這個職能,至于個人能力是否受限,不好說!@磊落獅王 (2012-10-28 23:56)

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