論信息系統的需求管理和范圍管理

【摘要】

在2008年9月，我參與了“某省畢業生就業公共網”項目的建設．在項目中擔任項目經理職務．該項目作為“數字**”的重點工程，受到了省政府和“數字**”領導小組領導的高度重視．系統以省人事廳為依托，面向全省各級政府人事部門，大中專院校，中介機構、用人單位和畢業生．集就業指導、政策宣傳，人才交流，就業手續辦理，政府宏觀管理于一體。堪稱我省至今為止，最大的電子政務項目之一。本文結合作者的經驗就項目管理的需求管理和范圍管理作了翔實的論述；并就項目過程中采取的措施、方法作了介紹．最后，列舉了該項目范圍管理的一些不足之處．

【正文】

一、項目概述

為進一步加強我省畢業生就業服務體系建設，加強我省人才資源的宏觀管理與合理配置，為我省廣大畢業生和用人單位提供便捷的人事人才服務；在省領導、省人事廳和“數字**”建設領導小組的高度重視和支持下，“**省畢業生就業公共網”（下簡稱：就業網）項目作為“數字**”的重點工程于2003年9月啟動了。

項目總投資150萬元，要求在 2004年5月1日前全面竣工并投入使用．

系統要求采用先進的技術手段，以省人事廳為依托，以Internet為載體，大中專畢業生就業創業為導向；面向全省各級人事部門，大中專院校，人才中介機構，用人單位和畢業生；連接人事部、教育部和其他兄弟省市就業主管部門、高等院校；構筑一個大容量，寬輻射的全省畢業生就業創業公共服務平臺。為我省廣大畢業和用人單位提供全面、便捷、快速的人事人才服務；為大中專院校提供集學生學籍管理與就業相關工作的辦公自動化平臺。預計系統建成后將成為我省第一個面向全省的、大容量的、跨區域的畢業生就業創業電子政務應用服務平臺。

通過公司的項目經理競爭上崗機制，我有幸獲得了公司領導與業主的信任，成為該項目的項目經理，全面主持項目的管理工作．

在省政府與“數字**”小組領導的親切關懷下，業主的通力配合與支持下，我與項日組全體同志們一起并肩作戰，通過近8個月的努力，終于在2004年4月15日全面通過驗收，項目花費總成本為96萬元．比計劃提起了15天，為公司掙得近50萬的利潤．

二、項目范圍難以管理

范圍管理是項目管理的基礎，也是項目管理工作的重點和難點。含糊的需求和頻繁變更的范圍讓項目的甲乙雙方吃盡了苦頭．如何做好項目的需求管理與范圍管理常常是項目經理最頭疼的間題。就業網項目的成功，筆者一直認為得益于有效的項目范圍管理機制。在此筆者就就業網項目采取的項目范圍管理的一些方法做簡略介紹，望各位讀者批評指正．

三、項目需求與范圍的區別和聯系

項目范圍（Project-scope）包括項目的最終產品或服務以及實現改產品或服務所需的各項具體工作。從這個意義上講就是項目應該做什么，不應該做什么，以及如何做。也就是說，項目范圍事實包括2個方面的內容：項目需求和項目過程．項目需求確定做什么．項目過程確定如何做．

項目范圍管理也就是對項目應該做什么和怎么做做出相應的定義和控制．事實上就是對需求的管理和項目過程的管理．

四、就業網項目需求特點

1 、項目干系人多

就業網是面向全省各級人事部門（省、市、縣三級近100個人事行政單位）、大中專院校（近200所）、人才中介機構（200多家）、用人單位（近百萬家）、畢業生的大型電子政務項目．項目涉及面廣、用戶量大．在項目管理中我們必須收集廣大用戶的意見，獲得廣大項目干系人的支持。才能打造一個用戶樂于使用的電子政務平臺，為項目的使用推廣打下基礎．

2 、業務涉及面廣

畢業生就業公共網集畢業生就業創業指導、政策宣傳、咨詢，人才與用人單位的雙向交流互動，網上人才市場，畢業生就業手續辦理，院校學生學籍管理與就業管理，就業工作監控管理與宏觀管理，資源收集整理于一體．涉及畢業生就業工作與人才管理工作的方方面面。

3 、全省畢業生就業工作流程不一致

就業網項目涉及我省各級人事部門，但由于政府人事工作的區域性，各設區市都有各自不同的人事制度與畢業生引進制度．造成我省各設區市人事部門畢業生就業工作流程的不一致．

就業網項目涉及我省近200所大中專院校．各個學校也均有各自的就業管理工作方法和習慣．

4 、各級政府部門、院校信息化程度參差不齊

我省是一個沿海城市，各設區市經濟條件不一樣，信息化程度更是參差不齊．沿海城市信息化程度比較高，山區城市信息化較為落后。有些單位甚至沒有一臺電腦．

五、項目范圍管理工作方法

就業網項目需求的特點使我們對項目的范圍管理狡盡了腦汁．通過專家顧問的指導與項目團隊全體同志們的共同努力，采取了相關措施、方法才使的項目的范圍管理工作變的更加容易．

1、全省三百多項目干系人參與的項目啟動大會

考慮到項目的涉及面廣，干系人眾多．項目正式啟動之初，在業主省人事廳的通力配合下，我們召集了全省各級人事部門、大中專院校負責畢業生就業工作的領導和業務辦理同志，重點中介機構和省直重點單位的人事主管三百多人參與項目的啟動大會．在這次會議上，我作為項目經理向各項目干系人，就項目的主要目標、范圍、范圍管理計劃、進度計劃安排、溝通方式作了詳細介紹．希望各項目干系人能夠積極配合我們的工作，我們將盡量滿足他們的要求，將就業網建設成為他們樂于使用，能確實幫助他們的網站系統。

2、有效的項目范圍管理

這個項目可以說是我通過PMP后的第一次將項目管理知識體系知識靈活運用于實踐之中．

在項目管理中我們采用了MS Project2002作為項目管理工具．通過Project，我們建立了項目的WBS．對WBS的每個任務明確了其可交付物．對每一個任務我們都要求細化到每個人在一周內可以完成。保證每一項任務都是可控的．

同時我們還制定了完善的項目范圍管理計劃，WBS字典，范圍變更計劃及規程，項目核實標準（含質量控制標準）．并交由業主、項目監理單位審核后，由業主和項目監理單位共同實施。

3、多飲的項目評審大會

在項目進度計劃中我們確定了5個重要里程碑．在這些里程碑結束后，我們將邀請相關項目干系人參與項目的評審工作．目的是為了防止需求偏差、遺漏，和收集新的需求。

第一個重要里程碑是系統原型完成之后，邀請了所有項目干系人代表參與了原型的評審工作．

第二個重要里程碑是政府人事部門業務平臺完成之后，邀請了相關政府人事部門的相關業務負責人參與項目評審工作．

第三個重要里程碑是院校端業務平臺完成之后，邀請了各重點高校、中等職業學校的相關業務代表參與了項目的評審工作。

第四個重要里程碑是網上人才市場平臺完成之后，邀請了重點中介機構，省直重點單位、畢業生代表參加項目的評審工作。

第五個重要里程碑系統基本成型之后，我們再一次組織了全體項目干系人，參加項目評審會議。

每一次的項目評審都給我們帶來了很多很好的建議．讓我們充分發現了我們系統的不足之處，發現了許多業務上的偏差．當然也有許多項目干系人提出了系統易用性上的建議。會后，我們按照項目范圍變更計劃和業主、監理單位一起對這些建議作了逐一評估，將那些有益的建議包含進項目范圍管理計劃中。

4、全體項目干系人的共同努力

其實這個項目的成功是全體項目干系人的成功；是全體項目干系人努力的結果．省領導的重視和項目干系人的激情是這次項目成功的關鍵．在項目進行過程中許多單位都給我們提出了很多很好的建議；在項目進展過程中，許多院校的負責就業工作的老師，各級人事部門的相關負責同志都紛紛給我們提建議、出點子．我們還設立了熱線電話專門接聽、收集他們的建議．

六、不足與展望

目前系統運行穩定，到目前為止已經成功的完成了2屆（近30萬）畢業生就業管理及派遣工作。并于今年7月份獲得了省項目科技進步二等獎。

但回顧過去，確也可以發現許多不足之處．如：

1、項目需求分析做的不夠充分，沒有充分考慮到各設區市業務流程的差異性。造成畢業生就業手續辦理流程模塊的全面返工。

2、項目可行性研究做的不夠充分，沒有充分考慮到各設區市信息化程度的差異．造成到目前為止，許多落后的設區市、縣無法真正使用就業網系統．

3、除此之外，還存在許多的不足；這里不在逐一列舉．

在以后的工作中，我將繼續努力學習、總結經驗，繼續為我國電子政務建設、企業信息化建設作貢獻．