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行政人員職業化訓練(一)

陳馨賢

    對于一個組織而言，行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于組織其它方面的業務。行政工作本身涉及到組織內部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協調。而行政管理有三大功能分別是：管理、協調、服務。其中管理主干，行政管理工作內部涉及面十分廣泛，涉及到一個組織全部動作過程，而行政重審工作深度，又涉及到許多局外人難以想象的細微末節。協調是核心，行政管理工作是領導和各部門、領導與員工、員工與員工之間的橋梁。服務是根本，行政管理工作涉及到每個人的切身利益，這就要求行政人員以樹立服務為根本思想，盡職盡責去完成自己的使命中。

    所以說，行政工作對任何一個組織而言都十分重要，而行政人員的素質、行政人員職業化水平，則是確保行政工作完成情況的關鍵因素。總體來說，行政人員需要從九個方面來完成自身的職業化訓練。

    行政人員職業化訓練之九九歸一----高素質

    行政工作的特殊性要求行政工作人員的要具備比較高的素質。

1.初級秘書：協助上司的工作

主要工作如下：

接聽電話、上傳下達；管理檔案、文件等；

使用各類辦公用具(傳真、復印、電腦)；使用互聯網；

使用辦公軟件:打字、制表、作幻燈；接待；

其它事務性的簡單工作；

2.中級秘書：分擔上司的工作

主要工作如下：

起草公文、文件及其它需要的文字工作；

溝通協調各種關系；

組織、召集相關的會議；

管理上司工作日程；

公司內、外的簡單事務的處理；

收集相關信息資料等；

語言要求

3.高級秘書：管理、參謀、支持上司工作

主要工作如下：

安排、管理上司的工作時間；

主持大型商務、文化活動；

信息的處理與分析；

對公司內外經營、管理事務提供參謀和決策支持；

語言支持

    行政人員職業化訓練之九九歸一----明角色

    “角色”一詞的源于戲劇，自1934年米德（G.H.Mead）首先運用角色的概念來說明個體在社會舞臺上的身份及其行為以后，角色的概念被廣泛應用于社會學與心理學的研究中。社會學對角色的定義是“與社會地位相一致的社會限度的特征和期望的集合體”。在組織管理中，組織對不同的員工有不同的期待和要求，就是組織中員工的角色。這種角色不是固定的，會隨著組織的發展和組織管理的需要而不斷變化。角色是一個抽象的概念，不是指具體的個人，它本質上反映一種社會關系，具體的個人是一定角色的扮演者。

    老子在<道德經>第三十三章中指出，“知人者智，自知者明。”對于一名行政工作人員，要清楚的明白自己的角色，從組織的角度來說，行政人員，是組織中不可或缺的一員，從領導的角度來說，行政人員，又是領導的助手，要輔助領導開展工作等等。具體得來說，行政人員具備六種角色，領導者替身、為領導提供決策支持、當好領導的參謀、也是具體事務的執行者、組織的服務者、組織的職業經理人。

    行政人員職業化訓練之九九歸一----巧溝通

    溝通能力對于一名行政人員來說可以說是尤為重要，行政工作的三個重要職能，管理、協調、服務都需要溝通來完成。那么就需要行政人員明白：

1、傳遞信息不算是溝通，溝通是有感情交流的，是思想互動的。

2、溝通中白金法則，比黃金法則更重要。

3、溝通中三寶：聽、說、反饋。

4、聽要聽懂，要能聽出別人的話中的意思。

5、說要說對，不能信口開河，想說什么就說什么。

6、反饋要及時，及時的反饋不僅可以讓我們的溝通對象感受到我們對他們的重視，更能使我們溝通可以盡快的達到一致。

7、問要有意，或是開放式、或是封閉式、或是焦點式。

    行政人員職業化訓練之九九歸一----控時間

    行政工作受領導的影響比較大，很多的時候，自己安排工作計劃時一定要考慮到領導的需求。我們的領導的風格各不相同，有的領導屬于早起的鳥兒，他在早上工作的效率比較高，那么，我們就盡量安排領導在早上做重要的事情。有需要請示領導的時候，也盡量安排在上午進行。有的領導屬于晚上的神仙，他們的后勁十足。那么，我們也要做到心中有數，適時的安排。

    同時，行政人員也要安排好自己的工作，所以的工作時間不要全部安排滿，只需要安排工作時間的60%即可，其它的時間來應對各種突發的情況，工作一定要有時間計劃表，沒有時間計劃的工作容易走形式。

    簡單的說，行政人員要會打時間管理的十八羅漢拳：

                一拳：時間計劃表

                二拳：管理好上司的時間

                三拳：區分你可掌控的時間

                四拳：每日工作效率單

                五拳：互不打擾原則

                六拳：日事日畢

                七拳：上級的最佳時間

                八拳：良好的工作習慣

                九拳：多頭并舉

                十拳：決不盡到

                十一拳：設定期限

                十二拳：整理整頓

                十三拳：有舍才有得

                十四拳：善借外力

                十五拳：一步到位

                十六拳：聚少成多

                十七拳：敢于說“不”

                十八拳：勞逸結合

文章來源于：https://www.zhiyehuapeixun.com/184266.htm

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