主管的６個做 & 不做

「身為主管，你是不是永遠有做不完的「待辦」事項？是不是經常為了一堆「只有你能做」的工作，不斷加班？如果兩者的回答皆為是，那么，你可能犯了「授權」不足的毛病。

所謂授權（delegate），并不是單純的任務指派，而是指主管將原本屬于自己職掌范圍的責任和權力，賦予他人來執行，并將一定程度的決策權下放，允許部屬自行做出決策。

授權是成功經理人最重要的能力之一，但這種能力卻常被忙碌的經理人所忽略或低估。很多主管一想到要對屬下授權，就很不放心：

「這件事我來做，會比我的屬下做得更好、更快、更省事?！?/span>

「我對屬下的能力和經驗沒有信心?！?/span>

「他們自己的事情都做不完了，不會想再扛更多的工作?！?/span>

「他們都希望由我來做決定。」

不只這樣，主管們還有更深一層的擔心：害怕失去控制權；不愿意釋出自己擅長做、習慣做的工作；萬一屬下搞砸，自己還是得負起責任；一旦別人也能做自己的工作，自己就可能被取代……。

有效授權，讓主管、部屬、組織「三贏」

其實，只要經理人能夠做到有效授權，不但可以消除這些顧慮與擔心，還能為自己、部屬和組織創造三贏：

●對主管來說，授權可以減輕工作量與工作壓力，讓主管得以專心處理更重要的任務，更有助于提高與屬下之間的信賴，并且利用授權來培育、測試屬下的能力。

●對部屬來說，每個上司所授權的任務都是學習承擔責任、規劃工作、與他人合作的成長機會，可以從中獲得管理與決策的寶貴經驗。

●而對公司來說，經理人善用組織資源，有效授權，可以節省經費、增進專業與團隊合作、提高整體的生產力與效率。

想要有效授權，有哪些不可或缺的要領？

1. 決定要授權什么：授權的第一步，是評估你自己的工作量，決定哪些工作應該授權（例行性的工作、有助于增進屬下能力和經驗的任務或專案等），哪些不該授權（部門規劃、績效評估、人事決策、重要客戶談判等）。

事先想好要如何提出這項指派，包括了你的需求、范圍、授權程度、檢核點和期待值等。最好用書面逐一寫下，讓對方有所參考。

2. 選出合適的人選：先問你自己：「我的團隊里，有誰最適合這項工作？」客觀地評估每個成員的特質、能力與經驗，再考慮幾個因素：是否有人主動要求接受挑戰？最合適的成員手上是否已有其他專案？能不能把任務分給兩、三人來做？

主管對每個部屬的能力掌握得愈清楚，就愈容易選出合適人選，例如，找出擅長將抽象概念予以簡化的屬下，來當訓練人員，或者讓具有組織能力的人來管理運行。

3. 清楚而明確的溝通：「有效授權是雙向的討論與了解，」。主管選出了要授權的人選后，必須與對方展開詳細溝通。

●針對指派的任務或專案，做出概要說明，包括任務的目的與重要性，及你選擇他的原因、你所要求的結果。

●明確訂出部屬接下任務后的責任：列出各項相關工作、界定任務的范疇、訂出表現好壞的衡量標準。

●務必讓部屬了解他的權限（授權程度），告訴對方，他可以獨立做出哪些決定，而哪些決定必須事先獲得你的許可。并讓他知道，必要時可以向哪些人尋求支持。

●徵詢對方的問題、反應與建議，也可以詢問他，準備用什么方式來進行任務。多傾聽他的看法，并詳細反應，有助于獲得對方的buy-in，也會讓你確定，他是否真的了解你的期望。

4. 提供必要的協助：除了提供完成任務所需的硬件資源、相關資料，還可考慮提供額外人手。

此外，你的部屬仍有原來的工作要完成，新任務可能會讓他擔心事情太多做不完，因此，你應該協助他建立工作上的優先順序。而在這段期間，他原來的固定工作，也許可找其他人來分攤一部份，減輕他的后顧之憂。

5. 訂下期限、檢核點，及監督進度的方式：主管應該安排定期的后續會議，一來追蹤進度，避免太晚才發現進度嚴重落后；二來，決定是否需要協助。

有些屬下不敢問太多問題，深怕被主管看成怯懦或能力不足。定期的后續會議，為他們提供了針對這項任務發問的機會。后續會議的頻率，則因任務的型態、部屬的條件而異。例如，你可以針對較資淺員工，舉行比較多次的后續會議。

6. 避免「逆授權」：有些部屬遇到不順利，可能會想把被授權的任務或專案「丟」還給你，你看到他為了任務辛苦掙扎，也可能忍不住想要把任務「拿回來」，這就會變成「逆授權」（reverse delegation）。

在極端情況下，主管為了避免影響自己和部門的績效，可能別無選擇，只好把任務收回。但要是你這么做，你的屬下就失去了學習的機會，所以，你必須抗拒想要插手、幫屬下解決問題的沖動，堅持你的授權決定，讓屬下自己思考、自行解決問題。

其實，這也是讓你引導屬下成長的好機會：不妨先用一些開放式問題，詢問屬下，目前的進度做到了那里、他認為接下來應該再做些什么；幫助他評估形勢，鼓勵他找出解決辦法，走出瓶頸。

總之，一旦你發現自己愈來愈少花時間在「做」工作上面，反而愈來愈常把時間花在規劃、組織、指導時，就表示你確實做到了有效授權。