三步驟效率工作

「半途而廢的學習是浪費時間之大敵」，這句話是很好的箴言。

目前為止，我們已根據學習主題之三個標準「價值觀」、「優勢」、「機會」制定了學習主題，并具體定出完成期限與預期目標。這些可以說是為了不浪費接下來的學習時間所做的整地作業。

但這個整地作業僅做到一半，除了明確制定學習主題與目標外，還有需顧慮的事。

其中之一就是確保學習的時間。為確保學習的時間，必須擬定具體的工作計劃。本章的要點即是該如何確保時間。

對組織的任何成果負有責任的人， 都是決策者（executive）。

換言之，決策者必須對成果負責，也就是「負責人」。

即使是一般員工，對公司的業務也負有責任。

因此只要對成果負有責任，每個人都是很了不起的負責人，即使各位不是總經理或管理干部。

一開始即是強調要「重視時間」的章節。

無須特別強調，時間對每個人來說都是平等的。

現在雖議論紛紛Ｍ型社會什么的，但社會的差異再大，仍沒有人一天的時間能超過二十四小時，且生命無常，人不知何時會死，這對所有人而言也是真實的。不僅一天二十四小時人人平等，時間無法保存或轉移給他人這點也是無法改變的。

時間有限且無法改變，是人人皆平等的資源。

因此，該如何有效地管理并活用，是每個人的最大課題。能順利掌握此問題的人，相信更能享受人生，反之亦然。

「與時間的資源相比，一般被認為重要的其他資源，例如資金，在現實中是較豐富的。」的確如此。不是「時間就是金錢」，應該是「時間超越金錢」才對。

整理成簡明的三個步驟：

◎記錄并分析時間

◎管理時間

◎整合時間

時間管理的第一步是記錄并分析自己使用時間的方法。其次是將自己的活動分類，分清必要與非必要的活動。最后再將能自由使用的時間整合成較大的時間單位。

「記錄· 分析→管理→整合」三步驟，是時間管理的基本。

要特別注意的是，這種時間管理的手法，不僅以管理學習時間為前提，還包括工作等自己擁有的所有時間。

確保學習時間的動機，源自一般工薪階層想利用工作以外多出的時間。為此，正規的工作須有效率地進行。「記錄· 分析→管理→整合」三步驟須置于一般的工作中予以檢證，從中抽取的時間即可作為學習之用。

記錄時間的成效

「透明化」此語匯前已提及。這是豐田汽車想出來的生產管理手法之一，能一眼看出制造工程與進度之異常或正常與否。

眾所周知豐田生產系統──即時生產相當著名。

即時生產系統意指，后段作業向前段作業提出索取必要零件的「申請書」，前段作業僅生產受委托制造的必要零件，如此一來可壓縮庫存與半成品。此處所指的即時生產，即是讓后段作業看得見所需之物的方法。

這種透明化的手法現在不僅用于生產現場，也適用于辦公室內及一般業務。記錄不知用到那里的時間，就是讓自己使用時間的方法透明化的手段。

記錄時間有許多好處。首先，當意識到要記錄自己運用時間的方法后，想盡量有效地活用時間的心情也會隨之變強。這雖違背記錄平常運用時間方法之宗旨，但只要結果是有效率地運用時間即可。

其次，當運用的時間透明化后，即能凸顯原先的錯誤。

對于自己如何運用時間，每人都有其前提與假設。

例如「我在中午以前就是提不起勁」、「我是夜貓子」、「我到了禮拜三就沒力了，看我今天就這副德性」。但是，將運用的時間透明化以后，即知這種前提與假設其實是錯的。

例如以為自己中午前沒勁的人，其實午后的成果也不好；或者別說周三了，整個禮拜都沒勁！自以為是的胡思亂想，其實都錯了。明確地知道錯誤是因為時間的運用方法透明化了。

將自己運用時間的方法透明化，亦可知道自己獨特的習慣。習慣有好有壞，好習慣當然要維持、壞習慣就得改善。換言之，能理解什么是該強化的重點或改善的重點。

再來，與過去的記錄作比較后，更能把握住時間使用方法的變化。當覺得自己「最近成效不顯揚」時，正是實踐記錄時間的好機會。實際上，當你試著實行之后，會發現許多樂趣。

例如，之后會提及的、在關鍵時刻正好有雜務插入，或下午三點半以后的績效確實不佳，或一次做很多件事情等，都是需要改善的重點。

把握黃金時刻與劣勢時刻

記錄時間作了一段期間后，其次是檢討使用時間的習慣，亦即分析時間。

習慣有好有壞。

好習慣意指讓工作有效率進行之主要因素，將記錄時間后獲得良好成效的行動，加以思考要因后再予以歸納。歸納即自列舉的幾項事情中，推測其共通的要因。同樣地，針對壞習慣，也要歸納其共通的要因。

我曾在檢討這種習慣時，因發現自己中午以前較具生產力而吃了一驚。

和許多人一樣，我也是早上起不來那一型。在公司任職時，因時間能自由運用，赴辦公室大約都十點左右。換言之，我給自己作了「早上較無生產力，工作沒進度」的假設。

因對工作績效不滿意，我試著開始記錄時間。

結果發現自己晚上工作得再晚也未必有成效，相反地，午飯（當時是兩點左右）前工作的效率很高。

后來我就盡量把工作排在中午以前，但必須起早。

現在的作息如下：夏天清晨六點起床，七點一過即開始工作；冬天則六點半起床、七點半開始工作，大約晚上七點至八點結束工作。現在清晨起床還是很困，但一想不可浪費這段高生產力的寶貴時間，眼睛自然就睜開了。

工作的時間改變后，我繼續作了數次時間的記錄，發現了一些事情。

開始工作到吃中飯（約一點鐘）前工作效率較高這點，與之前并無二致。中飯后到三點半前后，活動力下降、精神較散漫；過了這段時間后，直到回家以前，會再度集中精神繼續工作。

這是我使用時間的習慣。在中飯前與晚飯前，工作效率之所以提高，用餐可能是一種誘因吧。如果這個猜測是對的，那就是無條件的反射動作了。

總之，我從自己使用時間的習慣獲悉，午餐前是我的高效率工作時段，即關鍵時刻或黃金時刻。在此時間帶絕不安排雜務，專心地寫稿。

雜務及與人會面就安排在三點半前后（ 即劣勢時刻），傍晚（即準關鍵時刻或準黃金時刻）則再度努力向前邁進。

藉由時間用法的透明化，將自己的黃金時刻與劣勢時刻整理出來后，再擬定與之配合的工作進度表。在黃金時段排進重要工作，斷絕雜務，僅執行這一點，工作效率將大為不同。