不差錢

在一個大型國有企業的一次例行國資委上級審核中，發現了一筆付款沒有找到對應的物料收貨記錄。審核組順藤摸瓜，發現這樣的付款每一個月都有，固定的一個款項，但沒有收貨。經過仔細調查才發現，三年來，這個供應商一直提供一個車型的工件機加工，每個月的量是固定的，把工件送到供應商那里，精磨加工后在運回倉庫。由于沒有在公司自己的生產線上有加工過程，在物料號管理上，物料部門并沒有區分，所以供應商加工前后物料號用的是一個號，出庫入庫也比較方便，不用來料收貨單了。只有前一個粗加工供應商的物料號，BOM表，及供應商資料。但半年前這種車型停產，通過這些文件將相應的BOM表和材料都做了結束處理。也通知前后兩個粗、精加工供應商。物料號也從BOM表上刪除了。但由于這項付款沒有物料號，無法與BOM連在一起，是手工加進去的。BOM表上的付款項都刪除了，但這個付款就一直延續下來，半年多，誰也沒有注意，誰也沒有發現。直到審計發現票帳不符，才發現這個問題。公司為此多付了九百多萬人民幣。開始，審計的第一反應是，公司內部有人把錢付給供應商，然后進行分贓，把這個做為一個大案子來追查。當事的一名公司負責人及采購經理都被“限制活動”了。進一步的調查才發現是工作中的疏忽造成的。當然這兩種問題性質是截然不同的。公司上下，各級領導，從總經理到采購主管，到采購員，至會計，都是一身冷汗，多少天來惶惶不可終日。看到結果，審計小組只有苦笑一番：太不把國家的錢當回事了。

類似的事情還有，采購為同一個項目重復支付了兩筆款，供應商來電提醒，財務回答說：“我們是系統支付，絕對不會出錯”。

其實，不僅僅采購會犯這類錯誤。有個供應商一直在給客戶發貨，就是從來沒有發票過來，也沒有催款通知。大家也沒有在意。后來會計在盤庫存時，貨和帳對不上。沒有辦法平賬，才找出問題，告訴客戶的銷售人員，他還非常吃驚，號稱絕對不會發生這種沒頭沒腦的事。

由于原材料上漲，供應商提價是常有的事情。銷售要求漲價55%，采購聲稱，不但不能漲，還要逐年下降。談判和拉鋸戰不可避免。談判非常艱苦，最終價格上升了34%，當時為了最后的33到35，還拉鋸式的討價還價了2天，談完了，簽下合同，可執行合同時，發貨時帶來的發票的價格還是原來的價錢。

以上在組織中發生的類似問題，不屬于合同的欺詐風險，而應該歸類于工作疏忽所造成的風險。東方航空公司曾經把頭等艙的票價標為30元人民幣，在網上促銷。卓越，當當，淘寶網都干過烏龍價格。引起爆搶。

討論：

1.        在企業中如何防止以上的錯誤發生。列出具體可行的手段和方法

2.        這種錯誤，是否可以事后糾正，并向供應商追究法律責任？

3.        買賣雙方發現對方錯誤后，是否應該通對方，還是悄悄的便宜占了，不告訴對方？有什么問題嗎？是法律上的麻煩？還是道德問題？

 

點評

現代的采購活動越快越離不開系統了，材料清單輸入到系統，價格也輸入到系統，訂單也由系統發出，收貨通過系統，付款也通過系統，在任何一個環節的輸入錯誤，都可能產生案例中的后果，從而給企業帶來巨大的經濟損失。

在這個流程中第一個環節是物料編碼，保證一物一碼，不重編、不漏編，不僅入庫物料和成品要做到，對于中間加工產品也要編碼，在實際操作中，中間加工產品漏編的情況時有發生，原因是中間產品不需要完整的設計流程，從而遺漏了編碼申請環節，或者操作者圖省事不去申請。還有一個情況，操作者根本不知道中間產品也需要申請編碼或干脆不知道有編碼的概念。

企業的標準化工作和標準管理不僅僅是標準化專門部門的職責，而是全企業每個人都有相應的責任，特別是采購部門的標準化工作，編碼系統是一個基礎建設項目。應對采購人員做好培訓、教育和加強管理，在許多企業，采購部還配備了相應的崗位。

買賣雙方發現對方錯誤后，不應該悄悄的便宜占了而不告訴對方。在合同有效期限內，若進行追討這筆款一定要償還的，所以一般大公司在年底發現還有一些供應商的款項沒有支付，會要求采購人員催促供應商開發票。商業誠信是一個原因，另一個原因是財務是以年度結算，如果此時財務將這筆款作為壞賬處理掉，那么未來供應商追要貸款，就會沖抵成本，而使未來的利潤下降，造成企業運營的風險。有些企業會向供應商發函，要求供應商限時將發票送（寄）來，使得公司及時付款，過時將不負責任。這種商函只是催促作用而已，因為一般沒有辦法證明對方已經收到通知。所以未來供應商向公司追回款項的權利還是存在的。無論合同的有效期如何約定，如果超過了有效期，供應商還是可以向客戶主張沒有收回來的貨款。合同法有個原則叫全面履行原則，合同過了有效期，是指合同雙方不再依據合同產生新的權利義務關系，但是合同有效期間產生的義務必須履行完畢。

在這個案例中，最常發生的錯誤情況顯然是編碼問題，價格錯誤可能是人為的輸入錯誤，但有時候出現這種重復付款，及只發貨不收款的差錯，可能是ERP或類似管理軟件的漏洞。采購人員在工作中，應加強檢查，發出的訂單過目審核一遍，以免出現一些無厘頭的錯誤，金無足赤人無完人，系統也不是永遠不犯錯。培養采購人員的責任心是解決問題的重要一個環節。

這種錯誤，事后糾正的可能性要看證據和對方的實施情況，最為供應商，它可以認為是客戶付了定金，客戶超過了合同約定的期限不來提貨，供貨方可以解除合同，已經收取的定金不予退還，如果造成供貨方損失的，還應當賠償損失。合同過了有效期就是你不再按照合同的約定繼續供貨，但是合同有效期約定的客戶提貨義務應當履行，如果沒有履行，客戶應當承擔責任。但供應商若要使上面的條件成立，也要拿出相應的證據，所以總體來說以協商解決為第一選擇，供應商追究法律責任是在協商失敗的情況之后的下下策。當然，我們也要調查清楚，是供應商的疏忽收款，還是知情不報，這對于今后與之是否與之還進行生意往來，是至關重要的。“不同不講道德的企業和個人做生意”是許多企業和組織的商業底線。