會議種類很多，有晨會、例會、啟動會、報告會、討論會、研討會、開標大會、簽約大會、竣工大會、年會、聯(lián)歡會等。我把會議單列出來，就是因為在溝通中，經(jīng)常會以會議的形式進行。會議組織的情況，直接關系到溝通的滿意度。要把會議組織好，應該把握四步：①會前準備；②開會通知；③會議紀要；④會后報告。
1、會前準備
首先，應該確立會議的主題目的，即“開會要干什么？”、“解決什么問題？”、“取得什么結果？”等。其次，要確定參會的人員，包括：會議主辦方、承辦方、贊助商、新聞媒體、參會人員等。然后，要落實會議的其他要素，包括形式、時間、場地、流程、程序、配套設施、經(jīng)費等。最后，形成詳細的會議計劃。會前準備工作，因會議規(guī)模、重要程度、緊急情況等不同，準備工作也也可繁簡，工作量也會有所不同。
2、開會通知
會前準備工作做得再到位，如果通知力度不夠，渲染效果不好，會議就會像埋在地下的金子。通知要確認做到：①所有與會人員都收到《會議通知》；②所有與會人員都能意識到會議的重要性，積極參加會議；③不能參會的人員，收集他們對會議的建議、意見、希望等信息；④其他與會議有關的事項。根據(jù)會議的情況，通知可以通過電話、郵件、傳真、口頭、短信、微信等多種形式落實。
3、會議紀要
會議進展以后，會議紀要就是本次會議的成果，它詳細記錄本次會議召開的情況。包括人員的出席情況、會議流程進展情況、會上獲取的信息等，它是擬定會議報告的依據(jù)?，F(xiàn)在流行的會議形式有：現(xiàn)場直播、視頻會議、電話會議、多功能會議等，這些形式能及時、準確記錄和傳播會議情況。
4、會后報告
會議結束后，要及時總結會議情況，分析會議得失，向參會人員反饋情況，形成公司過程資產(chǎn)（參考資料、備忘錄）。
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