企業管理中的工作流程是企業組織內部及企業不同組織之間的工作程序,按不同工作涉及的范圍不同,可以分為不同的層面。最基本層面的工作流程是一個崗位執行其職責的操作程序,如客戶檔案管理員應完成從銷售部門獲得客戶的名單及基本信息、采集客戶其他信用信息和資料、進行基本信息的整理和錄入等操作。其次是同一個部門不同崗位的工作程序,如客戶檔案管理員和信用分析員、外勤聯絡員在信用信息交接上的工作程序。部門之間的業務流程是不同部門協作工作中的操作程序,如信用管理部門和銷售部門在客戶信息收集中的配合關系。將企業的信用管理目標、職能制度化,制度化的信用管理工作就形成了信用管理工作流程。
企業信用管理是一個動態的過程,具備明確的流程目標、完善的規章制度和相應的組織機構。工作的起點是企業和客戶的接觸,終點是貨款收回,以及后期客戶信用額度的調整和客戶關系的維持。企業信用管理過程分為事前、事中和事后三個階段。事前管理是指授信階段以前的工作,主要是篩選合格的信用交易對象,進行資信調查、資信評價,確定信用管理政策等;事中管理是從簽訂賒銷合同、完成生產、備貨到按約交貨形成收入過程的管理,主要在于賒銷合同管理、按約交貨、確認債權;事后管理是指交貨實現收入并形成應收賬款后的管理,主要是應收賬款管理、催收和追帳。
信用管理的工作流程由各個階段的一系列工作及任務組成,體現了對信用銷售業務流程全過程的信用風險控制和轉移。其工作流程主要包括以下環節:
1.業務部門開始接觸客戶時,應通知信用管理部門進行前期調查。尤其是存在明確機會成本和交往成本的客戶,必須及時通報信用管理部門。
2.信用管理部門將收集到的信用信息反饋給業務部門,以確認是否和業務部門掌握的客戶信息一致。
3.當業務部門與客戶達成銷售意向后,以賒銷方式交易的業務應轉移到信用管理部門處理。
4.信用管理部門負責對客戶進行資信調查。
5.信用管理部門利用掌握的信用信息對客戶信用進行分析,以確定是否對客戶進行授信及信用額度、信用期限等信用條件。
6.當信用管理部門核準某客戶的授信,并確定客戶的信用條件建議后,業務部門簽訂賒銷合同。
7.貨物發出后,信用管理部門要確認發貨單,發票等憑據,對單據寄出和送達客戶的時間做詳細的登記和跟蹤。貨到后,要求客戶出具書面的確認文件,證明貨物已送達,并且符合要求,以保證客戶不會因為單據問題或貨物的質量問題而拖延付款或拒付貨款。
8.在信用期限內,信用管理部門要在適當的時候與客戶進行聯系,一方面提醒客戶安排資金計劃準備按時付款,另一方面及時了解客戶的經營現狀,并進行定期的信息記錄。
9.信用期限過后,如果客戶沒有按時足額付款,信用管理部門首先應該進行分析,然后將客戶和業務置于收賬流程之中進行催收,病案信用管理制度的要求及時上報 。
10.催討無效后,信用管理部門必須及時委托外部迫賬機構或利用法律手段進行追賬,以保證時效 。
11.收到貨款之后,作為一項銷售業務已經結束了,但是,信用管理部門的工作并沒有結束,信用管理部門應對整個業務過程中取得的有關客戶的信用信息資料進行歸檔整理,同時記錄客戶的特點或有關的失信行為,幾十更新客戶的信用信息資料,一方面可以對現有客戶進行信用評價,另一方面可以在現有客戶的基礎上找到良好客戶的特征,為今后的業務拓展提供有效的依據。
其中,1—5項為事前管理,6、7為事中管理,8—11為事后管理
湖南克瑞迪信用管理職業培訓中心 石清光分享