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郭致星:郭致星-高效項目進度控制實踐與MS Project應用
2016-01-20 29353

高效項目進度控制實踐與MS Project應用

1.課程背景

在項目工作中,你是否曾經遇到過類似的項目難題:

工作安排多長時間,就用多長時間完成,總是拖到最后……

一個人認為自己5天之內可以做完一件事情,所以在離期限還有15天的時候一點不著急,直到最后只剩5天了才開始……

團隊成員同時接到了兩個不同領導的不同指令,而這兩個不同的指令卻讓人無所適從……

項目已經進行到關鍵時期,更甚者已到后期,變更姍姍來遲……

涉及跨部門的項目合作,團隊成員的工作總是很難推動……

……

作為項目成員的你,在遇到上述類似問題時,該如何處理呢?你會采取什么樣的策略呢?

是垂頭喪氣,還是提升管理?

是委婉勸說,還是直接攤牌?

是正面交鋒,還是側面迂回?

是斷然拒絕,還是被動接受?

……

作為全新的項目管理培訓體系課程中整體解決方案的重點組成部分,本課程將通過案例分析、角色扮演。以案例、實戰演練為主導,本著授之以魚不如授之以漁的目標,以嶄新的視角、方法與思路解決工作中所存在的問題。

2.課程特點

授課形式:實戰演練+理論探討+互動討論

突出“實戰”特點,注重實戰推演、理論分析與互動討論,其中實戰演練40%,理論探討40%,互動討論20%。

角色演練,深度參與

學員以實際中的工作情景為背景進行演練,需要學員深入參與其中,整個培訓過程中,學員都是高度投入,高度參與。

研討互動,生動熱烈

人人動腦動口、積極討論工作中現實問題的解決方案、經驗、技巧,總結并提供優秀做法的范例和建議,氣氛生動熱烈。

3.課程目標

◆ 改變思維定式,將項目時間管理作為一系列工作理念,一種獨特的管理哲學;

◆ 現場解決一直困擾工作中的難點、熱點問題,實踐回歸理論、理論指導實踐,找到最佳解決方案;

◆ 觸類旁通、舉一反三,學到的不僅是知識,而是解決問題的能力;

◆ 提升進度管理與控制能力、協調能力與解決問題的實戰能力;營造氛圍,提升士氣,激勵成員,化解沖突

◆ 使用項目管理軟件Microsoft Office Project進行項目的進度管理與控制。

4.課程模式

1.     中文教學、面授

2.     分組演練

3.     理論分析、互動答疑

5.受眾對象

- 需要提升項目時間管理能力的人士;

- 組織中需要進度控制與協調的人員    ;

- 通過理論梳理和案例重溫沉淀的職稱人士;

- 希望提升自身職業能力的人員。

6.時間安排

系統學習3天

7.課程過程中的實戰推演

1      案例實戰:需要多長時間完成

2      案例實戰:漫漫項目路——艱難的項目

3      案例實戰:好消息?換消息?

4      案例實戰:解決進度不準的德爾菲與PERT

5      案例實戰:向左走?向右走?

6      案例實戰:關鍵路徑與關鍵工作

7      案例實戰:誰動了我們的效率——失落的目標

8      案例實戰:漫漫黃沙 項目掘金

9      案例實戰:匯報什么???

8.課程大綱

高效項目進度控制實踐與MS Project應用

第一單元 項目管理與項目時間管理基礎

1.     項目管理——組織成功與執行力的催化劑;  

2.     項目管理者的素養決定項目的未來走多遠!

3.     項目及項目的屬性

u 項目及其屬性

u 組織的兩類工作:運營和項目

4.     案例:可交付成果

5.     案例:干系人

6.     項目管理的價值

u 美國的項目管理現狀

u 中國的項目管理現狀

7.    案例實戰:需要多長時間完成?——丟不掉的猴子

第二單元 項目的生命周期與有效的項目組織管理

1.     夫霸王之所始也,以人為本。本理則國固,本亂則國危。

2.     項目的兩類過程

u 項目管理過程

u 產品導向過程

3.     項目生命周期

u 項目生命周期特征

u 項目投入與項目的生命周期

u 干系人影響與項目的生命周期

u 項目的生命周期中的項目風險

u 項目管理與項目生命周期

u 預測型生命周期

u 迭代與增量型生命周期

u 敏捷開發

u 研發項目生命期管理最佳實踐

4.     項目管理知識領域與過程組

u 項目管理知識領域

u 項目管理知識領域與過程組的映射

第三單元 項目進度計劃制定與分析

1.     兵貴速,不貴久

2.     案例:圣迭戈建筑比賽

3.    案例研討:

小明會在什么時候開始撰寫策劃方案呢?

帕金森定律

u 計劃不如變化快~!

u 關于項目管理計劃

u 工具VS思想

4.     時間管理——不快不慢

5.     規劃進度管理

6.     定義活動與項目的里程碑

u 山田本一:靠的是智慧

u 確定項目里程碑需考慮的因素

u 項目里程碑劃分技巧

u 制定項目里程碑的步驟

u 謹防里程碑管理的陷阱

7.     排列活動順序

u 邏輯關系

u 依賴關系

u 緊前關系繪圖法PDM

u AON

8.     估算活動資源

9.     估算活動持續時間

u 一個“精確”的項目時間!!

u 學習曲線

u 工作量估算方法與技巧

u 三點估算

u 隨機序列與正態分布

u 三點估算與德爾菲的結合

10.  制定進度計劃

u 關鍵路徑法

u 關鍵路徑、時差

u 關鍵路徑法的作用

u 關鍵鏈法

u 項目進度的三種計劃

u 項目計劃有效性的標志

第四單元 項目進度計劃的分析與調整

1.     必得之事,不足賴也;必諾之言,不足信也

2.     狂熱項目

u 六拍

u 四沒

u 狂熱啟動 失敗告終

3.     進度壓縮

u 趕工

u 快速跟進

4.     資源優化

u 資源平衡

u 資源平滑

u 給關鍵資源調整的時間

5.     建模技術

u 假設情景分析

u 蒙特卡洛技術

6.    案例研討:

向左走?向右走?

Segal's law——同時受兩個人領導下的困惑

u 手表定律

u 不稱職的項目經理是項目的殺手,而且是職業殺手。

u 項目經理的責任

第五單元 進度變更管理與控制

1.     凡將舉事,令必先出。曰事將為,其賞罰之數,必先明之。

2.     控制進度

u 執行與監控項目

u 變更的管理與監控

3.     案例:監控項目進度最佳實踐

跟蹤項目進度最佳實踐之Stand-up Meeting

跟蹤項目進度最佳實踐之任務墻

u 控制項目工期時切記的兩點提示!!

u PDCA循環

7.    案例研討:

微軟的項目經理

好消息?壞消息?

u 項目中問題處理的九步法

第六單元 需求—進度管理的真正難點

1.     天下難事必作于易,天下大事必作于細

2.     范圍管理——不多不少

u 產品范圍

u 項目范圍

u 操蛋的客戶需求

3.     案例:需求不應是被“滿足” 的,需求應該是被“管理” 的!!!

怎么辦?—當干系人來敲門

艱難的拆遷

客戶不懂???

4.     需求收集與定義

u 需求收集技術

u 需求文件

u 需求跟蹤矩陣

u SMART法則

u 范圍說明書

u 事業環境因素

5.     WBS及其詞典是組織的無形資產。

u 分解?系統?

u 系統工程—一個理想的導彈

u 分解和WBS

u WBS的類型

u WBS的格式

u WBS詞典模板及其實例

u 需求問題是項目失敗的重要原因

u 漸進明細與范圍蔓延

第七單元 認清項目的成功標準

1.     與不可,強不能,告不知,謂之勞而無功。

2.     認清項目的成功標準

u 賺錢?!?!

u 項目的成功標準

u 從三重約束到多重約束的轉變

3.     干系人識別的困難性

u 組織的利益相關方

u 項目的利益相關方

u 簽字 VS 蓋章

u 干系人識別的困難性、干系人管理的重要性

u 誰是客戶?

u 叫好不叫座的垃圾運載車

u 項目利益相關方識別的三維模型

u 項目中的角色

4.     技術出身的項目管理者

u 技術出身的項目管理者的有優勢劣勢

u 一個共識

u 技術出身的項目管理者常見問題

第八單元 項目進度的高效溝通與協調

1.     言必中務,不茍為辯;行必思善,不茍為難

2.     項目溝通的重要性

u 巴別塔的失敗

u 每個人心中的世界都不一樣

u 中美人口普查項目

u 秋千的誕生

u 怎么會這樣???

3.     你知道這些數據嗎?

u 溝通的表現形式

u 雙50%定律

u 接收信息

u 保存信息

u 半衰法則

u 通過聽記住的信息

u 空間位置對溝通的影響

4.     溝通方式

5.     約哈里窗口

6.     匯報什么???

7.    案例研討:

匯報什么???

四“求”

一“績”

三“包”

3×9矩陣

第九單元 知行合一,成為項目管理推進者

1.     夫霸王之所始也,以人為本。本理則國固,本亂則國危

2.     卓有成效的項目經理

u 項目經理的能力

u 項目經理的角色

u 項目經理的知識構成

u 提升項目經理的專業水平

3.     從技術專家到優秀項目管理者的留個轉變

u 由專注技術轉向關注擁有技術的人

u 由理性轉向感性和理性相結合

u 由追求完美轉向追求滿意

u 由做自己感興趣的事轉向做自己該做的事

u 由著眼于項目工作轉向著眼于項目的商業價值

u 由技術權威轉向管理能手

4.     兩個警惕

u 警惕項目中技術人員的逆授權

u 避免扮演“客戶老師”角色

5.     項目經理扮演的四種團隊角色

u 談判者

u 資源分配者

u 混亂處理者

u 評估者

6.     中國特色的項目經理——項目經理的十個一工程

7.     提升項目管理者的影響力

u 決定項目經理有效性的因素

u 不同類型的經理人對時間的分配方式

u 項目經理的影響力七來源和使用

8.     中國特色的項目管理

u 四不——從理論上講是這樣,實際上行不通

u 項目經理的十個一工程

u 高層管理者亟待重視理論

u 國內需要遵守制度的人

第十單元 Project軟件操作與項目管理實踐

一、制訂項目計劃
1.進度計劃

WBS:在工作分解結構中通過WBS編碼來識別任務的層次級別,利用VISIO生成任務樹狀結構圖。

歷時估算:利用PERT分析工具計算任務的準確工期計劃值。

日程限制:受其它制約因素影響為任務設置日程限制。

2.可交付結果管理

定義工作包上的可交付結果,并通過可交付結果實現跨項目的鏈接。

3.成本計劃

利用新增加的“成本”為每項任務分配多項專用成本。

預算跟蹤功能面向企業提供分配預算的方法

4.問題管理

集中管理和跟蹤項目相關問題,為項目問題提交解決方案

5.項目優化(含比較基準)

設置項目比較基準,對項目工期和項目成本進行優化。

通過壓縮關鍵路徑實現優化項目工期。

查找時差以提高資源使用率;管理項目中的時間儲備。

6.發布項目計劃
將項目計劃發布至項目中心,并將具體工作安排通知到資源。

7.時間表管理
確認項目組人員工作時間和非工作時間,對資源工作績效進行管理。

二、項目跟蹤與控制

1.更新任務、更新項目

跟蹤每一項任務進度。

資源提交任務進度,項目經理對任務進度進行審批,并在項目中心反應項目最新狀態;

將更新的項目進度在項目計劃中與比較基準進行比對,從而對進度落后、超預算的任務進行有效的控制。

2.查看進度(進度線)進度控制

八、項目分析

1.動態報表

2.可視化報表

課程總結

1.     項目過程是一個系統性的過程——多快好省 不可偏廢

2.     一座金字塔

3.     七個關鍵詞

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