高效項目進度控制實踐與MS Project應用

1.課程背景

在項目工作中，你是否曾經遇到過類似的項目難題：

工作安排多長時間，就用多長時間完成，總是拖到最后……

一個人認為自己5天之內可以做完一件事情，所以在離期限還有15天的時候一點不著急，直到最后只剩5天了才開始……

團隊成員同時接到了兩個不同領導的不同指令，而這兩個不同的指令卻讓人無所適從……

項目已經進行到關鍵時期，更甚者已到后期，變更姍姍來遲……

涉及跨部門的項目合作，團隊成員的工作總是很難推動……

……

作為項目成員的你，在遇到上述類似問題時，該如何處理呢？你會采取什么樣的策略呢？

是垂頭喪氣，還是提升管理？

是委婉勸說，還是直接攤牌？

是正面交鋒，還是側面迂回？

是斷然拒絕，還是被動接受？

……

作為全新的項目管理培訓體系課程中整體解決方案的重點組成部分，本課程將通過案例分析、角色扮演。以案例、實戰演練為主導，本著授之以魚不如授之以漁的目標，以嶄新的視角、方法與思路解決工作中所存在的問題。

2.課程特點

授課形式：實戰演練+理論探討+互動討論

突出“實戰”特點，注重實戰推演、理論分析與互動討論，其中實戰演練40%，理論探討40%，互動討論20%。

角色演練，深度參與

學員以實際中的工作情景為背景進行演練，需要學員深入參與其中，整個培訓過程中，學員都是高度投入，高度參與。

研討互動，生動熱烈

人人動腦動口、積極討論工作中現實問題的解決方案、經驗、技巧，總結并提供優秀做法的范例和建議，氣氛生動熱烈。

3.課程目標

◆ 改變思維定式，將項目時間管理作為一系列工作理念，一種獨特的管理哲學；

◆ 現場解決一直困擾工作中的難點、熱點問題，實踐回歸理論、理論指導實踐，找到最佳解決方案；

◆ 觸類旁通、舉一反三，學到的不僅是知識，而是解決問題的能力；

◆ 提升進度管理與控制能力、協調能力與解決問題的實戰能力；營造氛圍，提升士氣，激勵成員，化解沖突

◆ 使用項目管理軟件Microsoft Office Project進行項目的進度管理與控制。

4.課程模式

1.     中文教學、面授

2.     分組演練

3.     理論分析、互動答疑

5.受眾對象

- 需要提升項目時間管理能力的人士；

- 組織中需要進度控制與協調的人員    ；

- 通過理論梳理和案例重溫沉淀的職稱人士；

- 希望提升自身職業能力的人員。

6.時間安排

系統學習3天

7.課程過程中的實戰推演

1      案例實戰：需要多長時間完成

2      案例實戰：漫漫項目路——艱難的項目

3      案例實戰：好消息？換消息？

4      案例實戰：解決進度不準的德爾菲與PERT

5      案例實戰：向左走？向右走？

6      案例實戰：關鍵路徑與關鍵工作

7      案例實戰：誰動了我們的效率——失落的目標

8      案例實戰：漫漫黃沙 項目掘金

9      案例實戰：匯報什么？？？

8.課程大綱

高效項目進度控制實踐與MS Project應用

第一單元 項目管理與項目時間管理基礎

1.     項目管理——組織成功與執行力的催化劑；  

2.     項目管理者的素養決定項目的未來走多遠！

3.     項目及項目的屬性

u 項目及其屬性

u 組織的兩類工作：運營和項目

4.     案例：可交付成果

5.     案例：干系人

6.     項目管理的價值

u 美國的項目管理現狀

u 中國的項目管理現狀

7.    案例實戰：需要多長時間完成？——丟不掉的猴子

第二單元 項目的生命周期與有效的項目組織管理

1.     夫霸王之所始也，以人為本。本理則國固，本亂則國危。

2.     項目的兩類過程

u 項目管理過程

u 產品導向過程

3.     項目生命周期

u 項目生命周期特征

u 項目投入與項目的生命周期

u 干系人影響與項目的生命周期

u 項目的生命周期中的項目風險

u 項目管理與項目生命周期

u 預測型生命周期

u 迭代與增量型生命周期

u 敏捷開發

u 研發項目生命期管理最佳實踐

4.     項目管理知識領域與過程組

u 項目管理知識領域

u 項目管理知識領域與過程組的映射

第三單元 項目進度計劃制定與分析

1.     兵貴速，不貴久

2.     案例：圣迭戈建筑比賽

3.    案例研討：

u 小明會在什么時候開始撰寫策劃方案呢？

u 帕金森定律

u 計劃不如變化快~！

u 關于項目管理計劃

u 工具VS思想

4.     時間管理——不快不慢

5.     規劃進度管理

6.     定義活動與項目的里程碑

u 山田本一：靠的是智慧

u 確定項目里程碑需考慮的因素

u 項目里程碑劃分技巧

u 制定項目里程碑的步驟

u 謹防里程碑管理的陷阱

7.     排列活動順序

u 邏輯關系

u 依賴關系

u 緊前關系繪圖法PDM

u AON

8.     估算活動資源

9.     估算活動持續時間

u 一個“精確”的項目時間??！

u 學習曲線

u 工作量估算方法與技巧

u 三點估算

u 隨機序列與正態分布

u 三點估算與德爾菲的結合

10.  制定進度計劃

u 關鍵路徑法

u 關鍵路徑、時差

u 關鍵路徑法的作用

u 關鍵鏈法

u 項目進度的三種計劃

u 項目計劃有效性的標志

第四單元 項目進度計劃的分析與調整

1.     必得之事，不足賴也；必諾之言，不足信也

2.     狂熱項目

u 六拍

u 四沒

u 狂熱啟動 失敗告終

3.     進度壓縮

u 趕工

u 快速跟進

4.     資源優化

u 資源平衡

u 資源平滑

u 給關鍵資源調整的時間

5.     建模技術

u 假設情景分析

u 蒙特卡洛技術

6.    案例研討：

u 向左走？向右走？

u Segal's law——同時受兩個人領導下的困惑

u 手表定律

u 不稱職的項目經理是項目的殺手，而且是職業殺手。

u 項目經理的責任

第五單元 進度變更管理與控制

1.     凡將舉事，令必先出。曰事將為，其賞罰之數，必先明之。

2.     控制進度

u 執行與監控項目

u 變更的管理與監控

3.     案例：監控項目進度最佳實踐

u 跟蹤項目進度最佳實踐之Stand-up Meeting

u 跟蹤項目進度最佳實踐之任務墻

u 控制項目工期時切記的兩點提示！！

u PDCA循環

7.    案例研討：

u 微軟的項目經理

u 好消息？壞消息？

u 項目中問題處理的九步法

第六單元 需求—進度管理的真正難點

1.     天下難事必作于易，天下大事必作于細

2.     范圍管理——不多不少

u 產品范圍

u 項目范圍

u 操蛋的客戶需求

3.     案例：需求不應是被“滿足” 的，需求應該是被“管理” 的！?。?/span>

u 怎么辦？—當干系人來敲門

u 艱難的拆遷

u 客戶不懂？？？

4.     需求收集與定義

u 需求收集技術

u 需求文件

u 需求跟蹤矩陣

u SMART法則

u 范圍說明書

u 事業環境因素

5.     WBS及其詞典是組織的無形資產。

u 分解？系統？

u 系統工程—一個理想的導彈

u 分解和WBS

u WBS的類型

u WBS的格式

u WBS詞典模板及其實例

u 需求問題是項目失敗的重要原因

u 漸進明細與范圍蔓延

第七單元 認清項目的成功標準

1.     與不可，強不能，告不知，謂之勞而無功。

2.     認清項目的成功標準

u 賺錢？??？！

u 項目的成功標準

u 從三重約束到多重約束的轉變

3.     干系人識別的困難性

u 組織的利益相關方

u 項目的利益相關方

u 簽字 VS 蓋章

u 干系人識別的困難性、干系人管理的重要性

u 誰是客戶？

u 叫好不叫座的垃圾運載車

u 項目利益相關方識別的三維模型

u 項目中的角色

4.     技術出身的項目管理者

u 技術出身的項目管理者的有優勢劣勢

u 一個共識

u 技術出身的項目管理者常見問題

第八單元 項目進度的高效溝通與協調

1.     言必中務，不茍為辯；行必思善，不茍為難

2.     項目溝通的重要性

u 巴別塔的失敗

u 每個人心中的世界都不一樣

u 中美人口普查項目

u 秋千的誕生

u 怎么會這樣？？？

3.     你知道這些數據嗎？

u 溝通的表現形式

u 雙50%定律

u 接收信息

u 保存信息

u 半衰法則

u 通過聽記住的信息

u 空間位置對溝通的影響

4.     溝通方式

5.     約哈里窗口

6.     匯報什么？？？

7.    案例研討：

u 匯報什么？？？

u 四“求”

u 一“績”

u 三“包”

u 3×9矩陣

第九單元 知行合一，成為項目管理推進者

1.     夫霸王之所始也，以人為本。本理則國固，本亂則國危

2.     卓有成效的項目經理

u 項目經理的能力

u 項目經理的角色

u 項目經理的知識構成

u 提升項目經理的專業水平

3.     從技術專家到優秀項目管理者的留個轉變

u 由專注技術轉向關注擁有技術的人

u 由理性轉向感性和理性相結合

u 由追求完美轉向追求滿意

u 由做自己感興趣的事轉向做自己該做的事

u 由著眼于項目工作轉向著眼于項目的商業價值

u 由技術權威轉向管理能手

4.     兩個警惕

u 警惕項目中技術人員的逆授權

u 避免扮演“客戶老師”角色

5.     項目經理扮演的四種團隊角色

u 談判者

u 資源分配者

u 混亂處理者

u 評估者

6.     中國特色的項目經理——項目經理的十個一工程

7.     提升項目管理者的影響力

u 決定項目經理有效性的因素

u 不同類型的經理人對時間的分配方式

u 項目經理的影響力七來源和使用

8.     中國特色的項目管理

u 四不——從理論上講是這樣，實際上行不通

u 項目經理的十個一工程

u 高層管理者亟待重視理論

u 國內需要遵守制度的人

第十單元 Project軟件操作與項目管理實踐

一、制訂項目計劃
1.進度計劃

WBS:在工作分解結構中通過WBS編碼來識別任務的層次級別，利用VISIO生成任務樹狀結構圖。

歷時估算:利用PERT分析工具計算任務的準確工期計劃值。

日程限制:受其它制約因素影響為任務設置日程限制。

2.可交付結果管理

定義工作包上的可交付結果，并通過可交付結果實現跨項目的鏈接。

3.成本計劃

利用新增加的“成本”為每項任務分配多項專用成本。

預算跟蹤功能面向企業提供分配預算的方法

4.問題管理

集中管理和跟蹤項目相關問題，為項目問題提交解決方案

5.項目優化（含比較基準）

設置項目比較基準，對項目工期和項目成本進行優化。

通過壓縮關鍵路徑實現優化項目工期。

查找時差以提高資源使用率；管理項目中的時間儲備。

6.發布項目計劃
將項目計劃發布至項目中心，并將具體工作安排通知到資源。

7.時間表管理
確認項目組人員工作時間和非工作時間，對資源工作績效進行管理。

二、項目跟蹤與控制

1.更新任務、更新項目

跟蹤每一項任務進度。

資源提交任務進度，項目經理對任務進度進行審批，并在項目中心反應項目最新狀態；

將更新的項目進度在項目計劃中與比較基準進行比對，從而對進度落后、超預算的任務進行有效的控制。

2.查看進度（進度線）進度控制

八、項目分析

1.動態報表

2.可視化報表

課程總結

1.     項目過程是一個系統性的過程——多快好省 不可偏廢

2.     一座金字塔

3.     七個關鍵詞